Un sistema de gestión de calidad permite a una organización analizar las necesidades de sus clientes y definir los procesos adecuados para una eficiente producción y prestación de servicios.
¿Qué es un sistema de gestión de la calidad? Como mencionamos en el artículo «Gestión de Calidad: ¿Por qué implementar ISO 9001?«, es el conjunto de actividades coordinadas que permiten planear, controlar y mejorar aquellos elementos de una organización que influyen en la satisfacción del cliente y en el logro de los resultados deseados por la organización. Este sistema debe incluir políticas de calidad, objetivos, planificación, el control y la búsqueda de una mejora continua de la calidad.
Un sistema eficaz puede ayudar a empresas a enfrentar exitosamente las demandas de rentabilidad, calidad e innovación tecnológica. En el artículo «¿Cómo mejorar la gestión de los servicios en campo?«, se explica que existen 8 métricas para evaluar la eficacia de este proceso, entre los cuales están el Coeficiente de Resolución a la Primera, Coeficiente de Adscripción y Tiempo Medio Hasta el cierre.
La calidad en la gestión te ayudará a reducir la improvisación dentro de los procesos productivos y de comercialización, ya que no sólo permite planificarlos, sino que también establece los mecanismos necesarios para el seguimiento, evaluación y optimización de los mismos.
Ventajas de contar con sistemas de gestión de calidad eficientes
Un buen sistema de gestión de la calidad puede acarrear múltiples beneficios a tu empresa entre los que se destacan:
1. Mejoras en la organización de la compañía
Los sistemas de gestión de calidad ayudan a sistematizar operaciones y a hacer más eficientes los procesos de una empresa y permite, además, generar ahorros, detectar recursos ociosos y redistribuirlos eficazmente.
2. Monitoreo eficiente sobre la calidad de los procesos
Los sistemas de gestión de calidad facilitan la gestión organizacional e indican cuándo el plan no está siendo cumplido y permite, incluso, determinar las razones por las cuales no se está logrando el objetivo.
3. Fomento del aprendizaje organizacional
Al tener más información de los procesos se pueden destinar más recursos a la capacitación del personal de manera que estos puedan adaptarse a las nuevas exigencias tecnológicas y puedan ejecutar sus funciones eficientemente y con mayor motivación y compromiso.
4. Más innovación y mejora continua de procesos
Los sistemas de gestión de calidad impulsan una mejora continua en las organizaciones.
La mejora continua es un proceso estructurado y sistemático dirigido a obtener un rendimiento mayor de un proceso, a aumentar la calidad de un servicio o a disminuir el costo de obtención de actividades que ya desarrollamos de forma habitual
5. Mejora la imagen de productos y servicios
Esto incide en una mejor posición de mercado respecto a la competencia. Adoptar un sistema de gestión de la calidad es lanzar una señal a todos los agentes que interactúan con nuestra organización sobre nuestro compromiso con la calidad y la mejora continua.
6. Incrementa la posición competitiva de la empresa
La empresa aumenta su liderazgo en el mercado y optimiza sus posibilidades de sostenibilidad en el tiempo y su liderazgo.
Los sistemas de gestión de la calidad consideran las necesidades y expectativas del cliente, por lo que su empleo tiene un impacto positivo en su satisfacción y fidelización.
En la actualidad existen diversas herramientas tecnológicas diseñadas para mejorar la adopción de los sistemas de gestión de calidad, su funcionamiento y sus resultados. Se trata de los softwares de gestión de calidad que facilitan su implementación y mejoran su eficiencia permitiendo que la empresa obtenga óptimos resultados.
¿Cómo elegir un sistema de gestión de calidad?
¿Qué características debe tener un sistema de gestión de calidad para que sea eficiente? Debe ser:
Fácil de usar
Mientras más sencillo e intuitivo sea el software, será más fácil empezar a obtener buenos resultados.
Implementación simple
La implementación del sistema informático dentro de tu empresa no debe ser compleja. Un buen sistema de gestión debe facilitar la migración, almacenamiento, análisis y exportación de datos.
Acorde al modelo de calidad seleccionado por la organización
Si tu empresa ha elegido la norma ISO 9001 o el modelo EFQM, el software que selecciones debe estar adaptado al modelo de calidad escogido, ya que estos proporcionan la referencia y los principios necesarios para planificar e implementar los sistemas de gestión de la calidad.
Integración con otros estándares
Una estructura común permite la implementación de sistemas integrados que facilita la implementación y evaluación de los sistemas de gestión de calidad y ayuda a la organización a manejar eficazmente los desafíos que implica la competitividad en el mercado.
Precio acorde
El precio también es un criterio importante a la hora de elegir tu software. Compara los precios y prestaciones de las diferentes herramientas y selecciona aquella que sea más conveniente.
En un mundo empresarial muy competitivo, posicionarse como una empresa eficiente y que apuesta por la calidad es cada vez más indispensable.
La importancia de implementar un sistema de gestión de la calidad radica en el hecho de que sirve de plataforma para desarrollar al interior de la organización, una serie de actividades, procesos y procedimientos, encaminados a lograr que las características del producto o del servicio cumplan con los requisitos del cliente.
