En la vida moderna, el tiempo es precioso, por lo que debes gastarlo sabiamente. En los negocios, el tiempo es realmente importante y cada problema debe resolverse rápidamente. Puedes estar sentado en tu escritorio, cuando tu jefe solicita un proyecto que fue descartado hace un par de años. ¿Cómo encontrar ese archivo sin perder el día completo revisando un montón de archivos viejos? La respuesta es sencilla: con estructuras organizadas de archivos y carpetas.
¿Cómo organizar tus archivos?
Organizar archivos en tu computador es como organizar cualquier otra cosa. Las estructuras de las carpetas pueden ayudarte, ya que son la forma en que se organizan carpetas y archivos en un computador. La estructura empieza con las carpetas principales como las Carpetas 1, 2 y 3 y las Subcarpetas 1B y 1B-1 a continuación. Las carpetas y subcarpetas pueden mantener sus archivos organizados de manera lógica.
La mejor estructura de carpetas es la que imita la forma en que trabajas. Navegar por las carpetas y buscar archivos debe ser intuitivo. Si su método de organización es tedioso, será difícil para el resto de tu equipo seguir la estructura. Para proyectos de la empresa, elige algo que funcione bien para todos en el equipo.
4 estructuras de carpetas efectivas para organizar archivos
El primer paso para crear una estructura de carpetas efectiva es establecer cuáles serán las carpetas principales. ¿Deseas simplemente crear una nueva carpeta para cada proyecto? O puede organizarte por tiempo, con carpetas y subcarpetas para cada año y mes.
Una vez que haya resuelto cuáles serán las carpetas de nivel superior, es hora de organizar tus subcarpetas.
Carpetas de archivos organizadas por proyecto
Los nombres de las carpetas actúan como etiquetas de palabras claves y agregan un nivel adicional de organización. Si ordenas las carpetas por nombre, se ordenarán automáticamente por fecha y luego por tipo de proyecto. Si buscas por nombre de productos o servicios, tus carpetas deberían aparecer fácilmente.
Carpetas organizadas por fechas
Puedes tener 3 tipos de carpetas: carpetas en progreso, de trabajos y proyectos que aún estás realizando, carpetas finalizadas y de archivo.
En progreso: Aquí debe guardar todos los archivos en los que está trabajando actualmente.
Finalizadas: Incluye todo lo listo y terminado.
Archivos: aquí puedes poner cualquier cosa que no se ajuste a la carpeta en progreso o finalizada, como notas, tormentas de ideas, investigación y otra información variada.
Esta estructura de carpetas es particularmente útil si estás trabajando en un proyecto con varias piezas o para equipos que trabajan en un proyecto donde muchas personas están realizando la misma tarea.
Carpetas «Año» o «Cliente»
Crear carpetas para cada cliente podría ser una buena opción. Si tienes una cantidad alta de recibos por gastos comerciales, ordenarlos en carpetas por año o mes podría ser una solución simple y efectiva.
Etiquetado
En lugar de crear estructuras de carpetas, también puedes intentar etiquetar archivos. El beneficio del etiquetado es la capacidad de agregar múltiples etiquetas a un archivo, por ejemplo, una factura para el Cliente XYZ con una etiqueta de «factura» y una etiqueta de «Cliente XYZ» puede ser encontrada rápidamente, de manera que puedes ver todas las facturas juntas o todos los archivos relacionados con «Cliente XYZ» juntos, dependiendo de tu consulta. Al usar etiquetas, no es necesario que cuentes con un esquema de organización jerárquico.
Sincronización de archivos
Si sincronizas tus archivos con OneDrive, Dropbox, Box o Google Drive, puede usar Zapier para crear tus estructuras de carpetas. El primer paso, en este caso, es decidir cuándo necesitarás crear nuevas carpetas. Si lo haces cada vez que comienzan nuevos proyectos, es recomendable configurar un Zap para ver su aplicación de gestión de proyectos para un nuevo proyecto. Si deseas crear nuevas carpetas cada mes o semana, usa la herramienta de programación de Zapier para crear carpetas en una fecha determinada.
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