En la actualidad, existen diferentes softwares y aplicaciones que pueden ayudarnos a hacer un plan de mantenimiento preventivo para nuestras organizaciones. Se trata de los CMMS, que en inglés significa Computerized Maintenance Management Software, también se conocen como GMAO, cuya sigla en castellano corresponde a Gestión de Mantenimiento Asistida por Ordenador.
Este tipo de software es capaz de administrar una base de datos de información sobre todas las operaciones de mantenimiento de una empresa u organización, además de otras funciones que resultan claves, como:
– automatizar la gestión de activos,
– el control de inventarios de repuestos y herramientas,
– mano de obra,
– proveedores y contratistas,
– la gestión de solicitudes,
– el manejo de las garantías y documentación,
– gestión de las tareas y de las órdenes de trabajo,
– el análisis de información con informes de gestión,
– administrar los KPI (key performance indicator, indicador para medir el desempeño y/o rendimiento de un proceso).
La utilización de estos softwares se ha vuelto tan importante, que algunas organizaciones incluso han creado el cargo de Administrador de CMMS, el cual se dedica exclusivamente a supervisar el funcionamiento de este tipo de sistemas. Mientras que, en otras empresas, la responsabilidad recae en el Gerente de Mantenimiento o el Administrador de Mantenimiento.
Con un CMMS, la información de mantenimiento se almacena en una base de datos digital disponible en los computadores de la organización, aunque algunos softwares ya son capaces de tener toda esta información disponible en la nube. Décadas atrás, el mantenimiento de los equipos era algo mucho más reactivo especialmente por la dificultad de encontrar y rastrear los activos que requerían un mantenimiento de rutina, y como todos los archivos se guardaban en papel, era aún más complejo y de difícil acceso.
Reducción de costos
Cuando aparecieron las soluciones CMMS en la década de los ochenta, las empresas comenzaron a desarrollar informes preventivos de manera más continua y así determinar cuáles de sus activos requerían mantenimiento preventivo. Esto permitió que activos como maquinaria, transporte y otras infraestructuras importantes empezaran a tener una mayor vida útil, una mejor organización y lo más importante para las organizaciones, reducir considerablemente los costos del negocio.
Un software CMMS permite estar haciendo un mantenimiento preventivo todos los días, ya sea planificando las tareas, respondiendo solicitudes de trabajo o completando los datos de una Orden de Trabajo. Pero especialmente, permite priorizar la realización de tareas y organizar los ítems de mantenimiento, como los repuestos, proveedores, la mano de obra, y herramientas). Con esto, el personal de mantenimiento puede concentrarse netamente en sus funciones de mantenimiento y no perder tiempo en papeleo.
La gestión del mantenimiento es la función más importante del CMMS, ya que entrega a los gerentes información que les permita tomar decisiones con la mayor cantidad de datos relevantes. Ya que el software está diseñado para brindar a los usuarios una visión actualizada del estado de los activos, las necesidades de mantenimiento (con cronogramas completos), pronósticos de inventario y acceso fácil a los informes.
Considerando esto, podemos decir que el mejor sistema CMMS es aquel que permite a los usuarios realizar sus tareas de mantenimiento de la manera más efectiva y que además permitan ahorrar tiempo y reducir costos.
Los beneficios de un CMMS
¿Qué beneficios podemos obtener de este tipo de softwares? Los tres principales son el aumento de la productividad, conseguir menores costos de mantenimiento y mejorar la gestión de los inventarios y el proceso de compra, pero también hay una serie de ventajas que podemos conseguir con la utilización de un CMMS.
• Por ejemplo, la estructura de este tipo de softwares nos permite programar todas las tareas de mantenimiento, lo que da la opción de desarrollar una mejor planificación de este tipo de tareas para equipos y maquinarias con lo que es posible, de manera proactiva, llevar un inventario detallado de su estado y situación. Además, hace que sea mucho más fácil priorizar, monitorear y planificar las actividades de gestión de mantenimiento.
