Habilidades para aumentar sua produtividade e otimizar seu tempo

Tabela de Conteúdos

Estamos todos ocupados – muito ocupados. Temos contas a pagar, crianças para cuidar e, é claro, prazos do trabalho para cumprir. Todos esses compromissos nos deixam com pouco tempo para nós mesmos e para cultivar relacionamentos significativos com os outros. Mas a boa notícia é: quando dizemos que estamos com pouco tempo, o que realmente queremos dizer é que estamos tomando poucas decisões. E isso é algo que podemos mudar.
A maioria de das pessoas é bastante cuidadosa sobre como gastar ou investir seu dinheiro. Mas quando se trata de nosso tempo, dificilmente pensamos duas vezes. Dizemos sim a todos os tipos de pedidos sem sentido para o nosso tempo; tratamos tudo como urgente; participamos de reuniões sem sentido; nos recusamos a delegar trabalho por medo de que a qualidade seja comprometida; passamos nossos dias presos aos e-mails e smartphones; e continuamos teimosamente executando tarefas que uma máquina poderia facilmente fazer por nós.
Ao contrário do dinheiro, o seu tempo é algo que não pode ser recuperado. Já parou para pensar nisso?
É fácil direcionar nossos esforços para obter satisfação e status com tarefas realizadas, mas para que servem afinal? Um dos maiores arrependimentos que pessoas tem em seus leitos de morte, de acordo com o livro “The Top Five Regrets of the Dying”, de Bronnie Ware, foi o fato de terem trabalhado demais.
O primeiro passo para ingressar no seleto grupo de pessoas que usam seu tempo com sabedoria e, portanto, têm o luxo de ter mais tempo livre em suas vidas – está acreditar no paradoxo de que podemos realmente fazer mais em menos tempo. 
Se você optar por retomar o controle do seu tempo, veja nossas dicas de como começar:
 

  1. Automatize

 
Atualmente, diversos tipos de tarefas podem ser automatizadas. Infelizmente, poucos empreendedores e executivos de negócios já estão aproveitando as diversas ferramentas disponíveis atualmente no mercado.
Aqui selecionamos as principais atividades que atualmente já podem ser automatizadas:

  • Jurídico: mineração de dados, revisão de contratos
  • Vendas: geração de leads, criação de leads, desenvolvimento de propostas, preparação de reuniões, inteligência do cliente, inteligência do concorrente
  • Marketing: modelos de email e organização de conteúdo de marketing, redefinição de conteúdo, distribuição de conteúdo
  • TI: backups de dados, gerenciamento de rede, manutenção de PC, criação de contas, transferências de arquivos, extração de dados
  • RH: agendamento da folha de pagamento, recrutamento de candidatos
  • Desenvolvimento / programação: Scripts para copiar arquivos e executar ações repetitivas, otimização de imagens
  • Suporte ao cliente: pesquisas e questionários, consultas de clientes

 
Ferramentas que você pode começar a usar hoje:

  • Gerenciamento de fluxo de trabalho: Zapier.com, IFTTT.com
  • Postagem nas mídias sociais: Buffer e HootSuite
  • Agendamento de reuniões: Calendly.com
  • Reutilizando o conteúdo: Repurpose.io

 

  1. Terceirizar

As tarefas orientadas a processos que não podem ser automatizadas podem ser delegadas ou terceirizadas. Se é uma tarefa de baixo risco, repetível e não complexa que outra pessoa pode fazer por você em uma fração da sua taxa horária, por que você ainda está fazendo isso?
Em um episódio do popular podcast Joe Rogan Experience, o fundador da AngelList, Naval Ravikant, sugeriu definir uma taxa horária aspiracional para si mesmo e cumpri-la. “Nunca faça nada com o seu tempo por menos do que esse valor – seja participando de uma reunião ou devolvendo um pacote da Amazon. Se eu tiver que devolver algo e custar menos do que minha taxa horária pessoal, vou doar”.
Abaixo selecionamos, para ilustrar, uma tabela criada pelo autor Perry Marshall, onde o autor pergunta: “Qual a porcentagem do seu tempo gasto em tarefas de USD10 por hora?”
 
