Los softwares de inspecciones permiten verificar el cumplimiento oportuno y eficiente de las tareas destinadas a asegurar el logro de los objetivos de corto y largo plazo.
Es una herramienta específicamente diseñada para analizar las condiciones en las que se realiza una determinada tarea.
En otras palabras, permite detectar cualquier anomalía de gestión, operación, mantenimiento, equipamiento o infraestructura, que pueda provocar, por ejemplo:
- Detención de la cadena productiva.
- Daños o destrucción de la propiedad de la empresa.
- Incumplimiento de las normas de seguridad y salud en el lugar de trabajo.
- Accidentes o enfermedades laborales, entre otras contingencias.
¿Por qué son importantes para las empresas?
Los software de inspecciones están específicamente pensados para verificar el cumplimiento adecuado de todas las tareas cruciales para la continuidad operativa.
Para tales efectos, cuentan con diversas funcionalidades que permiten detectar todas las anomalías capaces de impedir o demorar la productividad.
Estas anomalías pueden ser hallazgos, no conformidades o riesgos laborales, entre los cuales se encuentran:
- Alteraciones en los procesos normales de la empresa.
- Deterioro de maquinarias y equipos.
- Impactos negativos en la salud de los trabajadores.
- Alertas de riesgos de seguridad.
- Daños ambientales efectivos o potenciales.
Los softwares de inspecciones permiten detectar a tiempo estas situaciones, corregirlas y prevenir sus consecuencias, tanto para los trabajadores como para la empresa.
Del mismo modo, ayudan a diseñar estrategias de mejora continua, las cuales deben estructurarse a partir de las siguientes bases:
- Realizar evaluaciones de desempeño a trabajadores, jefes y directivos.
- Detectar situaciones anómalas que afecten la seguridad, rendimiento y productividad general.
- Determinar acciones correctivas.
- Hacer seguimiento a las correcciones efectuadas y evaluar su efectividad real.
- Volver a realizar correcciones en caso de ser necesarias.
- Determinar el impacto de los cambios introducidos en los métodos de trabajo.
- Optimizar continuamente los procesos y procedimientos.
Beneficios de contar con un software de inspecciones
Estos softwares son una herramienta muy útil para recolectar y analizar información destinada a establecer planes de acción de corto o largo plazo.
Asimismo, permite definir estrategias de mejora continua y priorizar las acciones más urgentes de cada una de ellas.
Algunos de sus beneficios más trascendentes, son los siguientes:
- Mejoran la comunicación al interior de la organización.
- Permiten detectar riesgos a tiempo.
- Facilitan la implementación de medidas correctivas.
- Aumentan la productividad y eficiencia general.
Todo esto se traduce en las siguientes ventajas estratégicas:
1. Mejor cumplimiento normativo
Contar con un software de inspecciones ayuda a cumplir normativas locales e internacionales, lo que garantiza el funcionamiento óptimo de la organización.
2. Mayor excelencia operacional
Verificar y corregir anomalías permite alcanzar alto nivel de fiabilidad operativa, y maximizar la eficiencia de los equipos.
Consecuentemente, las actividades se organizan de mejor forma, lo que facilita el seguimiento de tareas, e impulsa la mejora continua.
3. Mejor reputación e imagen pública
Los software de inspecciones ayudan a impulsar la excelencia de servicio, lo que a su vez se traduce en mayor porcentaje de satisfacción de clientes.
4. Seguridad optimizada
Verificar la presencia de anomalías y corregirlas a tiempo, permite contar con un lugar de trabajo más seguro y productivo.
¿Qué debe tener un buen software de inspecciones?
Para aprovechar al máximo todas estas ventajas, es indispensable que un software de inspecciones tenga las siguientes características:
1. Facilidad de uso
El software debe ser simple de ocupar, para así garantizar que todas las personas de la empresa lo puedan utilizar. Esto eficientiza y agiliza los diferentes procesos de inspección.
