Chaves para escrever um bom relatório de incidentes

Tabela de Conteúdos

Os “incidentes” que podem ocorrer numa empresa não devem ser confundidos com “acidentes”. Ambos os eventos são inesperados, mas apontam para situações completamente diferentes. Portanto, todo profissional ou líder de segurança deve saber muito bem como relatá-los com precisão e meticulosidade, com o intuito de descobrir a sua causa raiz e traçar uma estratégia de prevenção eficaz.

A eficiência operacional de qualquer empresa ou organização não reside apenas na sua capacidade produtiva ou na qualificação dos seus colaboradores. Ela também depende da capacidade de seus líderes e equipes de otimizar o “gerenciamento de incidentes”.

Neste ponto, é importante estabelecer uma primeira observação, pois, embora o termo “incidente” seja frequentemente confundido e usado como sinônimo de “acidente”, ele se refere a uma situação completamente diferente.

Ambos os eventos são causados ​​por situações inesperadas, mas um incidente pode ou não levar a danos ou ferimentos graves ou críticos. Por outro lado, um acidente sempre terá consequências negativas como lesões, doenças ocupacionais menores ou maiores, acidentes e danos ao patrimônio público ou privado, entre outras possíveis implicações diretas e indiretas.

TIPOS DE INCIDENTES

Um incidente pode ser qualquer evento, situação ou condição que interrompa o trabalho normal de uma empresa ou organização e ao mesmo tempo gere perigos e riscos potenciais. Isso pode afetar os trabalhadores, bem como processos, sistemas e operação.

Da mesma forma, e dependendo do porte da empresa, do impacto material ou físico do evento e suas consequências, um incidente também pode causar alarme na opinião pública ou chamar a atenção da imprensa.

Alguns dos exemplos mais comuns de incidentes são:

  • Acidente ou lesão a um ou mais trabalhadores.
  • Danos à propriedade e / ou infraestrutura.
  • Acidente veicular.
  • Incidente de segurança.
  • Lesões que resultam em perda de tempo de trabalho.
  • Acidente ambiental.
  • Incidente de incêndio.
  • Risco iminente de falha superado a tempo.

PASSOS PARA ESCREVER UM BOM RELATÓRIO

Além de estabelecer as diferenças essenciais entre os dois conceitos, é importante contar com uma metodologia precisa e sistemática que permita o registro e o reporte dos incidentes ocorridos em qualquer empresa. Para isso, é necessária uma lista onde são compilados todos os detalhes necessários (como localização física, horário, tipo de incidente e consequências, entre outros) para que o relatório final seja preciso, real e completo.

Trabalhar com este nível de sistematização fornecerá um documento essencial para realizar investigações mais eficientes sobre a origem do incidente. Da mesma forma, será possível analisar o evento com mais precisão e obter melhores conclusões que se refletem em um planejamento preventivo mais eficiente.

Com relação a isso, os especialistas internacionais em segurança estabelecem quatro etapas precisas para escrever um bom relatório de incidente:

1. Clareza sobre quais informações serão coletadas: 

Ter em conta as informações que devem ser incluídas no relatório de maneira adequada ajuda a coletar dados com mais eficiência. Isso requer uma lista de verificação completa, que fornece um guia valioso para evitar a perda de detalhes importantes. Condição especialmente importante quando você precisa coletar as informações e enviar o relatório o mais rápido possível.

2. Reunir os dados mais precisos e factuais:

Um relatório de incidente é um documento real e sensível. Portanto, você deve fornecer evidências concretas, detalhando fatos relevantes de forma precisa e confiável. Quem o escreve deve fornecer as informações mais precisas e objetivas possíveis, evitando emitir opiniões, declarações tendenciosas e quaisquer informações que não contribuam para o esclarecimento dos fatos ocorridos.

3. Fornecer o máximo de evidências possível:

A certeza e veracidade na descrição dos fatos podem ser complementadas com fotos, ilustrações, diagramas ou mesmo gravações em vídeo. Tudo isso fortalecerá a validade do relatório. Além disso, vai ajudar a embasar as declarações dos envolvidos no evento.

