Tudo o que precisa saber sobre ordens de serviço

Tabela de Conteúdos

Para um gerenciamento eficaz de ordens de serviço e processo de rastreamento, siga estas dicas.

Digitalize o seu processo de ordem de serviço

A papelada pode ser perdida facilmente. O uso de ordens de serviço digitais eliminará este problema e você não terá que se preocupar com uma possível má interpretação de uma escrita confusa. Mediante o uso de ordens de serviço digitais, os seus formulários poderão ser integrados automaticamente no sistema da sua empresa, o que facilitará as coisas para todos os membros da sua equipe. Além disso, é mais fácil enviar e receber ordens de serviços quando são digitais.

Identifique e descreva o problema

Trata de descrever em palavras simples o que ocasionou o mau funcionamento. Se a causa não está clara, os técnicos podem perder tempo tratando de encontrar o problema.

Utilize uma ordem de serviço para cada problema

Algumas tarefas menores podem parecer irrelevantes para rastrear, mas somam horas à carga de trabalho semanal da sua equipe. A criação de ordens de serviço para tarefas menores pode ajudar a sua empresa a economizar tempo e solucionar problemas de uma maneira mais rápida no futuro. Ao ter um sistema de registro, você pode verificar o histórico das ordens de serviço ativas e ver quais peças foram substituídas recentemente.

Priorize as suas ordens de serviço

Algumas solicitações devem ser tratadas com alta prioridade, especialmente se envolvem a segurança do lugar ou dos trabalhadores. É possível que não seja necessário abordar outras solicitações de manutenção de rotina como primeira prioridade, mas o fato de ter um procedimento de priorização de ordens de serviço de manutenção implementado na empresa vai evitar que os solicitantes marquem cada ordem de serviço como de alta prioridade.

Acompanhamento do estoque

Uma ordem de serviço pode te ajudar a realizar um acompanhamento do tempo e dos custos. Também pode te ajudar a rastrear peças, materiais, ordens de compras e recibos. É por isso que muitas soluções CMMS vêm com software de gestão de estoque. Inclusive, você pode ajustar a sua configuração para receber notificações quando o estoque estiver baixo.

Como criar a ordem de serviço perfeita

A melhor maneira de identificar e resolver as inquietudes da ordem de serviço é compreender a sua jornada. Ainda que cada uma seja diferente, a maioria começa quando um cliente interno ou externo faz a sua solicitação. Completar uma ordem de serviço pode levar minutos, horas, dias ou mais, dependendo da complexidade do trabalho. Cada ordem de serviço tem três fases principais: criação, finalização e registro. Estas fases podem ser divididas em diferentes passos, como:

Identifique la tarea

Ao trabalhar com manutenção planejada e realizar inspeções de rotina, você poderá prever imprevistos e agir antes de futuros problemas.

Crie uma solicitação de manutenção

Os detalhes do trabalho devem ser reunidos e enviados para a equipe de manutenção para que as medidas necessárias sejam tomadas. Por exemplo, quando uma máquina quebra, um operador criar uma solicitação de trabalho e a envia para a manutenção. 

Priorize e programe as ordens de serviço

Alguns trabalhos são mais urgentes que outros. Alguns problemas não necessitam ser solucionados imediatamente, mas outros são bastante urgentes. É por isso que priorizar cada ordem de serviço é crucial. Depois de priorizá-las, você deve programá-las com uma data limite estabelecida. Isso faz com que todos estejam cientes sobre as prioridades.

Destine o serviço

Cada ordem de trabalho tem que estar atribuída a um técnico ou grupo de trabalhadores para que possam realizar as tarefas específicas.

A ordem de serviço fica fechada e arquivada

Uma vez que a ordem de serviço seja completada, o problema é encerrado e arquivado. Um registro de ordens de serviço devidamente organizado é essencial para construir históricos de 

Análise da ordem de serviço

As ordens de serviço fechadas contém informação valiosa. Podem proporcionar informação sobre os seus processos que podem ser utilizados para otimizar as suas operações. Ter um registro de ordens de serviço também permite que os técnicos detectem rapidamente qualquer passo perdido ou soluções alternativas caso um problema volte a surgir.

Vantagens de usar ordens de serviço

Com as ordens de serviço, você pode obter um maior controle dos processos de manutenção. Além disso, atribuir ordens de serviço para a sua equipe vai te permitir realizar um acompanhamento e uma otimização do seu desempenho.

A seguir, enumeramos alguns motivos para você começar a usá-las.