• Relacionado a este tipo de acciones, otra de las ventajas de los CMMS es que nos permite reducir el tiempo de inactividad del equipo, ya que, al conocer sus estados, es posible determinar cuáles son las necesidades o mantenimientos específicos que requieren, reduciendo así la posibilidad de tener fallos inesperados.
Los CMMS son capaces de generar informes, gráficas y reportes con toda la información relevante en tiempo real, y luego, pueden almacenar esta información para toda la organización. Además, una de sus funcionalidades es introducir todos los datos, de mantenimiento, manuales o inventarios, en la plataforma y luego, los colaboradores pueden buscar estos datos y acceder a ellos de manera sencilla.
• Además de eliminar papel y registros manuales, contar con documentos electrónicos y el respaldo de las solicitudes, órdenes de trabajo y tareas, permite poder garantizar la integridad de los datos, y no tener que seguir los rastros de documentos impresos, sin preocuparse además de que estos documentos se pierdan o presenten daños por antigüedad.
• Contar con todos los documentos, métricas y datos de manera online, genera otros dos importantes beneficios. Primero, la capacidad de tomar decisiones de mantenimiento basadas en datos, y así tener una gestión de mantención mucho más precisa y eficiente, lo que también nos da la posibilidad de poder cumplir con los estándares de cumplimiento y seguridad.
• Considerando estos puntos, una de las ventajas más importantes de los softwares CMMS es la capacidad de incrementar la vida útil del equipo, porque con mantenciones planificadas y eficientes, los equipos pueden funcionar de mejor forma y sin fallas desconocidas. Lo que finalmente también implica la reducción de nuestros costos operativos.
• Respecto al uso de los datos, estos sistemas de gestión de mantenimiento también garantizan la trazabilidad de la información, mientras estos se van registrando de manera electrónica y automática, con lo que es posible mejorar la gestión y administración de las órdenes de trabajo.
• Con toda esta información, el software es capaz de generar informes personalizados para la organización, con los diferentes datos e información que se requiere relevar, y además, los CMMS pueden integrarse con otros softwares de la empresa y de esa forma brindar información cruzada, dando una mejor gestión.
Otro punto importante es que algunos softwares CMMS permiten estar en contacto permanente con los técnicos que se encuentran desarrollando el mantenimiento, y organizar a los colaboradores para ejecutar las tareas necesarias. El sistema es capaz de enviar notificaciones y los mantiene al día con sus labores de mantención, evitando así cualquier tipo de retrasos o descoordinaciones.
• En esa misma línea, una de las ventajas de utilizar este tipo de software también es mejorar la comunicación con los clientes internos y externos, ya que este tipo de tecnología permite enviar notificaciones vía correo, SMS u otras plataformas, a todos los integrantes de la organización involucrados en un determinado proceso. Con esto, es posible generar una comunicación mucho más directa, además de facilitar la programación y el control de los planes de mantenimiento.
¿Cuándo es necesario utilizar un CMMS?
No importa el tamaño de la empresa, sino que en los procesos que se quieran utilizar.
Por ejemplo, en una organización que utiliza diversos equipos industriales, esta tecnología sería de gran ayuda, especialmente si estos equipos tienen mantenimientos o averías costosas, o si requiere gestionar infraestructuras y grandes instalaciones, como hoteles, malls, edificios industriales, o similares.
Otro criterio que podría requerir el uso de un CMMS es en el caso que su empresa tenga que reportar sobre criterios de higiene, seguridad y calidad (como las normas ISO), donde la capacidad de registrar datos del software sería de gran utilidad.
Los CMMS son una herramienta clave para el correcto plan de mantenimiento preventivo de una organización, pero, además, pueden ayudar en diversas operaciones gracias a sus ventajas y beneficios. Lo más importante es que nos permiten dejar de tener una posición reactiva y asumir una actitud mucho más proactiva a la hora de planificar el cuidado de nuestros equipos e instalaciones. Para de esa forma podamos aumentar la calidad de nuestro servicio que entregamos al cliente final.
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