A administração e gestão de estoque, suprimentos e ferramentas de forma ágil, segura, eficaz e eficiente é essencial para o sucesso das empresas no competitivo mercado atual. Para isso, são necessárias ferramentas digitais especializadas, que proporcionem mais segurança, eliminem a margem de erro e reduzam os riscos e custos associados.
O estoque é um dos ativos mais importantes no planejamento estratégico de qualquer empresa. Tanto pela necessidade de manter o equilíbrio no estoque de insumos, ferramentas e/ou produtos finais, quanto pelos custos e riscos associados a essa complexa tarefa.
Isso implica na necessidade de uma metodologia ordenada, eficaz e eficiente para supervisionar aspectos como métodos de registro, controle de pontos de rotação e gestão da cadeia de suprimentos, entre outros.
Trabalhos que requerem necessariamente soluções tecnológicas que otimizem os tempos de trabalho, reduzam os custos operacionais e deixem para trás o risco onipresente de erro que acarretam as ações realizadas exclusivamente com métodos manuais e supervisão humana.
No que consiste a gestão de estoque?
Tecnicamente, é a administração da entrada e da saída de insumos, bem como de produtos acabados, semiacabados e auxiliares de propriedade ou de uso de uma empresa. Além disso, permite que você mantenha sob controle ativos não capitalizados, itens de estoque e ferramentas.
Por que é tão importante?
O bom gerenciamento permite equilibrar a quantidade de estoque que entra e sai da empresa. Consequentemente, sua correta aplicação gera economias significativas para as operações comerciais e de manutenção; enquanto qualquer falha pode se traduzir em perdas milionárias e, até mesmo, em eventual perigo de falência.
Em termos gerais, a importância da gestão de estoque reside nos seguintes pontos-chave:
– Permite determinar com precisão o custo de produzir mercadorias.
– É a chave para reduzir custos de manutenção. Quanto menos estoques ficarem imobilizados, menos a empresa gastará com sua armazenagem, ou com reposição de perecíveis, por exemplo.
– Ajuda a calcular a produção necessária para abastecer toda a demanda esperada, considerando, além disso, um estoque extra para enfrentar situações inesperadas.
– Permite identificar se, em alguma parte da cadeia de produção ou de manutenção, desaparecem os estoques, devido a perdas, roubos ou outras contingências, como erros ou falhas do pessoal.
Técnicas de gestão de inventário
As várias técnicas de gerenciamento de estoque existentes estão relacionadas a várias tarefas de planejamento e controle. Isso permite que você tenha certeza de quando pedir e de quanto pedir, para não incorrer em despesas de estoque excessivo ou vendas perdidas.
Algumas das metodologias mais comuns são as seguintes:
Revisão de existências
É a metodologia mais simples e geralmente a mais atraente para pequenas empresas. Consiste em uma análise regular dos estoques disponíveis, que é comparada com as necessidades futuras projetadas.
É essencialmente uma metodologia manual, mas também emprega certos processos automatizados pontuais para definir os níveis mínimos de estoque. É eficiente para controlar processos simples de Gerenciamento de Estoque, mas, ao mesmo tempo, mais demorado e sujeito a erros.
Análise ABC
Essa metodologia usa três categorias que representam os valores do estoque e a importância do custo dos produtos. A categoria “A” corresponde a bens de alto valor e baixa quantidade; o “B”, para bens de valor e quantidades moderadas; enquanto os “C” são bens de baixo valor e grande quantidade.
Cada categoria pode ser gerenciada separadamente. Portanto, é importante saber quais itens são os mais vendidos, para que você tenha estoque de reserva suficiente disponível.
Este sistema fornece alto controle sobre bens de alto valor, mas requer uma grande quantidade de recursos para analisar continuamente os níveis de estoque das outras categorias.
Quantidade económica de pedido (EOQ)
Essa metodologia usa uma fórmula que determina o momento ideal para reordenar o estoque. O objetivo é identificar o maior número de produtos a serem pedidos. Isso libera recursos que, de outra forma, seriam estocados no estoque em excesso, minimizando os custos.
Quantidade mínima de pedido (MOQ)
Para poder aplicá-lo, é determinada a menor quantidade de produto que um fornecedor está disposto a vender. Por exemplo, se uma empresa não pode comprar o mínimo, o fornecedor não vende para ela. Esse método beneficia os fornecedores, permitindo que eles descartem o estoque rapidamente, ignorando os compradores de pechinchas.
Estoque de segurança
Nesses casos, a empresa reserva estoque para estar preparada em situações de emergências. Isso permite que níveis de alerta sejam definidos para ajudar a fazer novos pedidos de estoques. Equivale a regular o consumo de combustível de um veículo, antes de usar o tanque de emergência. Esta metodologia é valiosa para abordar com sucesso possíveis interrupções na cadeia de suprimentos.
Como alcançar uma melhor gestão de estoque?
Os passos básicos para uma correta gestão de inventário incluem:
Inventário de compras
A matéria-prima ou componentes são adquiridos e entregues no depósito.
Armazenamento de estoque
O inventário é armazenado até que seja necessário. A matéria-prima é transportada para as instalações de produção para ser transformada em produtos acabados, que depois são devolvidos às áreas de estoque até o embarque.
Obtenção de benefícios
A quantidade de produto para a venda é controlada. Assim, os produtos acabados são liberados para atender aos pedidos e os produtos finais são enviados aos clientes.
Melhor visão geral
É imprescindível saber quanto de estoque você possui e onde ele está localizado. As empresas precisam dessa visão precisa para garantir o cumprimento dos pedidos dos clientes, reduzir os tempos de entrega das remessas, minimizar a falta de estoque de produtos ou peças de reposição para suas máquinas, controlar a venda em excesso e minimizar as reduções de preço.
Vantagens da digitalização
Hoje em dia, a aplicação de um software de Gerenciamento de Estoque ajuda as empresas a encontrar o equilíbrio entre a escassez e o excesso de estoque. Tudo isso se reflete em eficiência e lucratividade ideais.
Essas soluções digitais podem ser usadas em vários níveis e também podem ser integradas ao planejamento de recursos empresariais (ERP) e sistemas de contabilidade.
Desta forma, os sistemas da empresa monitoram o sortido existente no inventário, independentemente da sua localização nos armazéns, e calculam os respectivos custos em várias moedas equivalentes. Isso permite que os sistemas contábeis avaliem com precisão o valor dos bens e insumos presentes nos estoques.
Na verdade, alguns softwares de gerenciamento de estoque são projetados para grandes empresas e podem ser adaptados aos requisitos específicos de cada organização. Eles também são capazes de lidar com milhares de dados em segundos, economizando tempo e dinheiro. Da mesma forma, minimizam os erros humanos e mantêm o controle total dos diferentes processos, o que aumenta a eficiência e a competitividade das empresas.
