Aplicar correctamente estas listas de trabajo en la gestión preventiva, permite trabajar mediante un ordenamiento metodológico que asegura el correcto funcionamiento de los activos críticos, así como la operatividad estratégica de toda la empresa.
Hemos visto, en oportunidad anteriores, como el éxito de una empresa se mide a partir de la conjunción de diversas variables tales como la eficiencia operativa, la presteza logística, la capacitación de su capital humano, y la modernidad de su infraestructura, entre otras.
Dentro de estos factores se encuentra la capacidad que tiene, tanto la organización como sus líderes, de asegurar el correcto funcionamiento y mantenimiento de los activos. Acciones y principios que resultan fundamentales para garantizar tanto la continuidad operativa, como el cumplimiento de las obligaciones contractuales asumidas con los clientes.
Para asegurar dicha continuidad, es necesario que los gerentes de operaciones establezcan una metodología de trabajo precisa, y estructurada sobre la base de lo que se conoce como “rutas de mantenimiento”.
A partir de ellas es posible estructurar procesos de inspección, y eventual reparación o reemplazo, de activos críticos para el posicionamiento competitivo de toda empresa.
CONCEPTOS Y VALOR ESTRATÉGICO
Pero, ¿qué se entiende exactamente por “Ruta de Mantenimiento”?
En esencia, son listas o fichas predeterminadas y generalmente asociadas con un orden de trabajo o registro de mantenimiento preventivo. En ellas se resumen diversos atributos propios de esta actividad, entre los cuales se encuentran los siguientes indicadores:
– El lugar donde debe realizarse la respectiva acción de mantenimiento.
– Los tipos de procesos de apoyo que se van realizar (como, por ejemplo, trabajos de inspección, operaciones de limpieza, o actividades de recambio de piezas, entre otras acciones posibles).
– Las habilidades requeridas para realizar las acciones de mantenimiento (si se necesita un técnico en electrónica, un especialista en automoción, o un soldador de estructuras de acero, por ejemplo).
La importancia de una ruta de mantenimiento radica, como su nombre lo indica, en su capacidad para trazar una “ruta” lógica. Es decir, para darle coherencia y orden metodológico racional a todo el proceso.
De este modo, el personal técnico encargado de realizar dicha tarea, puede actuar de acuerdo con parámetros precisos y previamente establecidos. Estos facilitarán la ejecución de la tarea, permitiendo a la organización reducir costos monetarios y el gasto de horas-hombre.
Para aplicar de manera satisfactoria una ficha de este tipo, al momento de realizarse la operación de mantenimiento, ya sea de una o de varias piezas de equipo, se debe seguir un ordenamiento lógico específico, previamente determinado.
Esto implica identificar correctamente el orden que tendrán estas rutas, traspasarlo a un documento tipo y, luego, asignarles un código respectivo. A partir de dicho código, los técnicos podrán operar en terreno, realizando las tareas respectivas de acuerdo a un orden prioritario.
COMPONENTES
A partir de este ordenamiento lógico, las hojas de ruta pueden describir los pasos individuales que el personal debe ejecutar, para que así pueda realizar en forma oportuna y eficiente las inspecciones, reparaciones y demás tareas que forman parte de toda gestión de mantenimiento eficiente.
Asimismo, en la medida que estas listas se organicen y actualicen periódicamente, será posible también contar con un stock pertinente de piezas de recambio, así como con las herramientas necesarias para efectuar el trabajo.
Del mismo modo, a partir de ellas puede determinarse en forma precisa el plazo de ejecución y finalización para cada tarea de mantenimiento. Una ventaja que, además, garantiza que el equipo técnico a cargo realice estas actividades en un lapso acotado, y sin desperdiciar recursos materiales, monetarios y humanos.
Para asegurar el cumplimiento de estos objetivos, toda ficha de ruta de mantenimiento debe estructurarse de acuerdo con los siguientes componentes esenciales:
Operación
En este campo se incluyen los códigos que describen el orden que debe tener toda la operación dentro de la ruta general de mantenimiento.
