En un mercado cada vez más volátil, incierto, complejo y ambiguo, tanto las organizaciones, como sus líderes y equipos, requieren aplicar herramientas de gestión de proyectos que les permitan adaptarse con mayor rapidez y eficiencia ante los constantes cambios del entorno. ¡Ahí es cuando las metodologías ágiles resultan útiles!
Para nadie es un misterio que la Transformación Digital (y cultural) de las empresas, es una realidad innegable. Más aún, se trata de un paso necesario y vital, no sólo para mantener el posicionamiento de mercado, sino también para sobrevivir dentro de un contexto de constantes cambios, también conocido como “VUCA” (abreviatura de Volátil, Incierto, Complejo y Ambiguo).
Estas características son las que, precisamente, exigen a las organizaciones adaptarse en forma rápida y flexible a las transformaciones del entorno. Esto implica, necesariamente, diseñar, desarrollar e implementar metodologías “ágiles” en sus áreas y equipos, con el objetivo de optimizar sus procesos internos para así entregar productos y/o servicios de mayor calidad, minimizando costos y acortando plazos.
¿Qué son las metodologías ágiles?
Técnicamente, las metodologías ágiles son aquellas que permiten adaptar la forma de trabajo a las condiciones de cada proyecto. Esto brinda más flexibilidad e inmediatez en la respuesta, lo cual se traduce en mayor capacidad para acomodar el proyecto mismo, y su desarrollo, a las circunstancias específicas del entorno.
Las empresas que aplican estas metodologías logran gestionar sus proyectos en forma flexible, autónoma y eficaz, reduciendo costos e incrementando significativamente su productividad.
A su vez, los diferentes integrantes de los equipos profesionales, potencian competencias tales como comunicación efectiva, flexibilidad, adaptabilidad, empatía, empoderamiento, toma de decisiones y liderazgo, entre otras.
Sus ventajas
La gestión ágil y oportuna de proyectos brinda las siguientes ventajas para el desempeño de empresas y organizaciones:
Mejora la calidad del producto y/o servicio final
Estas metodologías fomentan la proactividad de los miembros del equipo, lo cual se refleja en una mayor búsqueda de la excelencia. Además, se profundizan características como integración, comprobación y mejora continua, lo cual incrementa exponencialmente el éxito final de las tareas.
Mayor satisfacción del cliente
Los consumidores de productos o servicios finales, se ven más involucrados y comprometidos a lo largo de todo el proceso de desarrollo. Esto se logra mediante diversas demostraciones y entregas preliminares, realizadas en tiempo real, y que conducen a la aplicación de mejoras continuas a lo largo del proceso.
Mayor motivación de los trabajadores
Las metodologías ágiles estimulan la proactividad y autogestión de los equipos de trabajo, lo cual facilita el desarrollo de capacidad creativa e innovación entre sus integrantes.
Trabajo colaborativo
Las tareas o funciones se dividen entre distintos equipos y roles, lo cual se combina con la realización de breves reuniones frecuentes. Esto permite una mejor organización del trabajo general e individual.
Métricas más relevantes
La estimación de parámetros como tiempo, costos y rendimiento es más real que en las metodologías tradicionales. Del mismo modo, la división en pequeños equipos y fases brinda más conciencia de lo que sucede en el entorno.
Más control y capacidad de predicción
La oportunidad de revisar y adaptar el producto a lo largo de un proceso ágil, brinda a todos los integrantes del equipo mayor control sobre el trabajo. Esto mejora la capacidad de anticipar contingencias y de prevenir cambios futuros en el escenario.
Reducción de costos
La gestión ágil de un proyecto virtualmente elimina la posibilidad de un fracaso absoluto. Esto se debe a que los errores se identifican y corrigen en tiempo real, en lugar de esperar a que el producto esté terminado. Con ello se optimiza el presupuesto y se reducen los costos de inversión.
Metodologías ágiles más utilizadas
Actualmente existen diferentes opciones de metodologías ágiles, todas derivadas de los patrones y principios establecidos en 2001 por el “Manifiesto Ágil” para el desarrollo de software. Algunas de las más populares son las siguientes.
Extreme Programming o XP
Es una herramienta muy útil para startups o empresas en proceso de consolidación, puesto que su principal objetivo es mejorar la interacción entre trabajadores y clientes. La clave de su éxito radica en potenciar las relaciones personales, mediante el trabajo en equipo, el fomento de la comunicación efectiva, y la eliminación de tiempos muertos.
