Gemba Walk é uma oportunidade para analisar e aprender sobre temas e inquietudes relacionadas com a eficiência desempenhada pela sua equipe.
O que é um Gemba Walk?
É um tour para observar e perguntar aos colaboradores sobre as suas tarefas a fim de identificar alguns problemas e incrementar os lucros e a produtividade. A palavra tem origem da palavra japonesa “Gemba” ou “Gembutsu”, que significa “o lugar real” e se refere ao ato de ver o que realmente acontece no seu negócio. Gamba Walk é um método simples, mas muito poderoso, realizado por gerentes e líderes para promover a otimização contínua dos diversos processos em seus negócios. Durante esta jornada, os gerentes vão fisicamente aos lugares onde as pessoas estão vendendo produtos, ajudando aos clientes, analisando dados e etc.
O conceito foi desenvolvido pelo executivo da Toyota, Taiichi Ohno, quem pensou que, para eliminar todos os problemas e sobrecargas das operações, era necessário aprender com todos os envolvidos de maneira que fosse possível chegar à capacidade de implementar mudanças necessárias de uma forma consistente e eficiente.
Por que implementar o Gemba Walk?
O propósito deste elemento fundamental da filosofia de gestão é ajudar aos membros da equipe a desenvolver habilidades para melhorar as operações. Muitas organizações estão centradas em problemas teóricos e em relatórios de dados e perdem a atenção do trabalho detalhado e os problemas do mundo real. Fazer o Gemba Walk significa tomar um tempo para observar como é realizado um processo e falar com todos que realizam o trabalho diariamente.
As caminhadas Gemba são definidas tipicamente como ir em direção à ação. As pessoas no trabalho podem ser ferramentas poderosas para que os líderes ou gerentes impulsionem um alinhamento dentro da organização de maneira que quem estiver encarregado de tomar as decisões mais relevantes possa se manter em contato com a realidade. Quando é feito o Gemba Walk, muitos dos envolvidos têm a oportunidade de ver em primeira mão o que está acontecendo em sua organização e isso lhes permite compreender profundamente os diversos processos. Ver de perto a realidade e como funciona realmente um processo pode proporcionar respostas para muitas perguntas que conduzem às novas ideias e às otimizações importantes dos processos. Os métodos de Gemba Walk são utilizados para empoderar toda a força de trabalho; é uma das poucas ferramentas que a gente pode utilizar para abordar diretamente a mudança cultural.
Cada caminhada Gemba deve ter um ou vários objetivos que, posteriormente, devem ser observados e analisados. Também é comum que um Gemba Walk esteja relacionado com uma otimização específica que se deseja seguir. A seguir, mostramos alguns temas como, por exemplo:
• Produtividade
• Serviço ao Cliente
• Custo
• Inovação
• A segurança
• Eficiência do espaço de trabalho
• Kanban
Independentemente que escolha ou não um destes temas, você deve identificar os seus objetivos e ter em mente o que está buscando com cada caminhada.
Adaptação do Gemba Walk
Não importa qual seja a sua indústria, Gemba Walk pode ajudar os gerentes e membros da equipe do projeto a conciliar a natureza vertical e horizontal de todas as organizações.
As empresas estão estruturadas verticalmente, o que fomenta a ideia de que as pessoas “de baixo” olham para as “de cima” em busca de liderança. No entanto, o produto ou serviço real que oferece uma empresa se move horizontalmente através de uma organização para então chegar aos clientes. Pessoas como Jeff Bezos, diretor executivo da Amazon, utilizam um tipo de Gemba Walk para que todos os gerentes tenham a oportunidade de trabalhar, durante algum tempo, a serviço do cliente. Esta experiência lhes proporciona uma melhor perspectiva sobre como a empresa interage com os possíveis clientes. O tempo dedicado aos colaboradores que interagem com o público dão aos gerentes um novo horizonte quanto às reais necessidades do cliente e, desta maneira, podem trabalhar para desenvolver novos serviços e produtos para satisfazer as exigências dos clientes que estão em constante evolução.
Como realizar uma caminhada Gemba?
Gemba Walk é um dos 5 princípios enxutos que os empresários e homens de negócios deveriam praticar diariamente. A efetividade de Gemba Walk é maior já que os processos são mais estáveis e existe uma boa gestão visual que torna visíveis as condições anormais.
Enumeramos aqui os passos que você deve seguir para garantir que a sua próxima caminhada seja sucedida.
Prepare a equipe
É importante que os membros da equipe que vão participar desta experiência compreendam bem o que é uma caminhada Gemba e como vai surtir efeito positivamente na organização. Falar sobre a caminhada antes de que seja realizada ajudará a que todos se sintam mais à vontade com o processo.
