En muchas situaciones de trabajo, la relación entre una empresa y sus clientes va mucho más allá de la compra directa de un producto y se hace necesario especificar ciertas condiciones que establecerán el servicio que una compañía va a ofrecer.
Cuando eso sucede, se requiere formalizar una serie de detalles que guiarán las acciones de la empresa, por lo que se recurre a un documento que registre esa información. Ese documento se denomina Orden de Trabajo y, tanto en su versión en papel como digital, son fundamentales para una correcta ejecución del trabajo asociado a ella.
¿Qué es una orden de trabajo?
Tal como vimos, una orden de trabajo es un documento que contiene todas las especificaciones para que una empresa realice un determinado servicio a sus clientes. Normalmente, es impreso en papel con una copia para cada una de las partes implicadas. Sin embargo, con el advenimiento de la digitalización, ahora son ampliamente usadas en ese formato.
¿Cuál es la importancia de una orden de trabajo?
El objetivo de una orden de trabajo es otorgar a la empresa y al cliente un respaldo de carácter legal o una garantía, ante cualquier reclamo o inconveniente que surja a raíz del servicio prestado.
Bajo este supuesto, cada detalle que contiene una orden de trabajo cobra una relevancia fundamental para evitar malentendidos o cualquier otro tipo de conflictos entre las partes.
Pasando del papel a lo digital
Dadas las actuales condiciones en que se realiza la gestión empresarial, muchos procesos han dejado el papel y han pasado al mundo digital. Y dentro de esa lógica, existe una serie de condiciones por las cuales las órdenes de trabajo en papel generan lo que se conoce como inconvenientes operativos. Entre los más llamativos destaca el hecho de que completarlas requiere mucho tiempo, su costo es elevado por tratarse de documentos en papel, son susceptibles a los errores de tipeo y transcripción, además de que pueden perderse fácilmente.
Ante esta realidad, las órdenes de trabajo han evolucionado para convertirse en un elemento digital. Esta migración ha permitido crear estos documentos de manera digital, que permiten controlar todo el proceso operativo de las mismas desde un software que puede comandarse desde un computador o cualquier dispositivo móvil, sea en la propia empresa o en terreno. Así, los trabajadores involucrados en el proceso pueden completar los datos, ingresándolos a un sistema de gestión de manera inmediata, evitando todo el riesgo de pérdida o mal manejo de datos que solía ocurrir durante el proceso, asegurando mayor productividad y seguridad, tanto para la empresa como para los clientes.
Ventajas de las órdenes de trabajo digitales
Las órdenes de trabajo digitales no tienen mayores diferencias de forma si las comparamos con sus símiles de papel. Sin embargo, en el plano operacional, destacamos las siguientes ventajas:
- Contar con órdenes de trabajo digitales permite tener también total libertad para crear formularios propios, personalizando campos y otros detalles según las necesidades específicas de cada empresa. Dependiendo del software elegido, también es posible completar estos formularios sin estar conectados a internet, abriendo enormes posibilidades de mejoras para empresas que deben operar en terreno, donde la conectividad a internet suele presentar inestabilidad.
- Las empresas que han migrado al uso de órdenes de trabajo digitales han visto además cómo sus procesos se agilizan, ya que permiten un rápido acceso a la información, recibiendo los datos al instante, con una mayor eficiencia. Toda la información básica de los registros queda almacenada de forma clara y accesible. Eso sin contar que las órdenes de trabajo pueden crearse y adaptarse a cualquier tipo de negocio de forma rápida y sencilla.
- Son totalmente personalizables, pudiendo agregárseles logos, colores y el nombre de la empresa.
Además, las órdenes de trabajo digitales permiten a los gerentes cumplir una variedad de objetivos organizacionales relacionados con un mejor servicio de mantenimiento y una mayor eficiencia operativa, tales como:
- Agilidad en los tiempos de respuesta – al permitir completar una orden de trabajo con mayor rapidez, otorgando una mayor transparencia para detectar y abordar posibles problemas relacionados con el proceso.
- Reducción del tiempo de inactividad – evitando situaciones que atentan contra la eficiencia y productividad, con situaciones como demandas superpuestas de equipos y mano de obra, o la inactividad de recursos. Una buena gestión de las órdenes de trabajo digitales permite gestionar los recursos de forma clara y sencilla, garantizando un óptimo uso de los recursos.
- Aumenta la vida útil de los activos – Al estar ligadas a un software, las órdenes de trabajo digitales abren la posibilidad de programar el uso de activos y la asignación de recursos para mantener la carga compartida entre todos los recursos. Esto evita el uso excesivo de un recurso en particular, extendiendo así su vida útil general y reduciendo los costos generales adicionales como consecuencia de su desgaste.
- Incremento del control de calidad – proporcionado por la facilidad que otorga un programa que genera instrucciones más claras, de fácil acceso, recibidas y ejecutadas a tiempo. Además, cuenta con herramientas de seguimiento para un monitoreo constante de las áreas clave de desempeño, proporcionan un mecanismo para el cumplimiento de los estándares de calidad y un aumento de la responsabilidad de los trabajadores.
- Mejora constante – al mantener los puntos de referencia de la industria en las operaciones de mantenimiento, proporciona un medio valioso para que los tomadores de decisiones clave analicen el trabajo completado para detectar ineficiencias en el proceso e identificar mejoras potenciales. Eso permite que el proceso de mantenimiento general sea extremadamente eficiente. En última instancia, un software de administración de órdenes de trabajo logra dos objetivos comerciales principales: completar el trabajo de manera rápida y rentable sin comprometer la calidad.