Tipo de operación
Se refiere al tipo de operación que se está realizando. Se trata de un campo prioritario y que debe ser conocido por todos, para que la empresa y sus equipos puedan organizar el trabajo de acuerdo con una calendarización precisa.
Proceso
Es el tipo de mantenimiento específico que se va a realizar. Por ejemplo, cambio de filtros, limpieza de calderas, reparación de sistemas de ventilación, inspección de correas transportadoras o reemplazo de grupos electrógenos, entre otras tareas posibles.
Estado
Indica si el registro de la operación realizada es actual, o si se encuentra en etapa de prueba.
Fecha de inicio
En este campo se especifica la fecha y hora del primer día en que empezó a ser efectiva la respectiva operación de mantenimiento.
Descripción
Se realiza una descripción detallada de toda la operación de mantenimiento, desde su inicio hasta su término, incluyendo cada uno de los pasos realizados durante ella y el resultado final.
Observaciones
Es el campo donde se ingresa cualquier información adicional que el personal de mantenimiento deba conocer. Por ejemplo, estado de la maquinaria antes, durante y después del proceso, o eventuales fallas que no hayan podido ser identificadas o reparadas durante el proceso.
Revisión
Es el campo donde se identifica la correcta revisión del documento, para alertar sobre posibles errores cometidos durante la preparación o llenado de la propia ficha. Generalmente queda a cargo del personal de supervisión superior.
Nota de revisión
Se describe detalladamente por qué se realiza la revisión.
Tipo de inspección de calidad
Se determinan los parámetros de calidad que registran los logros y criterios de aprobación de la operación de mantenimiento realizada.
Estándar
Es el valor que cataloga un registro de operación como trabajo estándar o no estándar. Por ejemplo, si se trata de una operación de mantenimiento preventivo regular, o de una acción reactiva producto de alguna contingencia.
Modelo
En este punto se identifica el modelo asociado.
EVOLUCIÓN DIGITAL
Si bien la industria tradicionalmente ha recurrido a diversas formas mecanizadas, más o menos efectivas, para realizar esta tarea, el creciente ritmo competitivo del mercado exige modernizar tanto el diseño como la implementación de las rutas de mantenimiento.
Esto implica que ya no se puede confiar sólo en planillas llenadas a mano, o en fichas de formato Excel, dado que se requiere de más tiempo para su llenado, y además están supeditadas a un alto porcentaje de error humano.
Desde este punto de vista, es necesario que las empresas modernas den pasos decididos hacia la digitalización de estos procesos, incorporando nuevas tecnologías que los hagan más eficientes.
Una gestión eficaz de las rutas de mantenimiento, a partir de su digitalización, no solo mejorará significativamente la productividad de los técnicos de campo, sino que también el mismo proceso general productivo. Con ello, se optimizará el rendimiento global de la organización y, consecuentemente, la satisfacción de los clientes o usuarios finales.
Para garantizar una correcta aplicación ágil de las rutas de mantenimiento, la industria digital ofrece actualmente diversas opciones de softwares especializados, cuyas características de diseño pueden variar, de acuerdo con las especificaciones o requerimientos de cada empresa específica.
Estos softwares profesionales permiten, por ejemplo, adjuntar firmas y comentarios sobre piezas faltantes, monitoreo en línea de componentes reemplazados, detección instantánea de fallas, y funciones o herramientas que potencian al máximo las capacidades del personal para hacer un buen trabajo.
Dichas características se traducen en ventajas decisivas en términos de agilidad, tanto en la aplicación de procesos cotidianos de mantenimiento, como en la capacidad de respuesta ante contingencias y fallas inesperadas de activos críticos.
Suponen, asimismo, una mejor plataforma de capacitación para el capital humano encargado de los procesos, el cual puede familiarizarse más y mejor con el manejo de aplicaciones digitales que, en definitiva, potenciarán de manera decisiva sus competencias y habilidades.
