Uma ótima maneira de garantir o sucesso de uma inspeção in loco é tomar decisões relevantes e bem informadas rapidamente, resolvendo assim possíveis inconsistências na qualidade do produto ou do serviço oferecido.
O que são inspeções em campo?
As inspeções em campo são um conjunto de atividades implementadas para verificar a conformidade em campo, incluindo padrões de segurança, garantia de qualidade, condições de trabalho e outras áreas críticas do local de trabalho. As inspeções no local nos permitem ter uma visão mais ampla das operações de negócios, melhorar a experiência dos participantes, ajudá-lo a planejar a logística e experimentar o nível de serviço que seus participantes podem esperar.
Por que você deve realizar inspeções em campo?
A realização de inspeções em campo pode trazer muitos benefícios para os seus negócios. Aqui listamos alguns deles:
– Conhecer as pessoas com quem trabalha
Construir relacionamentos com a equipe é essencial para criar confiança e maximizar as chances de sucesso.
– Inspecionar a qualidade das instalações em detalhes
Ao fazer isso, você pode verificar se as instalações atendem aos padrões e especificações determinados tanto pela empresa quanto por seus clientes.
– Verificar a conformidade da fábrica e os sistemas de monitoramento da qualidade
Estes fatores são críticos para alcançar os objetivos de conformidade e monitoramento da qualidade.
– Eliminar e minimizar riscos
É importante considerar todos os perigos e detalhes previsíveis para diminuir danos em potencial. É altamente recomendável que sua empresa tenha definido um formulário de avaliação de risco disponível para uso quando ocorrer um acidente, por exemplo.
Medindo a eficácia da inspeção no local: o que são KPIs?
Os principais indicadores de desempenho (KPIs) são usados nas empresas para medir o progresso em direção a metas específicas ou simplesmente para monitorar tendências associadas às atividades corporativas. Os KPIs são dados estruturados, que podem ser usados para nos mostrar a que distância estamos de nossos objetivos e onde novas melhorias e recursos são bem-vindos.
Como selecionamos KPIs?
A melhor seleção de KPIs para uma organização específica depende de vários fatores, como: O que você deseja obter com as inspeções in loco? Onde a organização quer estar amanhã?
Para desenvolver KPIs significativos, os gerentes devem entender suas operações, avaliar os sistemas existentes para gerenciar riscos e entender o plano de negócios e a cultura da empresa. Você deve ter uma idéia clara de onde você gostaria que a organização estivesse, a curto e a longo prazo. Após a avaliação dos processos e objetivos, os KPIs podem ser selecionados.
Vamos dar um exemplo: O objetivo das inspeções de lojas é controlar e analisar os processos de produção, distribuição e marketing e identificar qualquer anomalia que possa levar a situações de risco para trabalhadores, clientes e a organização em geral.
Vejamos outros objetivos das inspeções em campo:
- Avalie a administração e gerenciamento dos negócios
- Identifique potenciais problemas, acidentes ou imprevistos no local de trabalho
- Diagnostique deficiências na equipe de trabalho
- Analise sistemas de contabilidade e controle interno
- Detecte quaisquer problemas que possam surgir
- Identifique os efeitos indesejados das alterações introduzidas no processo de produção ou no gerenciamento administrativo
- Proponha soluções para problemas ou deficiências encontradas
Gerenciamento de KPI para inspeções de campo
Para as empresas, a criação de um ecossistema unificado que aprimora e fortalece continuamente a confiança é uma prioridade. Sem uma forte integração em uma rede de produção, os objetivos de qualidade não seriam alcançados e ocorreriam déficits de conformidade. É essencial que as marcas e os varejistas criem ações corretivas e preventivas (CAPA), a fim de construir uma reputação e fornecer uma produção consistentemente impecável. Marcas e varejistas que possuem fornecedores devem criar um ciclo de melhoria contínua em que as devoluções e reclamações dos clientes, variações de processo e inconsistências de produção são gerenciadas usando o processo CAPA. Para medir de forma abrangente a evolução dos processos de produção, é necessário usar os KPIs apropriados.
Para que os KPIs sejam efetivos, você deve implementar um sistema para rastrear, comunicar e melhorar o desempenho continuamente. Não esqueça que os KPIs podem evoluir conforme a organização muda. Você e sua equipe devem estar preparados para avaliar continuamente o progresso do monitoramento do desempenho e dos benefícios dos KPIs. Quando necessário e apropriado, os KPIs devem ser modificados para refletir mudanças nas circunstâncias ou promover melhorias adicionais.
Aqui, selecionamos uma lista de KPIs relevantes para inspeções em campo:
Eventos de ação corretiva / ação preventiva (CAPA)
Também conhecidas como Solicitações de Ação Corretiva, os CAPAs são usados para eliminar anomalias e não conformidades em produtos que são frequentemente descobertos durante as inspeções. Quando um inspetor de produtos encontra uma variação na qualidade do produto, ele cria um CAPA. O rastreamento do CAPA e suas tendências é essencial para resolver problemas nas redes de produção.
Índice de ordem perfeita (POI)
É uma métrica de como uma empresa atende exatamente o pedido de um cliente, desde o momento em que o pedido é recebido corretamente, até a entrega do produto no prazo e o envio de uma fatura correta.
A fórmula para calcular o desempenho perfeito do pedido é:
(Porcentagem de pedidos entregues no prazo) * (Porcentagem de pedidos concluídos) * (Porcentagem de pedidos sem danos) * (Porcentagem de pedidos com documentação precisa) * 100.