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Quando pensam em automatizar ou terceirizar tarefas, a maioria das pessoas tende a pensar: “Não tenho tempo para fazer isso!”
Você precisa gastar tempo para ganhar tempo, mas, como juros compostos, a longo prazo, você economizará exponencialmente mais tempo do que investe.
“Mas leva apenas alguns minutos por dia para fazer isso!” Mesmo uma tarefa que leva 5 minutos por dia, 5 vezes por dia, adicionará até 15 dias úteis por ano!
Para terceirizar mais tarefas de baixo valor, tente ferramentas como:

  • Recados do dia-a-dia: GetMagic.com, TaskRabbit.com
  • Tarefas criativas e assistentes virtuais: Upwork.com, Freelancer.com

 

  1. Use comunicação assíncrona

 
“É um mal necessário.” Essa costuma ser a justificativa mais comum.
Pergunte-se por que 12 pessoas estão presentes em uma reunião periódica de três horas, quando dez delas não tinham mais do que cinco minutos de contribuições valiosas a fazer.
Não era um mal necessário, era apenas ineficiente e improdutivo.
Essa falta de propriedade e a tendência de terceirizar a prestação de contas por meio de reuniões com várias pessoas, várias horas de duração e sequências de resposta a e-mails deixam a produtividade da empresa estagnada e o moral dos funcionários baixa.
Uma abordagem melhor é a filosofia “eu vou fazer isso quando for necessário”, que está no centro da comunicação assíncrona. A realidade é que a maioria das coisas não exige uma resposta imediata e que as reuniões não devem ser usadas apenas para comunicar informações; temos e-mail e mensagens instantâneas para isso.
Se uma discussão for justificada, tente agendar reuniões mais curtas, em incrementos de 15 ou 30 minutos, em vez da hora obrigatória que ainda é o padrão na maioria das organizações hoje. E se não for necessário ter uma reunião (geralmente não é), tente uma dessas ferramentas de comunicação instantânea:
 

  • Mensagens instantânea: Slack, Facebook Workplace, Microsoft Teams
  • Gerenciamento de projetos: Asana, Trello, Basecamp, Airtable
  • Pausar email e sites: Pausa na caixa de entrada, Site de bloqueio

 

  1. Pare de tratar todas as decisões como grandes decisões

É difícil falar sobre comunicação assíncrona sem se referir ao que Jeff Bezos da Amazon chama de decisões de Tipo 1 e Tipo 2: as decisões de Tipo 1 são grandes, cabeludas, irreversíveis e de alto risco. As decisões do tipo 2 são reversíveis. Se você errar, poderá fazer as pazes sem causar muito dano, se houver algum.
A maioria de nossas decisões são do tipo 2 e devem ser tomadas rapidamente. Quanto menos decisões tratadas como decisões do Tipo 1, menos tempo será consumido em reuniões e comunicações.
 

  1. Tente agrupar tarefas

A multitarefa é um mito, e a alternância de tarefas nos deixa improdutivos e exaustos, mas isso não significa que não podemos agrupar tarefas.
Katherine Milkman, economista comportamental da Wharton School da Universidade da Pensilvânia, definiu o termo “empacotamento de tentações”. Refere-se a agrupar as coisas que você deseja fazer com as que você precisa fazer, para ajudá-lo a criar hábitos positivos.
Digamos que meu fisioterapeuta me pediu para incorporar 30 minutos de treinamento em mobilidade no meu dia, três vezes por semana. Eu poderia fazer isso isoladamente ou combiná-lo com algo que quero fazer, como assistir a um documentário no YouTube ou até mesmo fazer uma ligação no viva-voz.
Ao inventar menos desculpas e ao investir o tempo necessário para projetar nosso trabalho e nossa vida pessoal, não apenas podemos nos unir aos novos ricos, mas também podemos cultivar uma vida mais significativa e menos lamentável.
Como disse o filósofo romano estóico Seneca, “a vida é longa se você souber usá-la”.
 

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