El desarrollo de nuevas tecnologías informáticas ha traído consigo la creación de software empresariales que permiten la realización de un flujo de trabajo automatizado. Hoy en día, puedes encontrar numerosas herramientas de gran utilidad para la aplicación de un workflow efectivo.
Cuando hablamos de workflow y de automatizar un proceso nos referimos a usar tecnologías para optimizar su implementación y ejecución, de manera que sea más fácil de llevar a cabo y de descubrir cualquier error o problema. Estas tareas se enmarcan en la disciplina de Gestión de Procesos de Negocios (BPM) que busca reemplazar las tareas manuales por automatización y digitalización con el objetivo de incrementar la eficiencia de los procesos
Usualmente un proceso de negocio se automatiza para mejorar su desempeño, para perfeccionar la experiencia de los clientes o para reducir sus costos asociados. De hecho, estos son algunos de los beneficios que acarrea la automatización de los procesos.
¿Qué es un workflow?
La automatización de los procesos implica integrar aplicaciones, reestructurar las tareas realizadas por humanos y utilizar software en toda la organización. El término “workflow” o “flujos de trabajo”, es usado como sinónimo de “automatizar un proceso”.
Al implementar un workflow y automatizar las tareas, todo queda incluido dentro de un orden y jerarquía preestablecidos. Este sistema de trabajo permite conectar a los empleados de una empresa con todos los procesos de negocio relacionados con ella. Todo esto se realiza bajo un entorno tecnológico gracias a la tecnología de la información.
Organización y tecnología son conceptos claves para que una empresa logre éxito. Gracias al workflow, los procesos se automatizan y se organizan de una manera mucho más accesibles a todos los departamentos empresariales.
Objetivos del workflow
- Integrar la totalidad de los procesos empresariales y optimizar la toma de decisiones.
- Mejorar las comunicaciones dentro de la empresa haciéndolas menos engorrosas, más ágiles y mucho más seguras.
- Optimizar la circulación de la información.
- Realizar una división del trabajo más clara por parte de todos los departamentos de la empresa que permita que la realización de tareas sea mucho más efectiva.
- Ahorrar tiempo e incrementar la productividad del negocio.
- Mejorar la atención y el servicio al cliente.
Conoce las ventajas del uso del workflow
En un negocio con un proceso de manual es posible detectar oportunidades de venta y hacer un seguimiento hasta que éstas se concreten. El equipo de ventas recibe el interés de un cliente. lo anota en una planilla Excel y le envía una cotización por mail. Y luego, si se acuerda, le hace un seguimiento. El problema con este sistema es que no permite saber cuántas cotizaciones hay en espera de manera que es muy fácil perder ventas. Tampoco nos entrega un indicador de rendimiento de los vendedores.
Por el contrario, el workflow nos ayuda a entender y mejorar el proceso de ventas en cuestión. Permite, medir la ejecución de los procesos, optimizarlas e instrumentarlas, aumentar significativamente la eficiencia de las personas y obtener un rendimiento de los trabajadores involucrados en los distintos procesos. Además, reduce considerablemente los errores de tipeo, de falta de atención, la pérdida de información y otros problemas que pueden limitar la ejecución y análisis de los procesos que se llevan a cabo al interior de la organización.
Al medir el estado de tu organización, mediante informes de tiempos de respuestas, atrasos, actividades pendientes, finalizadas, procesos rechazados o aprobados podrás tomar las decisiones necesarias para mejorar la estructura de flujos de trabajo y los procesos de cada uno de ellos dentro de la empresa.
Aplicaciones y sistemas workflow
Las aplicaciones workflow automatizan la secuencia de acciones, actividades o tareas en la ejecución del proceso, permiten realizar un seguimiento de cada etapa del mismo y aportan las herramientas necesarias para su control o gestión del flujo de trabajo.
Un efectivo sistema workflow permite una adecuada integración con sistemas de información actuales: bases de datos, gestión documental, mensajería, ERP, etc., posibilitanto la ampliación de un workflow, de un simple proceso a la integración de varios procesos de negocio interrelacionados.
El workflow es un tipo de herramienta esencial para las empresas que decidan continuar creciendo en un mercado cada vez más competitivo. Los beneficios son innumerables, pero también algunos desafíos aparecen.
Conclusión
Para que una empresa innovadora y actualizada pueda trabajar con éxito es necesario que establezca un sistema de flujo de trabajo automatizado. Este workflow te permitirá mejorar la producción corrigiendo los errores antes de que se produzcan, gracias a una mejor comunicación tanto externa como interna y proporcionando una mejor experiencia a los clientes.
DataScope es una plataforma que permite a diversas industrias agilizar, ordenar y evaluar el trabajo en terreno, gracias a sus formularios en línea que proveen indicadores en tiempo real 100% adaptables a cualquier necesidad.
