Manejar un negocio no es fácil; administrar recursos, clientes, fechas de entrega y empleados e intentar aumentar la rentabilidad es un desafío, por decir lo menos. Para aumentar la productividad es necesario aprovechar los recursos disponibles para conseguir el mayor beneficio con el menor esfuerzo. A continuación, enumeramos una serie de recomendaciones que pueden ser de gran utilidad para asegurar una buena gestión del tiempo y aumentar la productividad de tu negocio.
Software de automatización
Cada año, se pierden una gran cantidad de horas documentando y registrando información en formularios de papel. Al utilizar un software de automatización del flujo de trabajo, las empresas pueden ahorrar miles de horas que de otro modo se desperdiciarían en el llenado de formularios. Además, al cambiar de un sistema manual a uno digital, el mantenimiento de registros también se vuelve automático, ahorrando tiempo adicional en el futuro.
Aún más, al automatizar formularios y flujos de trabajo, tus empleados pueden enfocarse más en los asuntos de su área, aumentando su productividad y la de tu compañía. La mayoría de los empleados prefieren pasar su tiempo trabajando en sus habilidades en lugar de completar tareas tediosas, como llenar formularios y gran cantidad de documentos. El software de automatización les permite a tus empleados usar su tiempo de manera mucho más cómoda y efectiva.
Flexibilidad para el empleado
Según un estudio de la Universidad de Warwick, los empleados felices son un 12 por ciento más productivos. Al aumentar la satisfacción, tu empresa verá un estallido en la productividad. Una forma de invertir para hacer que sus empleados estén felices es ofrecer un entorno de trabajo flexible. A la gente le gusta tener opciones y libertad, por lo que debe proporcionarla en forma de horario flexible, opciones de teletrabajo o más tiempo de vacaciones. Esto les da a los empleados la libertad de elegir cómo ser el más efectivo y más feliz.
Organización de flujo de trabajo
Implementa un sistema de organización que te permita rastrear las responsabilidades de tus empleados y de sus trabajos. Dichos sistemas pueden diseñarse para ayudar a los equipos a comunicarse de manera regular y efectiva sobre proyectos u objetivos a largo plazo. Además, es necesario que los equipos se reúnan a diario para analizar las tareas del día anterior, las cargas, las del día siguiente y los desafíos que éstas conllevan. Estos puntos de discusión permiten que el equipo se sincronice y colectivamente encuentre la manera de enfrentar los problemas.
Al hacer que sus equipos se alineen internamente y funcionen de manera coherente, ahorrará tiempo y recursos que ahora se pueden gastar en construir relaciones sanas con los clientes, completar proyectos y aumentar la productividad de tu compañía.
Propiciar el perfeccionamiento y desarrollo de los empleados
Los empleados, como ya lo comentamos anteriormente, son más productivos cuando están satisfechos y comprometidos con la empresa. Los trabajadores que caen en una rutina monótona se aburrirán pronto de manera que es fundamentas involucrarlos en los desafíos de la compañía. Puedes fomentar las oportunidades de desarrollo de los empleados mediante la capacitación y el desarrollo de habilidades personales y profesionales. También es importante ofrecer oportunidades para que los empleados desarrollen pasatiempos personales o asuman nuevas responsabilidades profesionales. Esto último le permitirá sentirse seguros de que están de que son parte importante dentro de la organización.
Usa más luz natural
Diversos estudios han demostrado que la luz de oficina artificial es más agresiva que la luz natural y tiende a agitar a los trabajadores lo que se traduce en una menor productividad. Desafortunadamente, no es tan fácil como apagar las luces, ya que obviamente tu oficina necesita luz para funcionar. Para evitar la disminución de productividad que proviene del uso de la luz artificial, debes encontrar las formas de incluir más luz natural en tu oficina o fábrica. Puedes, por ejemplo, instalar los escritorios cerca de las ventanas y evitar bloquear la luz que los atraviesa. Si no puedes usar luz natural, considera el uso de luces que producen un tono más cálido (amarillos y naranjas) y trata de evitar aquellas con un tono más frío (azules y morados).
Estos pequeños cambios pueden generar un aumento notable de la productividad de tu negocio. A través de una combinación de herramientas como software de flujo de trabajo e iniciativas de desarrollo de tus empleados, tus equipos estarán más felices y mejor preparados para abordar proyectos de cualquier escala y para enfrentar cualquier desafío. Estas recomendaciones te ayudarán a aumentar el nivel de satisfacción de los miembros de tu equipo y de tus clientes y a agilizar los procesos de negocios sin sobrecargarte y sin poner demasiada presión en tus empleados. Invierte en estas soluciones y verás cómo tu empresa se transforma en un modelo de eficiencia y cómo la productividad de tu negocio aumenta.
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