La metodología Lean Six Sigma permite a las empresas optimizar sus modelos de gestión y producción, a partir de la orientación a la mejora continua, la reducción de errores y la mejora en la experiencia de cliente.
El actual contexto de alta competitividad que rige a los mercados internacionales, exige a las empresas optimizar constantemente sus procesos internos, para así mejorar su posicionamiento.
Este esfuerzo implica la necesidad de explorar y adoptar constantemente nuevas estrategias y herramientas de gestión de recursos y talento, que permitan orientar la rentabilidad y productividad laboral hacia un camino de mejora continua.
¿Qué es Lean Six Sigma?
La metodología Six Sigma es una de las herramientas de gestión más utilizadas para optimizar la rentabilidad y productividad de una empresa a largo plazo.
Esta metodología busca establecer, mediante herramientas estadísticas y de análisis de datos, aplicaciones prácticas de mejora continua, tanto en el uso de recursos, como en gestión de personas y de talento.
Para ello, se basa en la combinación de dos técnicas ampliamente utilizadas en mejoramiento de procesos: Lean y Six Sigma.
| Lean | La metodología Lean se orienta a eliminar los desperdicios inherentes a la producción, con el objetivo de aligerar y agilizar los procesos. |
| Six Sigma | La metodología Six Sigma, en tanto, se enfoca en mejorar la calidad, mediante acciones que aumenten la eficiencia organizacional y prioricen los requerimientos del cliente. |
El denominador común de ambas metodologías es reducir los defectos de los procesos productivos y potenciar el valor del Capital Humano como eje impulsor de la mejora
Esto se logra mediante acciones tales como:
- Reducción de tiempos y costos operativos.
- Incremento de la calidad general.
- Aplicación eficiente de los recursos disponibles.
- Eliminación de los procesos que no aportan valor agregado (desperdicios).
¿Cómo se aplica Lean Six Sigma?
Las bases conceptuales del método Lean Six Sigma radican en 3 elementos claves:
- Evento: Es un ciclo completo de producción (también se le conoce como “oportunidad”).
- Defecto: Es un evento que no cumple los requerimientos del cliente.
- DPMO: Es la tasa de defectos por número de eventos u oportunidades.
Partiendo desde esta base conceptual, el objetivo de Lean Six Sigma radica en alcanzar el menor DPMO posible. Es decir, que los eventos tengan la menor cantidad de defectos. De este modo, se logra tanto la mejora continua de los procesos de producción, como la máxima satisfacción de los clientes.
Para alcanzar dichas metas, necesitamos aplicar un enfoque proactivo de análisis y trabajo conocido como DMAIC (Acrónimo de Definir, Medir, Analizar, Mejorar y Controlar). Este enfoque, consta de 5 etapas.
Las 5 etapas del enfoque DMAIC
1. Definir el problema
En esta etapa se plantea el problema mediante una declaración de objetivos, una carta de proyecto, un requisito del cliente y un mapa del proceso.
2. Medir el proceso actual
Durante este paso, se miden los datos actuales. Si examinamos el proceso que ya está en marcha e identificamos lo que no funciona, podemos empezar a encontrar nuevas formas para hacer las cosas y aplicar mejoras.
3. Analizar la causa de los problemas
Una vez que medimos todos los datos actuales, debemos empezar a analizarlos para llegar a la causa raíz de los problemas. Este análisis de la estructura del proyecto debe continuar todo el tiempo que sea necesario.
4. Mejorar el proceso
En este paso se propondrán e implementarán soluciones, se harán las mejoras necesarias y se crearán mapas de procesos para esas nuevas soluciones. Esto nos permitirá adoptar las medidas para aplicar nuevas correcciones y seguir midiendo las mejoras.
5. Controlar
Una vez implantado un nuevo proceso, debemos seguir analizándolo e introduciendo mejoras a lo largo del tiempo.
En este paso también es importante recordar que los cambios y las mejoras sólo durarán si los colaboradores se comprometen a seguir perfeccionando y manteniendo el proceso.
Los expertos en gestión de procesos aseguran que la aplicación correcta del método Lean Six Sigma permite alcanzar un tasa de 99,9999966% de reducción de defectos. Esto equivale a solo 3,4 defectos por millón de oportunidades.
¿Cuáles son los principios clave de Lean Six Sigma?
La metodología Lean Six Sigma es válida para cualquier empresa que requiera que sus operaciones sean más eficientes, para así maximizar sus resultados, sin importar su tamaño o segmento de mercado.
Por lo tanto, el primer paso para orientarse a estos objetivos es romper los paradigmas culturales y estar dispuestos a evolucionar.
Para realizar un análisis de flujo de procesos que produzca los mejores resultados de cambio y mejora continua, los expertos recomiendan tener en cuenta 5 principios clave.
Estos principios permiten identificar con más precisión todas las áreas de mejora existentes en los diferentes ámbitos que componen la cadena productivo-operativa de una empresa.
