¿Quieres disminuir el uso de papel en tu empresa? Aquí hemos seleccionado unos pasos que pueden ser de gran utilidad para conseguir una oficina libre de papel.
Eliminar o reducir el uso del papel en las oficinas, además de mejorar los procesos, incrementa la productividad y disminuye los costos.
En una época donde la tecnología ha logrado que nos contactemos con el mundo desde nuestro Smartphone, parece inverosímil que aún continuemos usando papel en muchas de nuestras actividades diarias. Hoy en día, estamos acostumbrados a manejar contenidos digitales (música fotografía, series de televisión) pero la digitalización de documentos no es aún una práctica generalizada en el entorno laboral y empresarial. Actualmente, casi todas las empresas tienen acceso a computadoras y dispositivos móviles, ¿por qué entonces continuamos llenando nuestras oficinas de papel? Las razones claves para seguir usando papel se encuentran en los desafíos asociados con la gestión del cambio y la digitalización. A muchas personas le gusta mantener una copia física de los documentos con que trabajan.
¿Por qué debes reducir el uso del papel en tu empresa?
La oficina sin papel es un objetivo que cada día más empresas intentan alcanzar, y que ofrece muchas ventajas más allá del ahorro de costos y de la reducción de la huella de carbono de una empresa.
Se calcula que, si una empresa dedica un total de dos horas a trabajar con documentos, un empleado usa en promedio unas 10.000 hojas de papel al año (cifra entregada por Paper Facts Printing Facts). Por eso es tan importante empezar a usar soluciones y herramientas que mejoren tanto el acceso, como el manejo y la localización de la información. Cómo sea, cualquier cambio en el proceso comercial tomará tiempo y requerirá un cambio gradual en la cultura de la empresa.
Más allá del impacto medioambiental positivo que tiene la reducción del consumo de papel por parte de las empresas, existen numerosas ventajas derivadas de la digitalización de documentos.
Algunas de ellas son:
Mayor eficiencia en la gestión documental
La información es más fácilmente accesible y es más fácil trazar el origen de documentos digitales, y saber quién los ha modificado y cuándo.
Mayor seguridad de la información
La seguridad de la información que se almacena en formato digital es muy superior a la seguridad de los documentos que se archivan en papel.
Reducción de gastos
La digitalización de documentos tiene un impacto directo en la reducción de gastos no sólo porque ya no se compra tanto papel, sino porque se ahorra también en mantenimiento de las impresoras y en la compra de tintas y recambios.
Optimización del espacio
La notable reducción del espacio de almacenamiento que trae consigo la digitalización y/o reducción del uso de papel da paso a oficinas más limpias y ordenadas.
Mejora notable del entorno de trabajo
Las empresas que optan por la digitalización de sus documentos mediante la implantación de un adecuado software de gestión documental obtienen a cambio grandes beneficios, tales como: mayor espacio físico libre, rapidez en las búsquedas de documentos, mejor organización de la documentación lo que se traduce en menos tiempo empleado en la búsqueda de documentos y en la reducción del nivel de estrés.
¿Cuáles son los pasos a seguir para reducir el uso del papel en tu oficina?
Elige una estrategia
Puede que desees escanear y digitalizar todos los documentos anteriores o realizar la transición a un sistema sin papel desde una fecha determinada para seguir adelante en el futuro. La primera opción necesitará mayor tiempo y recursos. Idealmente deberías decidir con tu equipo cómo organizar los archivos electrónicos y poner en marcha un proceso de escaneo continuo para que todos los documentos futuros sean digitalizados.
Asigna un presupuesto
Una vez que hayas decidido un tipo de transición a una oficina sin papel, la segunda cosa a considerar será su presupuesto asignado a este proyecto.
¿Cuánto te costará hacer la transición? ¿Crees que necesites aumentar el espacio de almacenamiento en tu computador o buscar soluciones en la nube? ¿Necesitarás comprar más escáneres? ¿Cuál será el costo de eso? El presupuesto deberá incluir todos estos gastos.
Decide dónde vas a almacenar la información
Si ya has decidido que tus archivos físicos ahora se convertirán en archivos digitales, la pregunta que surge inmediatamente es ¿dónde almacenarás esos archivos digitales? ¿Se guardarán en tu red o en la nube? Esta selección va a depender de tus necesidades y recursos.
Familiarizarse con herramientas digitales
Para dejar atrás el papel es esencial tener conocimiento de las herramientas de gestión documental y facturación electrónica existentes en el mercado que ayudan a administrar, clasificar y guardar documentos con todas a las medidas de seguridad necesarias.
Antes de comenzar esta transformación, es importante contar con el software y el equipo adecuados para que la transición se realice sin mayores inconvenientes. Puede que eliminar completamente el uso del papel nos tome años o décadas, pero su reducción tendrá un impacto significativo en nuestras finanzas, en nuestra gestión y en el medio ambiente.
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