La hoja de chequeo es una herramienta técnica fundamental para gestionar de forma eficiente los procesos de calidad. Gracias a su uso se pueden detectar inconvenientes a tiempo y tomar decisiones correctivas de forma rápida.
¿Qué es una hoja de chequeo?
Una hoja de chequeo es una efectiva herramienta de estudio técnico, que permite recolectar y sistematizar de forma estructurada una serie de datos asociados a un proceso o contexto particular.
La hoja de chequeo, también es conocida como:
- Hoja o lista de verificación
- Planilla de inspección
- Hoja de control
Los expertos la consideran como una de las “siete herramientas básicas” de la gestión de calidad, distinción que comparte junto con otras seis metodologías especializadas:
- Diagrama de Ishikawa o diagrama de causa-efecto)
- Diagrama de flujo
- Gráfico de control
- Histograma
- Diagrama de Pareto
- Diagrama de dispersión
¿Cuál es la función de una hoja de chequeo?
La función de una hoja de chequeo varía de acuerdo con el tipo de investigación o recolección de datos realizada.
Si contemplamos los objetivos genéricos asociados a la gestión de calidad, esta herramienta nos permite realizar las siguientes tareas:
- Seguimiento a las distintas fases de un proceso (producción, mantenimiento, logística, servicio al cliente, etc.).
- Identificación de eventuales defectos de un proceso, por tipo de producto o servicio (por ejemplo, detección de mala calidad en las terminaciones).
- Identificación de defectos de un proceso, por localización (por ejemplo, fallas en un punto específico de la cadena productiva, de logística o de posventa).
- Monitoreo de eventuales defectos de un proceso, por tipo de origen (por ejemplo, fallas en las maquinarias o en el desempeño de los trabajadores)
¿Qué tipos de hojas de chequeo existen?
Las hojas o listas de chequeo son herramientas extremadamente flexibles y modificables. Esto permite adecuar su diseño a las necesidades específicas de cada empresa.
Es gracias a esta flexibilidad que resulta difícil definir un número finito de tipos de hojas de chequeo.
De todos modos, los expertos definen ciertos usos comunes que permiten establecer tres grupos básicos:
- Hojas de localización de datos
- Hojas para registro de datos
- Hojas para revisión de datos
Estos tres grupos básicos permiten diseñar y aplicar diferentes hojas de chequeo. Las más comunes son las siguientes:
1. Hojas con escala de medición
Se utilizan para evaluar la distribución de ciertos elementos, con el objetivo de obtener una correcta distribución de frecuencia.
Este tipo de hoja se construye mediante una serie de categorías o parámetros, que también permiten trazar límites de especificación.
2. Hojas de comprobación de frecuencia
Se utilizan para definir criterios de recolección de datos de acuerdo con la cantidad de veces que se presentan.
Es decir, primero definimos las categorías a investigar, y luego recogemos los datos pertinentes, anotando el número de veces que se presentan.
3. Hojas con clasificación
Se conocen también como “hojas de verificación por tipo de defecto”. Es decir, en estas hojas definimos una serie de categorías que luego distribuimos en columnas y filas.
De este modo, los datos reunidos se clasifican de acuerdo al cruce entre cada columna y fila.
4. Hojas de control de localización
Se utilizan para determinar la ubicación de un defecto o falla, a partir del uso de uno o más esquemas de medición previamente establecidos.
¿Cómo crear una hoja de chequeo?
Tal como vimos anteriormente, no existe una regla estándar que nos indique la forma exacta de elaborar una hoja de chequeo.
Sin embargo, los expertos coinciden en que debemos tener en cuenta ciertos lineamientos básicos para alcanzar con mayor eficiencia los objetivos buscados. Especialmente en el ámbito de control de calidad.
Primer paso: Establecer el contexto de medición
En este punto planteamos los objetivos concretos de medición. Para ello, podemos recurrir al “Esquema de las 7 preguntas”:
- Qué
- Por qué
- Cuándo
- Dónde
- Quién
- Cómo
- Cuánto
Segundo paso: Crear el formato de la hoja
Es momento de diseñar el formato de acuerdo con las preguntas y respuestas que obtuvimos a partir de la aplicación del paso anterior.
Tercer paso: Recolectar los datos
Es importante ceñirnos exhaustivamente a los parámetros establecidos a partir de las preguntas “cómo”, “cuándo” y “dónde” aplicadas en el primer paso. De este modo aseguraremos que los datos obtenidos sean certeros y pertinentes.
¿Cuáles son las ventajas de las hojas o listas de chequeo?
Cuando se trabaja en procesos de calidad, recopilar datos en tiempo real es fundamental para tomar decisiones estratégicas ágiles y oportunas.
Por ello, entre algunas de las principales ventajas de las hojas de chequeo podemos identificar las siguientes:
- Almacenan datos mediante procesos simples y efectivos
- Sistematizan datos en un mismo espacio
- Se aplican a diferentes áreas dentro de una misma organización
- Agilizan la visualización de datos de alto valor
- Llevan un registro de todas las actividades realizadas y crean un historial de acción
- Facilitan la toma de decisiones centradas en hechos y evidencia concreta
¿Cómo digitalizar la hoja de chequeo?
Hasta hace poco tiempo, la mayoría de las actividades empresariales o industriales utilizaban hojas o listas de chequeo físicas (impresas o dibujadas).
Sin embargo, la necesidad de optimizar los procesos de gestión de calidad obligó a las empresas a modernizar sus procesos de recolección y análisis de datos. Un paso que hoy es esencial para consolidar la competitividad y el éxito estratégico.
Esto impulsó la implementación de nuevos programas y softwares especializados en el diseño y aplicación de hojas de chequeo digitales.
En DataScope contamos con soluciones avanzadas y específicamente diseñadas para optimizar la gestión de datos, mediante listas de verificación digitales que puedes personalizar de acuerdo con las necesidades específicas de tu empresa.
Podrás trabajar directamente con nuestras plantillas web o crear formularios personalizados para realizar inspecciones de calidad en cualquiera de las sedes de tu empresa.
¿Qué puedes lograr con un software especializado en control de calidad?
- Realizar controles de calidad con fotografías, ubicación GPS, firmas digitales, lectura de códigos QR y más
- Programar auditorías y organizar controles de calidad
- Asignar tareas al personal ubicado en cada una de las instalaciones de tu empresa
- Conectar de forma segura tus datos con tus programas favoritos
- Completar listas de verificación sin tener conexión a internet
- Obtener reportes completos sobre el estado de cada inspección, y tomar decisiones estratégicas.
- Implementar acciones de mejora contínua en base a los datos recopilados