Los 5 principios de Lean Six Sigma
1. Orientación al cliente
La experiencia de cliente tiene que ser la prioridad de la empresa. Esto implica entregar un producto en perfectas condiciones y en el momento que el cliente lo necesite, ni antes ni después.
2. Gestión orientada a la analítica:
Este principio se centra en la necesidad de minimizar el número de productos que puedan ser defectuosos, tras pasar todos los procesos de fabricación.
3. Mejora de todos los procesos como objetivo final
Implica analizar todos los procesos que forman para de la cadena productiva, para poder identificar y modificar las acciones que estén provocando errores en el producto final.
4. Involucrar a todos los trabajadores:
Los trabajadores son una parte activa y valiosa del proceso de análisis. Involucrarlos en forma constante, les hará sentir que su labor es igual de importante que cualquier otra. Esto aumentará su motivación.
5. Búsqueda de la perfección:
Este principio se enfoca en eliminar los “7 desperdicios de los procesos” identificados por el método Lean.
Estos desperdicios son los siguientes:
| Transporte |
Hace referencia a movimientos indebidos de piezas, materiales, documentación o información. Por ejemplo: Retrasos, incidentes, daños, pérdidas o devoluciones innecesarias entre compradores y proveedores. |
| Inventario | Una mala gestión de inventario genera alzas de costos que suelen alterar el normal desempeño de una empresa. Además, generan cuellos de botella y esperas innecesarias. |
| Movimiento |
Es el traslado físico de personas que operan procesos, debido a la distancia física. Por ejemplo: Búsqueda de información en directorios de carpetas o emails, movimiento de personas en una oficina para realizar un trabajo que podría ser digital, etc. |
| Espera |
Es cualquier retraso causado por la no disponibilidad de recursos, de personas o de información. Por ejemplo: Clientes que esperan respuestas por un reclamo, procesos que se retrasan por falta de coordinación interna y decisiones que no se toman por falta de datos, entre otros. |
| Sobreproducción | Consiste en hacer más de lo que el cliente necesita. O bien, en generar o gastar más recursos de los que realmente se requieren para cumplir los objetivos. |
| Sobreprocesamiento |
Es el uso ineficiente de recursos. Por ejemplo: formularios impresos con más datos de los necesarios, exceso de reuniones y redundancia de aprobaciones. |
| Defectos |
Son todas aquellas tareas mal ejecutadas y que implican «retrabajo». Por ejemplo: Registro incorrecto de incidencias, errores de código y deficiencias en el diseño de un software. |
¿Cuáles son las ventajas del método Lean Six Sigma?
En un escenario donde las empresas y organizaciones se enfrentan cada día a nuevos desafíos, como cambios en las conductas del consumidor, escasez de recursos y alzas de costos, el método Lean Six Sigma proporciona las siguientes ventajas competitivas:
- Optimización de procesos, lo que se traduce en mejor experiencia de cliente y mayor fidelidad.
- Flujos de procesos más eficientes, lo que impulsa mejores resultados finales.
- Detección y prevención de defectos, lo que reduce costos y elimina residuos.
- Mayor agilidad organizativa y mejor capacidad de adaptarse a retos diarios.
- Reducción de plazos de entrega, aumento de capacidad y mejor rentabilidad.
- Mayor compromiso del Capital Humano y aceleración en el desarrollo de las personas.
- Fortalecimiento de una cultura de excelencia operativa.
- Disminución de la variación en los métodos de trabajo, lo que facilita el seguimiento de los resultados.
Además de eso, con todas las mejoras alcanzadas, es seguro decir que también se obtiene un aumento en las ventajas competitivas en el mercado.
¿Cómo optimizar la implementación del método Lean Six Sigma con tecnología?
La aplicación detallada y correcta del método Lean Six Sigma puede demandar mucho tiempo. Sin embargo, se puede agilizar considerablemente mediante el uso de soluciones tecnológicas especializadas.
Esto permitirá que la empresa alcance la excelencia en sus actividades en un período relativamente corto, lo cual se traduce en mayores perspectivas de alcanzar un mejor posicionamiento de mercado.
DataScope es una herramienta esencial para implementar la metodología Lean Six Sigma, pues permite recopilar datos en tiempo real, lo que es crucial para medir, analizar y mejorar los procesos.
Con DataScope, puedes identificar fácilmente áreas de desperdicio y la variabilidad en tus procesos, lo que es fundamental para cumplir los principios Lean y Six Sigma.
Además, DataScope permite crear formularios personalizados para recopilar datos específicos, lo que facilita la implementación de los marcos de proyecto DMAIC (definir, medir, analizar, mejorar y controlar) y DMADV (definir, medir, analizar, diseñar y verificar).
También ofrece análisis de datos y reportes, lo que permite a las organizaciones monitorear el progreso de sus proyectos de mejora continua y tomar decisiones ágiles basadas en datos.
De este modo, DataScope facilita la implementación de Lean Six Sigma al proporcionar las herramientas necesarias para recopilar, analizar y utilizar datos que permite mejorar los procesos.