Tempo do ciclo de fabricação
Essa métrica quantifica a quantidade de tempo decorrido desde o momento em que um pedido é levado até o produto ser produzido e inserido no estoque do produto acabado. Os tempos de ciclo variam de acordo com o setor, tamanho, escala das operações da fábrica, locais e a relativa estabilidade das cadeias de suprimentos. Essa é uma métrica essencial para qualquer marca ou varejista gerenciar suas operações de fábrica, pois mostra como processos como planejamento de fabricação, vendas, marketing e distribuição são orquestrados.
Número de auditorias ou inspeções realizadas
O objetivo de uma auditoria é avaliar a conformidade geral com um ou mais regulamentos, políticas internas ou outros fatores de conformidade. Normalmente, as auditorias são realizadas por terceiros no local que está sendo auditado, o que pode incluir um auditor de um departamento corporativo ou um auditor completamente externo à empresa. As inspeções são realizadas para verificar se os processos atendem aos padrões da indústria e da empresa em particular. Quanto maior o número de auditorias ou inspeções realizadas, menor a possibilidade de anomalias nos processos.
Número de acidentes e incidentes relatados
Essa métrica fornece uma referência muito importante para a organização em termos de mostrar se a segurança está melhorando ou piorando. Além de controlar o número de acidentes / incidentes, você deve converter esse número em uma proporção por funcionário. Recomenda-se monitorar de perto esse KPI durante os períodos de mudança (novos produtos, novos processos, novas máquinas etc.). Neste item, você deve incluir todas as doenças, ferimentos, acidentes e acidentes no local de trabalho. não importa quão leve seja uma lesão. Se o número de incidentes aumentar, outras ações poderão ser necessárias.
Taxa total de incidentes registráveis
A Taxa Total de Incidentes Graváveis (TRIR) ou Taxa Total de Incidentes de Casos fornece à empresa visualizar o desempenho de segurança na organização. É recomendado que o número de incidentes graváveis seja calculado para cada 100 trabalhadores em período integral, por um período de um ano. Quanto menor o TRIR, melhor o desempenho de uma empresa. As organizações podem se beneficiar do rastreamento dessa métrica ano a ano para melhorar seus padrões. O TRIR fornece informações sobre o desempenho de segurança anterior da sua empresa. As taxas de incidentes são uma indicação de quantos incidentes ocorreram dentro de um período de tempo. Se essa taxa for alta, esse indicador mostra que há algo errado com seus procedimentos de segurança.
Quase acidentes
Um quase incidente ou acidente é um evento não planejado e que não resultou em ferimentos, doenças ou danos, porém tinha o potencial de fazê-lo. Se o número de quase incidentes aumentar, os casos deverão ser cuidadosamente analisados para evitar possíveis ferimentos ou danos no futuro. O reconhecimento e a notificação de quase incidentes podem melhorar significativamente a segurança do trabalhador e a cultura de segurança de uma organização.
Taxa de incidência de lesões por perda de tempo
Essa taxa mede os eventos que ocorrem durante um período de tempo por um número padrão de pessoas. Portanto, se você deseja calcular a “LTIIR” (Taxa de incidência de lesões por tempo perdido) para 1.000 pessoas, multiplique o número de incidentes por 100 e divida-o por um número nulo de pessoas. Portanto, se você tiver 3 incidentes, multiplique esse número por 100. O resultado é 300. Divida isso pelo número de pessoas e obteremos um LTIIR de 0,3.
Taxa de Frequência de Lesão por Perda de Tempo
Refere-se ao número de acidentes com afastamento que ocorrem por milhão de horas trabalhadas. Portanto, um “LTIFR” de 8 significa que 8 acidentes com afastamento ocorrem a cada um milhão de horas trabalhadas. Para calcular o LTIFR, multiplique o número de acidentes com afastamento por 1.000.000 e, em seguida, divida esse número pelo número total de horas trabalhadas em uma organização. Por exemplo, se você tiver 8 acidentes com afastamento e 3 milhões de horas trabalhadas, seu LTIFR será 2,6.
Danos no equipamento
Freqüentemente, quando um equipamento crítico falha, ocorre uma perda de atividade. Portanto, este é um forte indicador primário que desempenhará um papel importante na redução de incidentes, pois uma grande porcentagem ocorre devido ao estado do equipamento usado. Medir o número de falhas no equipamento e tentar melhorar esse número afetará positivamente a segurança e, por consequência, a produção.
Percepção dos funcionários sobre o comprometimento da gerência
Esse KPI pode ser medido através de pesquisas periódicas. Isso permite que uma organização entenda o que os funcionários e seus gerentes pensam sobre seus trabalhos e verifique se seus objetivos correspondem.
Média de horas extras por pessoa
Essa média é um ótimo KPI para ajudar a medir o tempo médio de trabalho de alguém além do horário normal de trabalho. A idéia é que, se você mantiver esse número baixo, pode significar que uma organização gerencia com êxito a carga de trabalho e reduz a chance de fadiga no local de trabalho. É necessário, porém, ter cuidado com esse KPI, pois não é aplicável a todos os tipos de organizações e a definição de “horas extras” variará de acordo com as definições da empresa.
Índice de Satisfação do Colaborador (ESI)
Esse índice mede o feedback sobre a satisfação dos colaboradores com seus empregos e negócios. O ESI é um número entre 1 e 100 que você deve medir constantemente. Você pode obter essa métrica implementando pesquisas de funcionários para obter informações relevantes de sua equipe.
Essas métricas fornecem informações sobre as áreas em que uma empresa se destaca e onde há margem para otimização. Ao combinar e analisar os dados fornecidos por essas métricas, você poderá prever resultados futuros de qualidade e também resolver possíveis problemas de qualidade do produto.
DataScope é uma plataforma que permite a várias indústrias simplificar, organizar e avaliar o trabalho em campo, graças aos seus formulários on-line que fornecem indicadores em tempo real, 100% adaptáveis a qualquer necessidade.
