El procesamiento de información acumulada en papel es 25% más lento y tiene un 50% más de errores que la información recolectada mediante formularios móviles. También hay mayor riesgo de errores de entrada de datos y más posibilidades de perder o dañar información relevante lo que puede ser un gran problema para cualquier empresa.
Los formularios móviles te permiten automatizar la recopilación de datos y enviar información en tiempo real desde un dispositivo móvil.
Los datos móviles brindan muchas ventajas a las organizaciones que deberían empezar a aprovechar las ventajas que ofrece la tecnología móvil.
¿Qué son los formularios móviles?
Los formularios móviles son aplicaciones diseñadas para teléfonos inteligentes y tabletas que permiten la generación y el envío de información sin necesidad de usar formularios de papel o documentos impresos.
Antes de empezar a usar formularios móviles, deberías evaluar los objetivos de la recopilación de datos y qué tipo de información debes reunir para alcanzar esos objetivos. Para llevar a cabo un proceso eficiente, te recomendamos responder las siguientes preguntas:
– ¿Por qué estás recopilando datos?
– ¿Qué preguntas debes realizar para conseguir esa información?
– ¿Quiénes son los interesados que necesitan acceder a esta información?
– ¿Cómo accederán a esa información?
– ¿Pueden los sistemas móviles capturar esos datos?
Responder estas preguntas puede ayudarte a decidir la mejor manera de recopilar y almacenar esa información.
Ventajas de usar formularios móviles para la recopilación de datos
Hacer el cambio de formularios en papel a formularios móviles puede traer muchos beneficios a tu empresa. Algunos de ellos son:
Reducción de costo
Aunque la adopción de herramientas de recopilación de datos móviles tiene algunos costos iniciales, puede generar grandes ahorros a largo plazo. Un estudio del Banco Mundial encontró que el costo promedio de la recopilación de datos se reduce hasta un 71% con el uso de formularios móviles.
La recopilación de datos mediante formularios en papel requiere una doble entrada de datos en la que alguien ingresa los datos en papel y otra persona los sube al sistema. La eliminación de estos procedimientos reduciría los costos, lo que te permitirá ahorrar recursos y dinero.
Velocidad
Los formularios móviles pueden recopilar datos en dispositivos móviles y enviarlos de inmediato a la oficina central para que sean analizados. Usando el modelo tradicional de recopilación de datos debes enviar formularios en papel a la oficina para su transcripción y archivado, perdiendo tiempo valioso y propiciando la generación de errores.
Meta-datos
Estos son los datos recopilados en el back-end por el sistema y es la información que describe cuándo, dónde y quién recolectó los datos. El acceso a esta información es uno de los principales beneficios de usar formularios móviles.
Los datos manuales pueden ingresarse incorrectamente y el proceso puede ser lento y silencioso. Las aplicaciones móviles que usan formularios móviles te permiten recopilar información precisa que se puede actualizar automáticamente y a la que los miembros del equipo pueden acceder cuando la necesiten.
Rich media
La recopilación de datos móviles te permite recopilar una amplia gama de información que se pueden capturar y mostrar a través de rich media. Junto con el formulario, puedes incluir imágenes, videos, archivos de audio y más.
Los archivos de rich media pueden proporcionar información extra que los formularios no pueden entregar.
Validación de datos
Recopilar información con formularios impresos requiere una interacción humana que puede conducir a errores. La automatización de los procesos de validación de datos es esencial para cualquier recopilación de datos móviles, ya que aumentan la precisión y la eficiencia.
Al usar formularios móviles, los datos pueden ser validados de inmediato. Además, dado que los datos en tiempo real se cargan de manera instantánea, los administradores pueden ser informados al momento en caso de que se requieran medidas adicionales.
Eficiencia
La recopilación de datos móviles también elimina los retrasos en completar la documentación necesaria y enviarla a la persona adecuada, lo que hace que los flujos de trabajo y los informes se generen rápidamente. Los formularios móviles pueden reducir el tiempo, los recursos y el costo de extraer la información necesaria de terreno, al tiempo que se mejora la calidad de la información recopilada.
Privacidad
Almacenar metadatos y datos enriquecidos es más seguro que usar formularios impresos. Las empresas que recopilan y almacenan datos deben intentar responder las siguientes preguntas antes de elegir una herramienta de recopilación de datos:
– ¿Tu sistema de recolección de datos es seguro?
– ¿Tienes implementado un sistema para garantizar que sólo los usuarios con acceso puedan ver la información relevante?
Por todas estas razones, muchas organizaciones están reemplazando la recolección de datos en papel por la recolección de datos móviles.
¿Tu sistema de recolección de datos es seguro?
La integridad y seguridad de la información y la recopilación de datos seguros es primordial para cualquier organización. Hoy, cuando los riesgos de seguridad son un gran problema para muchas industrias, es necesario usar la forma más efectiva de manejar y almacenar cualquier información confidencial.
Los formularios móviles son una forma segura de recopilar información relevante sin poner en riesgo la seguridad de tu empresa o la de tus clientes. Debes tener en consideración que, para manejar información delicada, debes contar con un sistema que garantice altos niveles de seguridad y debes proporcionar capacitación relevante a tus empleados.
Los formularios digitales en teléfonos inteligentes y tabletas es la forma más adecuada para recopilar datos hoy día. Si deseas obtener más información sobre cómo puedes usar recopilación de datos móviles en tu empresa, puedes contactarnos en este correo info@mydatascope.com
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