Incluso los equipos de mantenimiento más eficientes experimentan fallas en los equipos. Hay diferentes tipos de fallas, pero en los términos más básicos, falla significa que un sistema, componente o dispositivo ya no produce los resultados deseados.
Gestionar efectivamente esta falla es fundamental para reducir el impacto negativo en las empresas. Algunas métricas pueden ayudarte a comprender los tipos de fallas y a clasificarlas de manera eficiente.
La relevancia de la información confiable
Para optimizar el manejo de las fallas de los equipos, es fundamental recopilar datos precisos y relevantes. Estas son algunos de los datos que deben reunirse como parte de un historial de mantenimiento:
- Horas de mano de obra dedicadas al mantenimiento.
- Número de averías.
- Tiempo operativo.
El proceso de recopilación de datos puede resultar tedioso, pero es fundamental para mejorar las operaciones. Este proceso puede llevar mucho tiempo cuando se realiza manualmente, pero se ha simplificado gracias a los CMMS móviles.
¿Qué es MTTR?
El tiempo medio de reparación (MTTR) es una métrica que utilizan los departamentos de mantenimiento para medir el tiempo medio necesario para reparar una falla. El cálculo del MTTR considera el período de tiempo entre el inicio del incidente y el momento en que el equipo o sistema vuelve a la producción. Esto incluye el tiempo empleado:
Diagnosticando el problema.
Notificando a los técnicos del mantenimiento.
Solucionando el problema.
Re-ensamblando y validando equipos.
Reseteando, probando y poniendo en marcha el equipo.
¿Cómo calcular el MTTR?
Para calcular el MTTR, debes dividir el tiempo total de mantenimiento no planificado invertido en un activo por el número total de fallas que experimentó ese activo durante un período específico. El tiempo medio de reparación se representa en horas. Por ejemplo, si has dedicado 50 horas al mantenimiento no planificado de un activo que se ha averiado siete veces en el transcurso de un año, el tiempo medio de reparación sería de 7,14 horas. El MTTR depende de diferentes factores, como el tipo de activo, su antigüedad, el tipo de avería, etc. Sin embargo, un buen MTTR debe ser inferior a cinco horas.
Es importante tener en cuenta que el tiempo total de mantenimiento correctivo (y, en consecuencia, el tiempo promedio de reparación) puede incluir el tiempo desde el momento en que se detecta una falla hasta el momento en que realmente comienza el trabajo de reparación (incluido el tiempo de identificación, notificación, diagnóstico del fallo, etc.)
¿Cómo usar MTTR?
El tiempo medio de reparación se utiliza como estándar para aumentar la eficiencia, a través de formas que pueden ayudar a disminuir el tiempo de inactividad no planificado y mejorar el resultado final. El MTTR ayuda a las organizaciones a saber por qué el mantenimiento puede tardar más de lo habitual y a mantener a todos informados sobre fallas, causas y soluciones efectivas.
El análisis del MTTR proporciona información útil sobre cómo manejar las tareas de mantenimiento y programar el mantenimiento, cómo reducir los pedidos perdidos y cómo mejorar el servicio al cliente.
Aunque MTTR se considera mantenimiento reactivo, el seguimiento de MTTR entrega una idea de la eficiencia de los programas de mantenimiento preventivo. Por ejemplo, los equipos con un tiempo de reparación prolongado pueden tener causas subyacentes que contribuyen a la falla. El MTTR puede ayudarte a comenzar a investigar la causa principal de las fallas para encontrar una solución efectiva.
El análisis MTTR también es útil para tomar decisiones tales como reparar o reemplazar un activo. Si una pieza de equipo tarda más en repararse a medida que envejece, podría ser una mejor opción reemplazarla. El historial del MTTR también se puede utilizar para predecir los costos del ciclo de vida de nuevos equipos o sistemas.
¿Cómo reducir el MTTR?
Para reducir el MTTR necesariamente tendrás que evaluar y tratar de reducir ambos factores (el tiempo total de mantenimiento correctivo y el número de reparaciones). Aunque, matemáticamente, reducir el número de reparaciones no reducirá el MTTR (si el tiempo total de mantenimiento correctivo sigue siendo el mismo), en realidad, reducir el número total de reparaciones conducirá a una reducción del tiempo total de mantenimiento.
Estas son algunas buenas prácticas que pueden ayudar a tus equipos a reducir el MTTR y mejorar el juego de respuesta a incidentes:
Crear un plan de acción sólido para la gestión de incidentes
Los equipos necesitan una política clara que explique qué hacer si algo se rompe: a quién llamar, cómo documentar lo que está sucediendo y cómo resolver los problemas. Algunas empresas asignan roles de comandante de incidentes semipermanentes, mientras que otras rotan a miembros del personal en el rol.
Entrena a tu equipo
El entrenamiento cruzado te ayudará a evitar uno de los riesgos de respuesta a incidentes más peligrosos: situaciones en las que una persona es la única capaz de gestionar cierto tipo de sistema o tecnología. Si esa persona se va de vacaciones o deja la organización, nadie más tendrá las habilidades o los conocimientos para solucionar los problemas.
