Su diseño modular y sus características de mayor seguridad, accesibilidad y orden en el almacenamiento de datos, constituyen una valiosa ventaja en términos de responder con mayor agilidad y rapidez a los requerimientos del mercado.
La necesidad de adaptarse ágilmente a los constantes cambios de un mercado dinámico y competitivo, exige que las empresas sean capaces de recolectar, gestionar y analizar con más eficiencia un enorme volumen de información vital para el logro de sus objetivos estratégicos.
Por ello, en un escenario cada vez más saturado de actores que pugnan por alcanzar el mejor posicionamiento, es esencial contar con un sistema de gestión empresarial que brinde ventajas competitivas sólidas, más allá del tamaño o público objetivo de la empresa. Y no sólo se trata de cambiar simples herramientas productiva, sino de cumplir una condición básica para la supervivencia.
La clave radica, entonces, en implementar softwares especializados de gestión, que ayuden a optimizar el rendimiento de los recursos organizacionales y a reducir costos. Metas que hoy posicionan a los sistemas ERP como la herramienta precisa para cumplir dicha tarea.
Características y funcionalidad de un ERP
Un software de Planificación de Recursos Empresariales o ERP (siglas de su nombre en inglés Enterprise Resource Planning), es un conjunto de aplicaciones integradas, que permiten automatizar la mayoría de las prácticas de negocio relacionadas con los aspectos operativos o productivos de una empresa.
En otras palabras, facilitan y centralizan la información de todas las áreas que componen una organización, incluyendo por ejemplo, recursos humanos, marketing, servicios, producción, compras, logística, contabilidad, finanzas, proyectos y servicio al cliente, entre otras.
Esta característica se basa directamente en la modularidad y escalabilidad de los software ERP. Es decir, brindan la posibilidad de implementar todas las funcionalidades que necesita una empresa, sin realizar grandes inversiones adicionales, ni poner en riesgo su desarrollo y crecimiento futuro.
Dicha arquitectura de diseño ha sido especialmente planeada y diseñada para que todos los componentes del sistema interactúen libremente entre sí. Ello consolida cualquier operación que se realice a través de la plataforma, y centraliza en una sola base de datos la información generada.
La gran ventaja funcional de los ERP radica en que pueden organizar toda la data en diversos módulos (que pueden cambiar o ampliarse a partir de las características y el desarrollo específico de cada empresa). Entre estos módulos pueden mencionarse, por ejemplo:
- Gestión de stocks
- Control y gestión comercial y de ventas
- Operaciones logísticas
- Gestión financiera
- Integración con emisión de documentos tributarios electrónicos
- Gestión de ventas
- Gestión de personas
- Informes
Tal diseño permite centralizar toda esta información en un punto al que pueden acceder todas las áreas de la empresa. Ello facilita la gestión y análisis de datos, evitando la duplicidad y facilitando la fluidez de información crítica para el desarrollo del core business.
Esta característica es muy importante, porque si bien las empresas están divididas en distintos departamentos, todos dependen unos de otros. Por ende, es necesario que actúen en forma conjunta para orientarse al logro de los objetivos comunes.
De este modo, mientras más sincronizados y alineados estén los departamentos, más eficientes serán para ejecutar sus respectivas tareas y contribuir a la productividad general de la empresa.
De todos modos, para implementar exitosamente un ERP se requiere de una consultoría previa que analice el modelo empresarial existente, así como su respectiva estrategia, los procesos que lo rigen y los flujos de información generados entre los distintos departamentos. Solo de esa manera se aplicará un cambio productivo y exitoso.
Principales ventajas de un ERP
Este conjunto de funcionalidades brinda un amplio abanico de beneficios a las empresas. Entre estos se pueden mencionar los siguientes
- Optimiza los procesos de gestión
La coherencia, homogeneidad de datos e interacción que se alcanza entre las distintas áreas de la empresa gracias al uso de una herramienta única, mejora el desempeño completo.
- Mejora la toma de decisiones
La centralización de la información, aumenta su calidad y la disponibiliza en tiempo real, lo cual agiliza y mejora los tiempos de respuesta.
