Se estima que as empresas que adotam uma estratégia reativa, para enfrentar seus colapsos, destinam 50% do seu tempo para fazer reparações de emergência, as quais são até 5 vezes mais caras.
É por isso que adotar uma estratégia mais preventiva, e proativa, é fundamental. E, embora seja impossível prever todas os imprevistos que podem afetar a nossa organização, centralizar todas as tarefas e definir um plano de manutenção preventivo permite que estejamos mais preparados para enfrentar este tipo de situação.
O mercado da produção industrial se encontra mais exigente e competitivo que nunca, por isso, já não é possível adotar antigas estratégias como a revisão ou reparação das máquinas apenas quando problemas são registrados ou quando há alguma suspeita de defeito. Além disso, ao adotar esta atitude frente a uma competência que possui planos de manutenção preventivos, mostra que estamos claramente em uma posição de desvantagem.
Neste cenário, é necessário ser mais eficiente, mas, principalmente, saber reduzir ao máximo os custos de produção. Esperar que os problemas apareçam em nossas diferentes máquinas significará um aumento importante de custos que poderia ser evitado. Seremos confrontados com diferentes cenários, como a perda de produção, deficiências na nossa qualidade de serviço, o aumento dos tempos de inatividade por falta destas unidades e, claro, a perda de lucros.
Um plano de manutenção preventivo nos oferece uma série de benefícios importantes
Em primeiro lugar, obteremos uma maior confiabilidade, já que nossas máquinas operarão em ótimas condições de segurança. Além disso, poderemos conhecer detalhadamente o estado em que estão funcionando e quais são as suas condições. Isto não somente nos ajuda a ter um melhor diagnóstico do estado dos nossos equipamentos, mas também nos permite mostrar confiança e qualidade aos nossos clientes.
Uma revisão proativa dos nossos equipamentos nos permite reduzir os custos de armazenagem e de uso de peças de reposição. Com isso, podemos ajudar os stocks de peças de reposição com maior e menor consumo, gerando economias significativas.
Ao mesmo tempo, o pessoal de manutenção terá uma carga de trabalho mais organizada, constante e planificada, mediante uma programação de atividades.
A isto, podemos somar uma série de vantagens e benefícios mais concretos, como a diminuição dos tempos de não uso, a maior duração – e melhor funcionamento – de nossos equipamentos e instalações, e uma redução importante dos tempos de inatividade das máquinas.
Para isso, a manutenção corretiva deve complementar a preventiva e preditiva, o que exige a necessidade de desenvolver um plano de manutenção, que pode ser constituído em 5 passos:
1. Definir objetivos
O primeiro deve determinar o que queremos conseguir com o plano de manutenção. Queremos aumentar a confiabilidade dos ativos ou o cumprimento das manutenções preventivas ou, talvez, buscamos reduzir os custos da operação?
Também devemos observar as coisas que não estão funcionando bem e têm provocado falhas na hora de atingir os nossos objetivos. Por exemplo, se o software de gestão de manutenção (GMAO) está funcionando como se deve ou se a comunicação entre os nossos técnicos é eficaz.
É importante compreender as falhas para poder entender quais serão as soluções que devem ser implementadas.
2. Fazer um inventário dos ativos
Para este ponto é muito recomendável usar o GMAO, já que, além de deixar mais fácil a implementação do plano, nos permitirá associá-los com nossa localização, os técnicos, as recomendações do fabricantes, além das garantias e normas de qualidade.
3. Estabelecer prioridades
Quando já tivermos todos os ativos organizados no GMAO, é hora de estabelecer as prioridades. No caso de termos que pensar quais são as máquinas que não podem deixar de funcionar ou quais têm sido as manutenções corretivas mais caras que já enfrentamos.
Existem falhas que devemos evitar a todo custo porque podem prejudicar o funcionamento de todo o negócio. Também devemos avaliar os riscos que podem estar colocando em perigo a segurança de nossa equipe técnica, do nosso pessoal e, até mesmo, nos expondo a uma crise desnecessária.
