Monitorear continuamente y buscar formas de mejorar las operaciones en el lugar de trabajo puede ayudar a que una organización se mantenga sus finanzas estables y siga entregando productos y servicios de alta calidad. Un empresario debe controlar las operaciones en el lugar de trabajo para que pueda desarrollar estrategias que permitan mejorar los procedimientos y protocolos. A medida que un negocio aumenta sus ventas o su tamaño, la tarea de monitoreo se vuelve más importante y complicada.
El monitoreo de las operaciones requiere supervisión desde la gerencia y feedback de los empleados y de los clientes. Proporcionar instrucciones específicas a los empleados puede ser de gran utilidad, ya que puede conducir a una mejor gestión del tiempo y a un aumento en la productividad.
Para mejorar las operaciones en el lugar de trabajo es necesario realizar un análisis de la información recopilada que permita identificar los problemas subyacentes y encontrar soluciones y los métodos para gestionarlos. Aquí detallamos algunos pasos clave para monitorear la calidad de tus operaciones productivas y comerciales y, desde este modo, asegurar que tu organización siga siendo competitiva.
Medida del rendimiento operativo
Para medir la compañía de rendimiento de su empresa de manera efectiva, necesita establecer indicadores que le permitan conocer los resultados y cómo hacer los ajustes adecuados cuando sea necesario. Cada área dentro de la compañía tiene sus propios mecanismos, necesidades y recursos. Es importante tener un análisis de cómo se desempeña cada área separada para lograr sus objetivos específicos.
Recopila información relevante
Hay muchas maneras de recopilar datos a través de monitoreo y encuestas regulares. Muchas empresas utilizan software de gestión de retención de clientes (CRM). Las capacidades de los distintos software disponibles en el mercado varían, pero la mayoría ofrecen diversas formas de supervisar las operaciones en el lugar de trabajo.
Toda la información relevante que llega de llamadas de y hacia clientes y contactos potenciales, las encuestas en línea y tradicionales, los seguimientos y las ventas deben registrarse y analizarse. En este momento puedes encontrar en el mercado software que incluso ayuden a rastrear pedidos y enviar ofertas de seguimiento.
Además de la tecnología, puedes usar las operaciones del sitio, las encuestas a los empleados y los comentarios de los clientes para recopilar datos valiosos sobre cómo tu compañía está entregando tus productos o servicios. Las operaciones del sitio pueden ser realizadas por la gerencia, los propietarios o por una firma consultora externa, que ofrece una perspectiva externa de las operaciones. Las encuestas a los empleados proporcionan comentarios valiosos sobre las áreas mas complicadas. Los comentarios de los clientes, ya sean solicitados o recopilados a través de los canales de redes sociales, entregan a las empresas información valiosa sobre la experiencia del usuario. A veces, cuando todo parece ir bien, puede que la visión del cliente señale algo que de otro modo se pasaría por alto.
Analiza toda la información recopilada
Como propietario de una empresa, debes ver los datos regularmente para comprender los patrones y buscar anomalías. Aunque es posible que no haya una revisión mensual del sitio, los empleadores pueden usar otros datos recopilados para comprender qué funciona bien y qué no.
Involucra a sus empleados
Empieza por crear un ambiente de trabajo que acepte y propicie el cambio. Una política de puertas abiertas, un trato justo y respetuoso y comunicaciones abiertas son algunos de los ingredientes más importantes. Si te tomas el tiempo para establecer una base que aliente y recompense las contribuciones de los empleados antes de implementar un plan de monitoreo y mejoramiento operativo, será mucho más fácil obtener su cooperación.
Establecer canales de comunicación y estrategias
Los administradores de TI deben establecer mecanismos que permita visualizar las estrategias operativas dentro de la organización y establecer estrategias de comunicación para que todos los miembros de la empresa conozcan fácilmente los resultados, objetivos y desafíos de cada una de las áreas.
Implementar nuevos protocolos y flujos de trabajo
Una vez que identifiques el problema en el o los procesos, es imperativo que la empresa tome las medidas para optimizar las operaciones en el lugar de trabajo. Si implementas un nuevo protocolo de ventas, debes incluirlo en el manual de operaciones y luego distribuirlo a los empleados. Además de la distribución del protocolo escrito, los empleadores deben capacitar a sus empleados de manera constante y regular para que el nuevo protocolo sea usado habitualmente. Además, los empleadores deben solicitar comentarios sobre nuevas políticas y procedimientos para ajustarlos y mejorarlos. A veces, mejorar los cambios en el flujo de trabajo puede ser de gran utilidad. Si existen problemas de inventario, los gerentes deben hacer arreglos con los proveedores o encontrar otros nuevos que puedan manejar la demanda.
La clave para monitorear las operaciones de trabajo y desarrollar un excelente modelo de gestión del desempeño de acuerdo con los objetivos de la compañía es obtener retroalimentación constante de los empleados y clientes.
Estamos en 2018, cuando la tecnología y la transformación digital son herramientas claves que nos permiten avanzar cada día utilizando servicios automatizados que agilizan los procesos, mejoran los resultados en las empresas y el rendimiento de los empleados.
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