Faça um plano
Os tours de Gemba não devem ser confundidos com Management by Walking Around (MBWA), uma abordagem diferente na qual os líderes simplesmente divagam e se envolvem no que os funcionários fazem. Uma caminhada Gemba deve ter um objetivo definido, associado com uma preocupação específica e relacionado com um KPI.
Faça perguntas relevantes
Fazer as perguntas mais relevantes e significativas durante a caminhada Gemba conduz a uma sessão interativa com os colaboradores, que ajuda a construir uma relação positiva entre gerentes e gerenciados.
Durante uma caminhada Gemba, os gerentes devem fazer diversas perguntas sobre o processo, como “Quem está envolvido?”, “Quais os materiais que são utilizados?”, “Como você sabe o que fazer?”, “Quando a tarefa é realizada?”.
Foque no processo
Uma caminhada Gemba não é uma avaliação dos colaboradores. O propósito é observar, compreender e, em última instância, melhorar os processos.
Seria útil deixar os funcionários preparados, fazendo que saibam quais perguntas lhes serão feitas. Você deve ter em conta que não está buscando respostas “corretas”; o que necessita são respostas honestas e completas.
Faça anotações
Como muitas coisas acontecem ao longo de uma caminhada Gemba e você vai querer lembrar de todas elas mais tarde, é importante levar consigo ferramentas para registar as suas observações. Ao escrever tudo o que foi observado e tirar fotografias, é muito mais provável que você esteja mais envolvido e mais concentrado na observação e reflexão.
Faça perguntas
Uma das coisas mais difíceis de se fazer em uma caminhada Gemba é deixar de lado as suposições. Não presuma que tudo está sendo feito de acordo com o padrão. O melhor é perguntar aos funcionários o porquê de fazerem as coisas como fazem. Estas 5 perguntas são excelentes para obter a informação da qual você necessita.
O Que: Quais são as entradas e saídas do processo?
Quem: Quem são as pessoas envolvidas nos processos? Quem entrega informação para os processos? Quem são os “clientes” do processo?
Onde: Onde a obra é realizada? Todos os materiais e equipes necessários estão no lugar de trabalho?
Quando: As entradas do processo e toda a sua informação estão disponíveis quando se precisam delas? Os tempos de espera são altos ou menores?
Por que: Qual valor este processo traz ao cliente?
Tente aprender
Os gerentes e líderes devem mostrar uma atitude adequada ao realizar caminhadas Gemba. Lembre-se que se trata de avaliar o processo e não o trabalhador, portanto, você deve evitar dar sugestões e precisa estar muito atento a todas as ações para aprender coisas novas com os colaboradores. No entanto, poderá proporcionar comentários positivos sobre o trabalho bem executado.
Não sugira mudanças durante o processo
Uma caminhada Gemba é uma grande oportunidade para a observação, não para a ação. Pode ser muito tentador propor mudanças, novas soluções ou realizar melhorias durante o processo, mas, as alterações devem ser realizadas somente depois de um período de análise.
Envolva pessoas de diferentes áreas
Pode ser uma boa ideia convidar um colega de outra área e membros da equipe com tarefas diárias muito diferentes. As pessoas que estão menos familiarizadas com os processos podem mostrar um novo ponto de vista e farão perguntas diferentes que, talvez, outros não tenham feito, e esses diferentes conjuntos de perguntas vão permitir analisar os processos através de diferentes perspectivas.
Acompanhamento dos funcionários envolvidos
Às vezes, os resultados de uma caminhada Gembra serão imediatamente óbvios, mas se não há uma ação imediata como resultado de uma caminhada em particular, é importante fazer um acompanhamento com os funcionários para compartilhar pontos de vista e comunicar quais são os próximos passos.
Jornada pós-Gemba
Antes de realizar qualquer ação baseada nas observações da caminhada Gemba, você deve organizar as suas ideias e analisar cuidadosamente a situação. Até mesmo pode convidar alguns dos colegas dos quais estava trabalhando contigo.
Se for acontecer uma reunião depois de cada caminhada Gemba, esta deveria incluir alguns participantes de diferentes áreas, para que você tenha outros e diferentes pontos de vistas e, assim, ter a capacidade de tomar as melhores decisões; uma decisão que realmente melhore os processos comerciais da sua empresa. É fundamental, também, recorrer pela fábrica ou centro de vendas e compilar informação detalhada sobre o que é necessário aprimorar.
Fechar uma caminhada pós Gemba fará que seja muito mais fácil liderá-la e ter sucesso em uma futura oportunidade.
Conclusão
Realizar caminhadas Gemba de forma regular pode oferecer algumas vantagens importantes como:
-Construir relações estáveis com quem realmente faz o trabalho e cria valor.
-Identificar problemas e agir para conseguir uma melhora contínua muito mais rápido.
-Comunicar metas e objetivos que conduzam a um maior compromisso dos colaboradores.
