Para potenciar la eficiencia operativa, se requiere una estrategia de mejora continua, que motive constantemente a equipos y líderes, entregándoles nuevas herramientas digitales que mejoren su desempeño y agilicen su capacidad de respuesta ante los desafíos y constantes cambios que caracterizan al mercado moderno.
El éxito de las empresas se sustenta en una serie de pilares básicos, que incluyen desde el cuidado de su capital humano y activos físicos, hasta el desarrollo y ejecución eficiente de planes, procesos y tareas.
Todo ello con el objetivo de orientarse en forma permanente y satisfactoria al logro de objetivos que les permitan conquistar un posicionamiento competitivo, en sus respectivos mercados objetivos.
Alcanzar estas metas no depende del azar, sino que implica un trabajo metódico, organizado y constante. En especial cuando se trata de optimizar tareas tan importantes como, por ejemplo, la seguridad laboral, los controles de calidad, las órdenes de trabajo y las inspecciones periódicas.
En otras palabras, se requiere diseñar, implementar y monitorear procesos operativos eficientes, que impliquen alcanzar los objetivos en el menor tiempo posible, optimizando al máximo los recursos disponibles.
Pero también, sin descuidar la excelencia en la gestión, la seguridad del personal y de las instalaciones, la calidad del producto o servicio final, y la satisfacción del cliente.
En otras palabras, para alcanzar el éxito se requiere de eficiencia operativa.
¿Qué entendemos por eficiencia operativa?
Técnicamente, la eficiencia operativa es la capacidad de un equipo para entregar un producto o servicio de calidad, con la menor cantidad de recursos posibles, y sin perder la seguridad y la excelencia en el desempeño de las tareas.
Para medir en forma concreta la eficiencia operativa de un equipo o empresa, debemos calcular la relación entre lo que se invierte en el desarrollo de un proyecto (recursos), y los resultados obtenidos (productos).
Esto implica definir con claridad los siguientes conceptos:
- Los recursos son los elementos invertidos para lograr el éxito de un proyecto. Por ejemplo, dinero, personas, materias primas, herramientas, infraestructura, horas de trabajo, etc.
- Los resultados, son los entregables que esperamos producir al finalizar un proyecto. En otras palabras, es el objetivo que nos proponemos alcanzar mediante el desarrollo de un proyecto. Por ejemplo, edificios, alimentos, equipos electrónicos, servicios de consultoría, etc.
¿Qué pasos debemos dar para optimizar la eficiencia operativa?
Optimizar la eficiencia operativa de una organización brinda múltiples beneficios.
Por ejemplo:
- Incrementa la seguridad global de las operaciones.
- Reduce los costos generales de producción.
- Mejora el cuidado de los activos y las tareas de mantenimiento.
- Disminuye la probabilidad de error en los controles de calidad.
- Aumenta la rentabilidad general de la empresa.
Sin embargo, para alcanzar estos beneficios se requiere aplicar un marco de acción que permita incrementar los niveles de eficiencia operativa de los equipos de acuerdo con la cultura organizacional y las necesidades específicas de cada empresa.
Para ello, los expertos en gestión de procesos recomiendan seguir siempre los siguientes pasos:
A. Establecer un punto de referencia
Es importante realizar un diagnóstico e identificar previamente las principales funciones o tareas que esperamos optimizar dentro de la empresa (gerencias, jefaturas de área, liderazgos de departamento o cargos específicos, entre otras diversas opciones).
Para ello es importante conocer cuáles son los objetivos que intentaremos alcanzar, y qué indicadores clave de rendimiento (KPI) o métricas utilizaremos para hacer seguimiento a las tareas estipuladas.
Esto nos ayudará también a identificar los resultados de referencia que luego usaremos para calcular la eficiencia operativa.
B. Estandarizar procesos
Una vez identificados los cargos o equipos que necesitamos intervenir, se definen los procesos específicos que nos permitirán aumentar la eficiencia operativa. En este punto es importante plantearse las siguientes preguntas:
- ¿Qué porcentaje del trabajo del equipo se repite con frecuencia (por ejemplo, tareas administrativas, logísticas u operativas)?
- ¿Todos los miembros del equipo realizan sus tareas de la misma manera?
- ¿Podemos identificar algún cuello de botella que ralentice los procesos actuales?
Esto nos permitirá identificar:
- Tareas que se repiten con frecuencia (por ejemplo, el llenado manual de formularios en papel)
- Funciones que se duplican entre el personal (por ejemplo, solicitar dos o más veces una misma autorización)
- Procesos que generan retrasos (por ejemplo, almacenar planillas impresas en lugar de trabajar con formularios digitales en dispositivos móviles).
La estandarización de procesos nos ayuda, asimismo, a identificar oportunidades para la digitalización y automatización de procesos.
Este paso forma parte esencial de la eficiencia operativa, dado que agiliza tiempos, ahorra recursos, reduce la probabilidad de errores y mejora los tiempos de respuesta ante cambios de escenario.
C. Acompañar al equipo de trabajo
La incorporación de nuevos procesos estandarizados, en especial si son digitales, genera un cambio positivo en el flujo de trabajo. Pero también puede traducirse en mayor carga de trabajo.
Por lo tanto, a medida que avanza el proceso, debemos supervisar oportunamente la distribución de tareas entre el equipo, para así no provocar agotamiento entre sus integrantes.
Es importante recordar que todos los cambios requieren un período de adaptación, y la eficiencia operativa no es la excepción. Por ello, es importante brindar a los integrantes del equipo el tiempo necesario para que se adapten a las nuevas tareas.