Aprovecha las capacidades de AIOps
AIOps (Inteligencia artificial para operaciones de TI) complementa las prácticas de monitoreo al proporcionar una fuente inteligente de información de incidentes. Si usas esta información para analizar y tomar medidas sobre esos datos, estarás mejor preparado para la resolución de problemas y de incidentes. Además, es posible que desees poner en funcionamiento un proceso de no repetición de incidentes (DRI), que implique detener el trabajo nuevo en un servicio involucrado en un incidente hasta que solucione o mitigue las causas. Esto refuerza el compromiso de resolver problemas en lugar de lograr arreglos a corto plazo.
Monitorea la información constantemente
Puedes tener un proceso de resolución de problemas sin monitorear los datos. En ese caso, el equipo de respuesta se ve obligado a diagnosticar y resolver el problema teniendo como base conjeturas.
Si monitoreas los datos en tiempo real, puedes brindarle a tu equipo información precisa para que puedan formular una teoría sobre qué está causando un problema y cómo solucionarlo en vez de usar conjeturas.
Calibra cuidadosamente tus herramientas de alerta
Con todas las herramientas de monitoreo disponibles en la actualidad, es posible tener demasiada información sobre sus sistemas, lo que puede dificultar el desarrollo de un plan claro sobre cómo usar los datos. Aquí es donde las alertas programáticas se vuelven críticas.
Un primer paso práctico es establecer alertas en forma de umbrales para los indicadores de nivel de servicio (SLI). Estas son métricas o umbrales simples que se pueden rastrear con herramientas de monistoreo automatizadas, y que indican cuándo podría estar ocurriendo o estaría a punto de ocurrir un problema grave.
Cada incidente requiere de un líder técnico y de un líder de comunicaciones, cada uno de los cuales informa al comandante del incidente. El líder técnico, normalmente dicta la respuesta técnica específica a un incidente dado. En algunos casos, es posible que necesites más de un líder técnico, dependiendo de cuántos sistemas se vean afectados.
¿Cómo reducir el tiempo total de mantenimiento correctivo?
El tiempo total de mantenimiento va desde el momento en que se detecta la falla hasta su resolución. El equipo no debe perder demasiado tiempo en informar la falla al técnico a cargo. Si el tiempo de reparación es demasiado largo, esto podría ser un indicador de que es necesario reemplazar ciertos equipos.
Estas son algunas estrategias para reducir el tiempo de mantenimiento correctivo y permitir que tu organización opere de manera más eficiente.
Mejorar la accesibilidad
Las estrategias para mejorar la accesibilidad deben ejecutarse durante el proceso de diseño de la instalación de un equipo. Alternativamente, se pueden realizar modificaciones en la disposición de los activos después de identificar una oportunidad para mejorar la accesibilidad.
Aumentar la eficiencia
La estrategia más desafiante para reducir el tiempo de mantenimiento correctivo es mejorar las habilidades de los trabajadores de una manera que puedan mejorar su capacidad de reconocer, localizar y aislar fallas. Capacitar a los trabajadores y proporcionarles la capacidad técnica para realizar bien las actividades de mantenimiento parece ser la solución.
Mejorar la intercambiabilidad
Al reemplazar piezas de equipos, es útil saber qué componentes se pueden intercambiar física o funcionalmente sin comprometer la integridad del activo. Las piezas intercambiables son particularmente comunes con elementos de hardware como boquillas, mangueras, dispositivos de sujeción, válvulas comunes, etc. Mejorar la intercambiabilidad puede reducir el tiempo de mantenimiento correctivo al aumentar la facilidad de quitar y reemplazar componentes similares.
Tener en cuenta las limitaciones humanas
Las tareas de mantenimiento correctivo las realizan principalmente los trabajadores, por lo que es necesario tener en cuenta las limitaciones humanas a la hora de diseñar cómo se disponen los activos y equipos. Una gran parte de esta estrategia es considerar la ergonomía del lugar de trabajo.
¿Cómo reducir el número de acciones de reparación?
Si un operador nota que una máquina o equipo en particular no está funcionando bien, debe llamar a un técnico inmediatamente. Actuar con rapidez puede evitar un mal funcionamiento total del activo y un cierre completo de la producción. En caso de emergencia, el gerente de operaciones técnicas debe estar disponible para dar una respuesta rápida y revisar el protocolo con otros miembros del equipo.
Casi todos los equipos requieren revisiones periódicas. En el caso de las máquinas de trabajo pesado, es muy recomendable reemplazar algunos componentes mecánicos con regularidad (a menudo anualmente). Al utilizar un buen CMMS, incluso puedes automatizar estas notificaciones, asegurando que todo el mantenimiento esté actualizado y reduciendo la cantidad de acciones de reparación. Al automatizar estas notificaciones, es más fácil asegurarse de que todo el mantenimiento esté en orden y pueda reducir el número de acciones de reparación.
Ten en cuenta que el MTTR es importante, pero no es la única métrica. Para obtener buenos resultados a largo plazo, debes implementar una estrategia que coordine un flujo continuo de datos en tiempo real, políticas de alerta y herramientas para respaldar los procesos de gestión de incidentes. Ésta es la mejor fórmula para resolver incidencias de forma sistemática y eficaz. También es la mejor manera de reducir continuamente el MTTR.
