Em um mercado cada dia mais exigente e competitivo, a manutenção voltou a ser uma das chaves nas quais as organizações podem fazer a diferença entre os seus concorrentes diretos. Muitos vêem neste setor uma oportunidade real para ser mais eficientes e reduzir os custos de produção.
Mas, para poder conseguir estas metas que uma boa gestão de manutenção nos propõe, é necessário se guiar por uma série de KPIs próprios do setor que nos permitirão avaliar as iniciativas e ver se estamos avançando pelo caminho correto.
Existem cinco KPIs chaves para o setor de manutenção nos quais podemos nos apoiar:
1- KPI Relação manutenção corretiva vs. preventiva
As condições do mercado atual nos obrigam adotar estratégias mais eficiente e proativas. Para isso, uma das últimas tendências na gestão de manutenção é passar dos planos preventivos aos corretivos, já que, atualmente, esperar que se produzam problemas em nossos equipamentos versus a possibilidade de encontrar previamente esses erros é uma vantagem muito grande em relação à concorrência.
É por isso que a eficiência de um departamento de manutenção deve ser medida pela quantidade de tarefas que possa realizar previamente em relação às que realiza de maneira corretiva, ou seja, quando já se produziu uma pane ou incidente em um dos equipamentos ou uma das máquinas. A correta gestão desta área dependerá de habilidades e conhecimentos do responsável e sua capacidade para realizar um planejamento detalhado e, logo, uma rigorosa execução das medidas e planos de prevenção.
O objetivo estratégico que persegue este KPI é poder controlar – ou monitorar, a política de manutenção preventiva da organização com um sistema de melhoramento geral e, especificamente, redução de custos. Utilizando como principal métrica, a quantidade de horas empregadas nas tarefas tanto de tipo corretivo como a quantidade de tarefas preventivas.
Com estes resultados, a meta da organização deve ser começar com 0,5, ou seja, por cada hora de tarefas corretivas, foram realizadas duas horas de tarefas preventivas.
A obtenção deste indicador tem um grau de dificuldade bastante baixo, já que, as vezes, resulta difícil traçar uma linha entre as tarefas preventivas e as corretivas, mas isso pode ser consertado facilmente com um bom manual explicativo e uma comunicação constante com as equipes ou departamentos que realizam estas funções.
2- KPI de Tarefas de manutenção preventivo concluídas na data
Como revisamos anteriormente, as tarefas de manutenção preventiva se tornam chave para as organizações e não somente dão uma importante vantagem competitiva, mas também permitem reduzir custos e ter uma visão mais detalhada sobre o estado de nossos equipamentos, máquinas e instalações.
A prevenção é um método que pode nos garantir a qualidade e isso não escapa à manutenção efetiva que podemos realizar em nossos equipamentos. É por isso que contar com um bom planejamento de manutenção preventiva exige um sistema de controle para a sua execução.
Considerando isso, este indicador resulta ideal para introduzir como uma variável “lead” (ou seja, para ter uma vantagem ou liderar) em qualquer módulo de medição da nossa Performance, seja para um Balanced Scorecard ou Painel de Controle.
O objetivo estratégico que busca este KPI é pode controlar que as tarefas de prevenção sejam realizadas e completas no tempo planejado que havíamos disposto e planejado. Tendo isso em conta, a métrica que você busca é a porcentagem da quantidade de tarefas preventivas concluídas dentro do prazo, dividido pelo número total de tarefas preventivas planejadas, multiplicado por 100. Nesse cenário, uma boa meta para este indicador seria obter resultados superiores a 85%.
Tal como no indicador anterior, o grau de dificuldade deste KPI é bastante baixo, uma vez que exige apenas um registro adequado e detalhado das tarefas planeadas pela nossa equipe e um relatório dos seus tempos de execução.
3- KPI Tempo de resposta do Departamento de Manutenção
Um dos aspectos mais relevantes das áreas de manutenção são os seus tempos de resposta. A manutenção preventiva é importante para poder encontrar as falhas ou ameaças antes que elas apareçam, mas a nossa capacidade de reação e resposta é tão importante quanto. Por isso, este KPI mede a velocidade de resposta da área de manutenção.