Si el equipo comienza a sobrecargarse debido a los nuevos flujos de trabajo, hay que modificar el proceso para evitar que el cansancio afecte la producción. En este punto es importante implementar mejoras continuas, porque ayudarán a lograr más eficiencia operativa.
D. Establecer nuevos objetivos
Una vez que se estandarizan los nuevos procesos debemos comparar los actuales resultados de producción del equipo, con los anteriores. Si el resultado es positivo, significa que la estrategia de optimización funcionó correctamente.
Ese es el momento, entonces, de establecer nuevos objetivos para el equipo. Pues la esencia de la eficiencia operativa radica en orientarse permanentemente a la mejora continua y a la búsqueda de nuevos desafíos motivadores.
Esto significa iniciar el proceso una vez más, para seguir aumentando poco a poco la eficiencia del equipo.
Sin embargo, siempre hay que considerar un período prudente de espera para evitar las sobrecargas de trabajo y el desgaste innecesario de los colaboradores.
¿Qué beneficios aporta la eficiencia operativa a la competitividad empresarial?
Mejorar la eficiencia operativa no es un proceso sencillo, sino que requiere tiempo, dedicación y esfuerzo.
Los resultados, sin embargo, son muy importantes para las empresas, pues permiten alcanzar los siguientes beneficios:
Ahorra tiempo
La implementación de un proceso nuevo y más eficiente ayuda a ahorrar tiempo y a responder con agilidad a los desafíos de un entorno cambiante.
Si bien no es un cambio instantáneo, los resultados a largo plazo superarán las expectativas y se traducirán en mejor competitividad y posicionamiento de mercado.
Minimiza el riesgo de error
La optimización de la eficiencia operativa permite agilizar la tareas presentes y pendientes, minimizando el margen de error, en especial si parte de la estrategia considera automatizar y digitalizar procesos.
Reduce la dispersión de tareas
Gran parte de la jornada laboral se diluye en tareas no esenciales, como obtener aprobaciones redundantes, buscar información innecesaria o comunicar el estado del trabajo a más de una jefatura.
Reducir esta dispersión le brindará al equipo la oportunidad de dedicar más tiempo a sus tareas críticas, y centrarse así en el logro de sus objetivos.
Redistribuye positivamente el trabajo
Los trabajadores estarán menos abrumados, se evitará el agotamiento y el equipo podrá hacer el trabajo indicado dentro de los plazos establecidos.
El valor de la tecnología para incrementar la eficiencia operativa
Todos los puntos expuestos permiten concluir que optimizar la eficiencia operativa es un objetivo primordial para toda organización.
Sin embargo, para alcanzarla en plenitud se requiere un conjunto de acciones ágiles y continuas, destinadas a identificar tanto fortalezas, como debilidades y oportunidades.
Solo de este modo se optimizará la resolución de conflictos y problemas, así como la toma de decisiones a corto, mediano y largo plazo.
Para lograr este objetivo es indispensable adoptar tecnologías que permitan implementar cambios concretos como, por ejemplo, agilizar el desempeño en terreno de los equipos de mantenimiento y control de calidad, mediante formularios digitales que operen directamente en sus dispositivos móviles.
Estas tecnologías ayudarán a optimizar la eficiencia operativa, mediante la automatización y agilización de procesos claves en todas las áreas y departamentos de la empresa.
Las nuevas herramientas digitales también mejorarán el desempeño de jefes, directivos y operarios, orientándolos permanentemente al logro de sus actividades, mejorando la productividad de la empresa y evitando la dispersión de esfuerzos.
Estas fortalezas de la tecnología se reflejan en 5 ventajas decisivas para la eficiencia operativa:
Automatización de procesos e integración de sistemas
La automatización facilita la gestión de las operaciones y optimiza los procesos; mientras que la integración elimina el trabajo innecesario y la duplicación de tareas.
Fomento de la colaboración y el trabajo en equipo
Las nuevas tecnologías conectan en tiempo real a todos los integrantes del equipo. Esto motiva y potencia el trabajo colaborativo, así como la orientación al logro de los objetivos comunes.
Acceso completo y oportuno a la información
Contar con plataformas y aplicaciones que gestionan grandes cantidades de datos, garantiza a todo el equipo acceso inmediato y oportuno a la información.
Esto agiliza procesos, ayuda a identificar riesgos, optimiza la búsqueda de soluciones y mejora la toma de decisiones.
Elimina tareas improductivas
El apoyo tecnológico mejora la gestión de tareas y agiliza la comunicación entre distintas áreas y equipos.
Esto contribuye a eliminar actividades sin valor y se aprovecha el tiempo en tareas realmente productivas e importantes para el core de negocio.
Comunicación ágil y eficiente
La tecnología móvil es esencial en la gestión empresarial, porque permite comunicación instantánea entre los integrantes de un equipo.
Esto agiliza operaciones críticas, como inspecciones de seguridad o controles de calidad, y ayuda a completar proyectos de forma más rápida y eficiente.
En DataScope sabemos que la tecnología, hoy más que nunca, brinda un aporte esencial para la eficiencia operativa de las empresas. Por ello, estamos preparados para entregar apoyo vital en la digitalización de procesos críticos como inspecciones de seguridad, controles de calidad, emisión de órdenes de trabajo e inspecciones periódicas, entre muchas otras.
Nuestras plantillas y formularios digitales simplifican múltiples tareas y operaciones que incrementan significativamente la eficiencia operativa de cualquier empresa, sin importar su tamaño o sector.
De este modo contribuimos a alcanzar mejores resultados y a consolidar un exitoso posicionamiento de mercado.