Proporcionam informação relevante

Uma ordem de serviço proporciona informação importante que vai desde tarefas específicas até todos os processos de manutenção. Se o seu objetivo é documentar cada ordem de serviço, você deve obter informação detalhada sobre uma variedade de problemas que podem surgir. Esta informação te ajudará a resolver problemas mais rapidamente na próxima vez que tiver que enfrentar outros parecidos, e isso vai te ajudar a melhorar a eficácia do trabalho. Ao estudar estes dados, você pode encontrar a causa principal de cada falha da equipe, encontrar uma solução e diminuir a frequência de problemas recorrentes. Além disso, se um problema continua a surgir, pode afetar todo o processo de manutenção. Em tais casos, a informação documentada chega a ser fundamental porque te ajuda a analisar e compreender onde é necessário melhorar o processo.

Ajudam a manter os processos organizados

Sem uma ordem de serviço, os empregados criam solicitações de manutenção de maneira informal, sem documentação nem prova, o que gera ineficiências sobre quem tem que fazer o que e sobre quais seriam as tarefas prioritárias.

Permitem que os processos sejam terminados em tempo hábil

Uma ordem de serviço pode ser de grande ajuda para que você possa lidar com tais ineficiências ao formar um modelo formal para criar, derivar e completar solicitações de tarefas. Como empresa, você deve se assegurar de que as tarefas mais importantes sejam resolvidas primeiro. Uma ordem de serviço de manutenção especifica o nível de prioridade de uma tarefa. Se a sua empresa não utiliza ordens de serviço, é possível que as tarefas prioritárias não sejam solucionadas em tempo hábil. Isso poderia gerar custos importantes devido a perda de tempo e ausência de equipe disponível.

Melhoram a eficiência do serviço

Uma ordem de serviço proporciona informação para garantir que todos os colaboradores estejam na mesma página. Todos devem saber qual é o técnico para a tarefa, quais temas são prioritários e quando é o prazo.

As ordens de serviço eficazes melhoram a comunicação para que todos tenham claro o papel que desempenham. Portanto, há menor erros e mais tempo para corrigir erros ou aclarar confusões.

As ordens de serviço de manutenção também proporcionam um processo padronizado e melhoram a qualidade, já que cada tarefa é realizada de maneira pré definida e otimizada.

Melhoram a conformidade com os padrões de fabricação e segurança

Os gerentes e chefes de áreas tem os meios para tomar decisões responsáveis que aumentem o cumprimento das regras e regulamentos. Isso garante a segurança dos empregados. As ordens de serviço efetivas fornecem os meios para visualizar, diagnosticar e melhorar as condições de saúde e segurança e ajudam os gerentes a criar um ambiente mais seguro e produtivo.

Aumentam a produtividade

O tempo de inatividade da equipe pode resultar em um serviço deficiente, perda de benefícios e mais custos operativos. Com um sistema de ordem de serviço de manutenção organizado, os usuários podem receber e criar tickets de ordens de trabalho aumentando a produtividade. Também reduz os tempos de respostas com uma finalização de serviço mais rápida e uma maior transparência.

Benefícios de usar ordens de serviço digitais

Um sistema de ordens de serviço digitais pega todos os componentes que compõem o ciclo de vida do serviço, desde a programação até a finalização, e os transforma em um processo facilmente alcançável.

Um sistema de ordens de serviço automatizado elimina o fluxo de documentos de papel ou a necessidade de atualizar as folhas de cálculo manualmente. Além disso, acelera a aprovação, faturação, e melhora a comunicação com a sua equipe e com os contratistas. Talvez, o mais importante seja que minimiza as possibilidades de erro humano.

Ao utilizar ordens de serviço digitais, você pode realizar uma solicitação de manutenção através de um aplicativo online ao invés de ter que fazer uma ligação telefônica, tornando a atribuição de tarefas a técnicos mais fácil que nunca. Se for necessário um equipamento novo, o técnico pode anotar uma observação na ordem de serviço digital, dando a todos as atualizações em tempo real sobre o progresso do serviço. 

Conclusões

As ordens de serviço são a pedra no sapato de muitos estabelecimentos. Quando administradas corretamente, dão à sua equipe a organização necessária para ser eficiente. Uma ordem de serviço de manutenção bem construída e um processo de ordem de serviço bem estruturado facilitam o estabelecimento de um programa de manutenção preventivo e permitem reagir efetivamente a uma manutenção não planejada.

Escolher as ferramentas e os sistemas adequados para administrar as ordens de serviço é a peça essencial do quebra-cabeça. A digitalização dos processos de administração de ordens de serviço pode beneficiar e muito a sua organização, economizando tempo da sua equipe, mantendo as coisas organizadas, administrando os recursos de maneiras mais eficiente e facilitando a análise dos dados para fazer as mudanças e ajustes necessários de maneira mais rápida e eficiente.

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Sandra Melo
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