Para a sua implementação, o desenho deste indicador deve ser muito cuidadoso já que deve levar em conta os recursos com que o departamento de manutenção dispõe, e, além disso, deve considerar o tipo de incidente reportado que exige atenção, o que reforça que os detalhes no relatório realizado devem ser bastante específicos.
Assim, o objetivo estratégico buscado com este indicado é o de poder desenvolver processos de atenção para pedidos que sejam rápidos e eficientes por parte de nossa equipe de manutenção, para que, desta maneira, possamos maximizar ao máximo o tempo de espera ou de pausa de um determinado ativo.
Com isso, a principal métrica que nos entrega este KPI são as horas, ou melhor, o tempo que é medido a partir da hora em que uma solicitação de manutenção é reportada, ou registrada, até a hora que nossas equipes começarão a trabalhar na solução da reclamação ou que o incidente foi solucionado.
Nesse caso, a meta a ser perseguida é a de ter um indicador com menos de cinco horas de resposta a um incidente. É importante observar que este indicador varia muito dependendo dos setores de uma determinada organização. A complexidade de certas indústrias, especialmente aquelas que trabalham com produtos químicos, substâncias perigosas ou em locais remotos, pode tornar esse tempo de resposta muito mais longo, e em outras mais tradicionais, poderia ser menor. Mas essas cinco horas são um padrão a ser considerado.
Este KPI busca diminuir ou minimizar estes tempos, que apresentam um grau de dificuldade baixo, e é recomendável sistematizar os dados com um relógio controlador de eventos, ou um software automatizado que possa registrar este tipo de evento para, então, dispor de um log para arquivá-los.
4- KPI Custo de Manutenção por metro quadrado
Este indicador expressa muito bem os custos de manutenção, já que o numerador (total de metros quadrados disponíveis) tende a permanecer fixo, e graças a isso, o tipo de planta pode ser conveniente para calcular a série com ajuste sazonal, pois existem ciclos de manutenção que são expansivos no caso de que a planta esteja em um período de baixa produção.
Por este motivo, o objetivo estratégico que busca este indicador é o de poder manter os custos de manutenção controlados, e a métrica para medi-lo é o peso por metro quadrado. Ou seja, os custos de manutenção excluindo os gastos de depreciação, divididos pelo total de metros quadrados disponíveis na planta.
Considerando esta variável, assim como o indicador anterior, a meta deste indicador vai depender do tipo de planta e indústria em que será aplicada, mas o objetivo final sempre será o de poder minimizar este indicador.
Neste sentido, o grau de dificuldade para obter isso é baixo, já que o custo de manutenção deve incluir salários dos trabalhadores envolvidos no processo, e a quantidade de metros quadrados geralmente tende a ser estável.
5- KPI Quantidade de incidentes resolvidos pelo primeiro nível da planta
Este indicador está relacionado aos incidentes que são reportados e resolvidos imediatamente pelo pessoal do Primeiro Nível as Planta, como uma porcentagem total de incidentes relatados. Portanto, o objetivo aqui é o de erradicar as causas das queixas por danos nos produtos entregues.
Para isso, a métrica utilizada é a Quantidade de incidentes resolvidos pelo Pessoal de Nível de fábrica dividido pela quantidade total de incidentes relatados, multiplicado por 100. A meta para esse KPI deve ser o de obter um resultado superior a 25%.
Assim como nos outros indicadores, a tendência esta porcentagem ao máximo, mas o grau de dificuldade para isso é médio, já que é um dado muito incomum de transportar. Isso porque, geralmente, as empresas que o possuem costumam iniciar com um carregamento manual até que decidem sistematizá-lo em seus sistemas operacionais.
Se você deseja escalar, a sua pequena empresa, é preciso conseguir desenhar uma estratégia geral para prever até onde deseja chegar, os passos que quer seguir, os objetivos de receita e qual participação de mercado quer conseguir.