4. Obtenha assinaturas antes de completar:

Os depoimentos dos envolvidos são vitais para atestar a validade do que é relatado. Portanto, é absolutamente necessário que essas testemunhas confirmem, com a sua assinatura, a veracidade do relatório sobre o incidente.

EXEMPLOS PRÁTICOS

Mesmo em situações aparentemente menores ou sem importância, todos os incidentes que ocorrem no local de trabalho devem ser relatados e documentados imediatamente. Isso garante que seus dados sejam devidamente registrados, e que também sejam utilizados no planejamento estratégico preventivo correspondente da empresa ou organização.

Isso permite mais agilidade para ajudar as pessoas afetadas e também ajuda a empresa a determinar as ações subsequentes mais pertinentes, como transferência para centros de saúde, tratamentos médicos necessários, medidas de segurança que devem ser implementadas ou aprimoradas e atualização de registros de tempo perdido.

Para realizar esta tarefa com eficiência, os especialistas recomendam dois tipos específicos de relatórios que são caracterizados por sua meticulosidade e precisão:

A. Relatórios do tipo lista

Esta metodologia implica trabalhar a partir de um conjunto exaustivo de fatos, pessoas direta ou indiretamente envolvidas, ações e consequências de cada incidente particular, entre outras variáveis.

O resultado é uma lista que deve sempre incluir o seguinte:

  • Tipo de incidente
  • Localização
  • Nomes das pessoas afetadas
  • Supervisor imediato
  • Declaração das pessoas afetadas
  • Testemunhas
  • Contexto do evento
  • Movimento de pessoas afetadas durante o incidente
  • Lesões, gravidade e tratamento
  • Fotos e outros testemunhos gráficos
  • Perigos identificados
  • Causa raiz do evento

B. Relatórios narrativos

Outra opção válida para entregar um relatório de incidente detalhado e preciso é a narração passo a passo dos eventos ocorridos. Um relatório desse tipo pode ser escrito da seguinte maneira:

“Na terça-feira, 12 de outubro de 2020, às 9h30, na central de despacho da Transportes Relâmpago, localizada na Avenida del Ensueño 4544, Comuna de Lo Valdés, um dos funcionários do armazém (Juan Pérez) escorregou durante a mudança de uma peça de equipamento de 35 kg, para uma plataforma de carregamento próxima. Após análise detalhada, estima-se que a causa raiz do acidente seja o piso úmido do local, resultante do vazamento de uma caixa d’água que está vazando no mesmo local. Além disso, há o fato de Juan ter uma visão de perto deficiente e ter feito a transferência da peça sem perceber que havia água no chão”.

“Quando Juan caiu, seu colega Pedro, que estava para entrar no armazém, ouviu um barulho que o levou a verificar o que havia acontecido. Percebendo a situação, Pedro correu rapidamente para ajudar Juan. Depois de denunciar o incidente à supervisora ​​de plantão, María Contreras, decidiram ligar para o hospital Lo Valdés para solicitar uma ambulância. Nesse intervalo, Juan declarou que sua cabeça bateu com força no chão ao cair, causando fortes dores cranianas, embora não houvesse sangue em suas feridas.

“Às 11 horas Juan deu entrada no Serviço de Urgência do Hospital Geral de Lo Valdés, onde os especialistas de plantão confirmaram um Traumatismo Craniano, com fratura do osso occipital. Como consequência, Juan deve estar em licença médica e sem trabalhar por 2 meses.”

“O supervisor geral, Eduardo Espinoza, está atualmente trabalhando com o encarregado da Comissão de Higiene e Segurança, Luis Yáñez, e o coordenador de Segurança, Emilio Silva, para avaliar o estado do piso, bem como a localização e estado das caixas d’água que causaram o acidente e o estado do sistema de iluminação do armazém. Além disso, será realizado um exame médico oftalmológico a todo o pessoal da Transportes Relâmpago”. 

Os dois exemplos são válidos para se fazer um relatório detalhado, preciso e meticuloso de cada incidente. Portanto, a recomendação é trabalhar com o formato que seja mais confortável e ágil para quem está encarregado de fazer essa tarefa.

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Sandra Melo
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