- Incrementa la seguridad de datos
Como toda la información crítica de la empresa está en un solo contenedor (o base de datos), se facilitan y simplifican las labores de mantenimiento, respaldo y protección.
- Brinda modularidad y escalabilidad
Una buena solución ERP cubre las necesidades del momento, y además dispone de módulos adicionales que pueden ser desplegados o incorporados en cualquier momento.
- Se adapta a las necesidades reales
Estos softwares se configuran de acuerdo con las características propias de cada empresa, aunque durante esta fase deben analizarse en profundidad los principales procesos del core business.
- Ofrece mayor control y trazabilidad
Los ERP registran todas las interacciones diarias, incluyendo datos de área y/o usuario logeado, lo que permite realizar seguimientos o auditorías exhaustivas de cada dato, proceso o documento.
- Incrementa la automatización
Las tareas periódicas o repetitivas (sean informes, seguimientos o reclamos), pueden automatizarse para optimizar el uso de recursos y enfocarlos en las acciones más productivas.
Todas estas ventajas refuerzan la idea de que un software ERP no busca cambiar la forma de trabajar, sino que brinda respuestas más rápidas y eficientes en el menor tiempo posible. Ventaja fundamental para consolidar un posicionamiento exitoso en un mercado cada vez más ágil, dinámico y exigente.
Principales ERP presentes en el mercado
El uso de un software ERP representa mucho más que la implementación de una herramienta tecnológica. Implica adentrarse con propiedad en una nueva era de agilidad y transformación cultural, que permite trazar mejor la planificación estratégica y, asimismo, anticipar escenarios de contingencia.
Dichas ventajas facilitarán la planificación a largo plazo, así como la capacidad de la empresa para diseñar e implementar estrategias de resolución de problemas y conflictos. Además, ayudará a potenciar aquellos departamentos más débiles en su desempeño, y brindará mejores oportunidades de éxito conjunto.
Actualmente, el mercado informático ofrece diversas opciones de programas ERP, que pueden adaptarse con mayor o menor facilidad a las características de cada empresa. Algunas de las alternativas existentes son las siguientes:
SAP
Este software utiliza un sistema de información seguro, con actualizaciones constantes, y cuyo objetivo es acelerar la resolución de problemas en los procesos de compras, servicios, producción, finanzas, ventas y recursos humanos. Integra SAP con DataScope.io aquí.
Oracle
La firma estadounidense comercializa un ERP que gestiona desde la contabilidad hasta la emisión de informes. Ofrece, asimismo, la opción de trabajar en un sistema híbrido instalado en una nube propia. Integra Oracle con DataScope.io aquí.
TOTVS
Esta multinacional brasileña ofrece servicios ERP a diferentes empresas. Entre sus principales características se cuentan control financiero y fiscal, supervisión de actividades administrativas, y análisis y estimación del Retorno de Inversión (ROI).
Tiny ERP
Este sistema se orienta a las tiendas virtuales y pequeñas empresas. Su objetivo es incrementar la eficiencia de los procesos internos, ofreciendo acceso a métricas relevantes y gráficos automatizados.
Cuenta Blue
Es un software ERP de alto protagonismo en el mercado de Brasil. Permite su integración con otras plataformas como CRMG, así como pagos y automatización de marketing.
SIGE Cloud ERP
Es uno de los ERP más completos del mercado, dado que cuenta con diferentes modelos y planes útiles para cualquier tipo de empresa o negocio.
Microsoft Dynamics
Sistema que trabaja directamente en la nube de Microsoft. Su gran diferencia radica en que cuenta con CRM integrado y además puede acoplarse totalmente con los productos de la suite Office.
Estos sistemas también pueden integrarse con las distintas soluciones de gestión e inspección que DataScope ofrece hoy en el mercado, lo cual brinda mayor funcionalidad a las operaciones y permite abrir mayores oportunidades de canalizar exitosamente el desempeño de los diversos departamentos de la empresa.