Sus principales fases son:
- Planificación del proyecto con el cliente
- Diseño del proyecto
- Codificación en equipo para obtener resultados más eficientes y de calidad
- Pruebas para comprobar el funcionamiento de los pasos que se van implementando
SCRUM
Se basa en una estructura de desarrollo incremental, que separa los ciclos de un producto y/o servicio en “pequeños proyectos” individuales. Estos, a su vez, se dividen en distintas etapas: análisis, desarrollo y prueba. En la etapa de desarrollo se encuentra lo que se conoce como interacciones del proceso, o Sprints, que corresponden a entregas regulares y parciales del producto final.
Esta metodología permite abordar proyectos complejos que exigen alta flexibilidad y rapidez para ejecutar los resultados. Para ello se aplica una estrategia orientada a gestionar y normalizar los errores, que se puedan producir en desarrollos demasiado largos, mediante reuniones frecuentes que aseguren el cumplimiento de los objetivos establecidos.
Cuenta con dos tipos de enfoque:
- Iterativo: En cada sprint se genera una nueva versión del producto que mejora la versión del sprint anterior. El objetivo es refinar y mejorar las propiedades del producto y/o servicio, a medida que avanza el proyecto.
- Incremental: En cada periodo corto se agregan nuevas características al producto.
Entre los distintos elementos que conforman esta metodología se distinguen los tiempos asignados, la definición de hecho, el ciclo de Scrum, los productos, y los distintos tipos de reuniones. Estas últimas pueden ser de tres tipos: planificación, diaria, revisión y retrospectiva. Esta última es la más importante de todas, ya que se realiza después de terminar un sprint para reflexionar y proponer mejoras en los avances del proyecto.
Sus pilares básicos son innovación, flexibilidad, competitividad y productividad.
Asimismo, en todo proyecto ágil ejecutado mediante Scrum, se distinguen tres roles: Product Owner, Scrum Master y equipo de desarrollo.
KANBAN
La estrategia Kanban, también conocida como de “Tarjetas Visuales”, es muy útil para los responsables de proyectos. Consiste en elaborar un cuadro o diagrama donde se reflejan tres columnas de tareas: pendientes, en proceso, o terminadas.
Este cuadro debe estar al alcance de todos el equipo, para evitar la duplicidad de tareas, o la posibilidad de que no se realice alguna de ellas. De este modo, mejoran la productividad y eficiencia del equipo.
Proporciona las siguientes ventajas:
- Adecuada Planificación de tareas
- Optimización del rendimiento de trabajo del equipo
- Mejores métricas visuales
- Plazos de entrega continuos
Agile Inception
Está orientada a la definición de los objetivos generales de las empresas. Su meta es clarificar aspectos tales como tipo de cliente objetivo, propuestas de valor añadido y estrategias de venta. Suele desarrollarse en torno al método elevator pitch, que consiste en pequeñas reuniones entre los socios y el equipo de trabajo, donde las intervenciones de cada uno no pueden superar los 5 minutos.
Design Sprint de Google
Esta metodología, desarrollada por Google Ventures (servicio para la innovación y promoción de startups tecnológicas), está pensada para optimizar los perfiles profesionales del mundo agile. Consiste en un proceso de cinco días, al cabo de los cuales la organización debe resolver todos los temas relacionados con el diseño, prototipado y testeo de clientes.
Tal como en Scrum, el objetivo es dividir el trabajo en sprints acotados, para reducir los tiempos de ejecución a pocas semanas. De este modo, se logra entender si la idea que subyace al lanzamiento de un producto es buena, antes de concretar su aparición en el mercado. Para ello se recurre al estudio de un prototipo que proporciona antes dicha información, para así evitar posibles errores.
Lean
Es tanto una metodología de trabajo ágil como una filosofía centrada en maximizar el valor del cliente, y minimizar el desperdicio. Esto implica producir solo lo necesario, en el momento adecuado.
A partir de esta premisa, se aplica el concepto de Lean Start Up, que consiste en extender dicha metodología al lanzamiento de nuevas empresas al mercado. Para ello se resaltan todas las actividades que aporten valor al negocio y, al mismo tiempo, se eliminan las que no lo hagan.
El objetivo es validar cada aprendizaje de forma continua, experimentando con nuevas ideas en el negocio real, e iterando en equipo sobre este estilo de funcionamiento.
Esta gran diversidad de metodologías ágiles no implica la necesidad de decantarse obligatoriamente por una u otra, sino, más bien, explorar las posibilidades de combinarlas entre sí.
Esto permitiría adaptarse de mejor forma, tanto a las características de la empresa y de sus equipos, como a las necesidades del cliente o público final al cual se quiere llegar. De este modo, se maximiza de mejor forma el valor del resultado final del proyecto, evitando las tareas que no aporten valor, generando el menor desperdicio posible, y mejorando en forma continua.
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