2. Adaptabilidad
Otro punto importante es que el software tenga la capacidad de adaptarse a los diferentes procesos de cada organización, permitiendo crear diferentes tipos de formularios y listas de verificación.
3. Capacidad de integración
Otra característica indispensable es que tiene que tener la capacidad de importar y exportar información a otras plataformas utilizadas por la empresa, tales como CRM, ERP y plataformas BI.
4. Base de datos accesible
También es importante que generen una base de datos accesible y en la nube para poder acceder a esa información en tiempo real.
5. Operatividad móvil
Una funcionalidad muy importante es que deben poder funcionar en celulares, tablets y otros dispositivos móviles, para poder facilitar la realización de inspecciones en terreno.
Esta funcionalidad permite:
- Agilizar la aplicación de listas de verificación.
- Reducir la dependencia de información manual y eliminar el papel.
- Optimizar los tiempos de trabajo.
- Minimizar y mitigar el riesgo de errores.
6. Establecer geolocalización
La funcionalidad GPS permite conocer la ubicación exacta del lugar donde se realizan las inspecciones, aun cuando sean localidades muy apartadas.
7. Generar reportes
También, es indispensable que pueda emitir informes automáticos a partir de la información recopilada. Esto permite tener datos fidedignos que ayudan a tomar decisiones oportunas. Así como también, la posibilidad de compartir estos reportes con las áreas o clientes interesados.
8. Operar incluso sin cobertura de red
Un software de inspecciones debe seguir trabajando, incluso en zonas donde no haya conexión a internet.
En estos casos, la app debe almacenar los datos recopilados, y sincronizarlos con el servidor de la empresa, cuando se recupere la conexión.
9. Gestionar tareas de forma remota
Otro aspecto a considerar cuando se elige un software para inspecciones es que permita planificar y gestionar tareas a trabajadores en terreno.
Esto incluye, por ejemplo, las siguientes tareas:
- Asignar equipos para la resolución de anomalías o contingencias.
- Revisar el progreso de las distintas acciones programadas.
- Comunicarse en tiempo real con los equipos en terreno.
- Verificar la finalización exitosa de cada inspección.
10. Configurar permisos de usuarios
Cuando se trabaja con plataformas digitales, es importante tener la posibilidad de configurar permisos de uso a los diferentes usuarios. Así, solo el personal debidamente autorizado puede acceder a la información recopilada. Esto evitará la pérdida y difusión de datos sensibles.
Optimiza tus inspecciones con DataScope
Seleccionar el software de inspecciones más apropiado para tu empresa, es mucho más que una simple tarea administrativa.
También implica poner en práctica estrategias vitales para generar valor agregado a tus operaciones, lo que aumenta la productividad general de toda la organización.
Al mismo tiempo, te ayuda a priorizar la resolución de problemas mediante acciones sencillas y directas, que agilizan el flujo de las tareas cotidianas e impulsan la mejora continua.
El software especializado en inspecciones de DataScope te brinda cada una de estas ventajas, mediante un solución ágil, intuitiva y adaptada a las necesidades de tu empresa.
Con DataScope podrás, por ejemplo:
- Realizar inspecciones en terreno con checklists dinámicos, fotografías, ubicación GPS, firmas digitales, lectura de códigos QR y otras diversas funcionalidades.
- Descubrir y notificar en forma automática todas las no conformidades e incidencias.
- Asignar equipos responsables de resolver las contingencias o anomalías detectadas.
- Monitorear constantemente el avance de las tareas de resolución.
- Recolectar datos incluso sin conexión a internet y sincronizarlos al recuperar la señal.
- Programar inspecciones, enviar notificaciones a los inspectores que trabajan terreno y monitorear el cumplimiento de las tareas de seguimiento.
- Comunicarte en cualquier momento con el equipo de inspectores en terreno, mediante el chat de la app, para conocer el estado de las inspecciones en curso.
- Firmar documentos de forma digital y asegurar todas las firmas con respaldo de la Dirección del Trabajo de Chile.