4. Criar KPIs para o plano de manutenção preventiva
No primeiro passo, vimos a necessidade de definir objetivos. Agora, é hora de avaliar e analisar se eles foram alcançados. Para que o plano esteja completo, devemos definir os indicadores de desempenho que nos permitem definir a sua eficácia.
Entre os indicadores de desempenho mais utilizados destacamos o de porcentagem de manutenção preventiva, o índice de cumprimento da manutenção preventiva, a eficácia do equipamento, a porcentagem crítica de manutenção programada e o tempo médio de falhas.
5. Revisar e melhorar
Finalizado um período, é necessário rever os resultados do plano e analisar quais são os itens que podemos melhorar e o que pode ser feito de uma maneira melhor. Isto será fundamental na hora de planejar a mesma iniciativa para o ano seguinte. Ao revisar os resultados do plano, é possível corrigir os KPIs e os pontos onde as expectativas não foram atendidas. Revisar os resultados nos permitirá melhorar os objetivos do próximo ano, melhorar o plano e, especialmente, reduzir os custos com manutenções corretivas.
Existem diferentes softwares e aplicativos que são capazes de fazer um plano de manutenção preventiva e são conhecidos como CMMS (Computerized Maintenance Management Software). Em português, está tecnología é conhecida como GMAC (Gestão de Manutenção Assistida por Computador).
Quais benefícios podemos ter ao usar este tipo de software?
Os três principais benefícios são o aumento da produtividade, o controle dos custos e a otimização dos inventários. Mas, também, existem uma série de contribuições que podem trazer à nossa organização.
Um exemplo é a centralização da informação, já que um software de gestão de manutenção permite introduzir toda a informação, de manutenção, manuais ou inventários, na plataforma, fazendo com que a sua busca seja mais fácil.
Também contribui para que a comunicação da sua equipe de trabalho seja mais efetiva, porque permite enviar notificações, por e-mail ou SMS, a todos os membros da organização envolvidos em um determinado processo. Isso reflete diretamente na queda dos tempos de inatividade, porque este tipo de comunicação mais direta facilita a programação e o controle dos planos de manutenção.
Entre os GMAO destacados, está Commet GMAO, sistema que dispõe de todas as ferramentas necessárias para criar ordens individuais de manutenção preventiva ou desenvolver planos completos de manutenção para diferentes máquinas, onde o sistema especifica os períodos, os indicadores e nos dá outras funcionalidades.
Por exemplo, é possível especificar os requisitos de uma manutenção preventiva, como o tipo de procedimento a seguir, o valor e os tempos teóricos, quem será o mecânico responsável e outras indicações.
Além disso, permite especificar até seis datas de vencimento fixas para a realização da manutenção, e também permite desenvolver a mesma manutenção, mas para máquinas diferentes. Outra opção disponível é o de especificar as manutenções que devem ser realizadas com uma frequência diária, semanal ou mensal.
Uma vez configurado com todos os requisitos, o sistema GMAC vai gerar os pedidos de manutenção necessários e comunicará os responsáveis por cada um deles.
Quando é necessário usar um GMAC?
Não importa o tamanho da empresa, mais sim quais os processos ela utiliza.
Por exemplo, esta tecnologia será de grande ajuda se a sua organização utiliza várias máquinas industriais que possuem reparações ou avarias caras, ou se a sua empresa requer a gestão de infraestruturas e grandes instalações, como hotéis, centros comerciais, edifícios industriais, entre outros.
Outro critério que poderia definir o uso de um GMAC é o de que a sua empresa tenha que relatar critérios de higiene, segurança e qualidade (como as normas ISO).
Com todos estes benefícios e vantagens que os planos de manutenção preventiva podem nos entregar, é hora de deixarmos de ser surpreendidos por falhas ou colapsos imprevistos em nossos equipamentos e começarmos a adotar uma atitude mais ativa, principalmente, proativa para que possamos melhorar a qualidade do serviço e a gestão dos nossos ativos.
