Automação de processos: chave para uma melhor eficiência operativa

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As monótonas tarefas repetitivas em frente a um computador podem vir a ser um sério obstáculo para o sucesso de toda a empresa, especialmente se desmotivam aqueles que as executam. No entanto, hoje a evolução tecnológica oferece ferramentas simples, mas poderosas, que transformam esta fraqueza em uma valiosa oportunidade de desenvolvimento.

Um dos princípios essenciais reside na capacidade de executar tarefas de maneira ágil e ativa, sendo orientados permanentemente ao sucesso dos objetivos. Mesmo quando estes implicam a constante execução de ações repetitivas.

Mas, vamos analisar, por exemplo, o caso de um profissional de TI, que deve executar comandos e analisar recursos do sistema durante todo o dia, tornando as suas horas em frente ao computador em um tedioso e pouco desafiante jornada de trabalho.

Como podemos conseguir que essa atividade não perca a sua eficácia e eficiência, por culpa da repetição monótona dos mesmos processos, dia após dia? E, o mais importante, como prevenir que essas ações não sejam traduzidas em erros por omissão e descuido? A resposta é simples: por meio da automação do processo através de novas ferramentas digitais.

Não se trata de voltar a inventar a roda, ou de utilizar “tecnologia espacial”. Se você dispõe das ferramentas adequadas, a automatização de processos pode ser aplicada de maneira fácil, a qual entrega importantes vantagens para a eficiência geral da organização.

PRINCIPAIS BENEFÍCIOS

Tanto a imprensa especializada, como os formadores de opinião de TI concordam em reforçar que a automação de processos permite às empresas chegarem a avanços significativos em 5 áreas chave:

-redução de custos,

-aumento de produtividade, 

-mais disponibilidade, 

-alta confiabilidade e

-máximo rendimento. 

Vamos analisar cada um deles detalhadamente:

1. Redução de custos

Cada empresa ou organización enfrenta hoje uma pressão global cada vez mais voltada com o fim de aumentar a sua rentabilidade. Consequentemente, a principal forma de enfrentar tal desafio é através da redução dos custos de operação, mas sem impactar negativamente em toda a companhia.

A melhor alternativa para dar esse passo sem efeitos colaterais prejudiciais consiste em implementar um software de automação. Ele permite otimizar o trabalho diário, assim como a satisfação do cliente ou usuário final, reduzindo, simultaneamente, os custos de operação associados ao uso indevido de recursos e ativos.

Uma opção não somente necessária, mas também lógica, se considerarmos o alto custo de continuar empregando pessoal de operações em tarefas rotineiras, pouco desafiantes, com alta taxa de desmotivação, e maior risco de falhas. De fato, recentes estimativas mostram que estas últimas variáveis podem representar até 71% do custo operativo total de uma empresa.

2. Aumento de produtividade

Este é um parâmetro de tanta ou maior importância que o anterior, pois na medida que as necessidades tecnológicas de uma organização crescem, também aumenta a necessidade de manter o seu ritmo produtivo, sem cair no problema da mecanização. 

É um risco alto, porque a proliferação de softwares de produtividade do desktop, ou de novos equipamentos e tecnologias para as diversas áreas da empresa, sobrecarregam o trabalho dos profissionais de TI, os obrigando a realizar uma maior quantidade de tarefas diárias, muitas das quais são, efetivamente, monótonas e rotineiras.

Do mesmo modo, à medida que as pessoas usam mais os computadores, demandam e sobrecarregam mais o sistema. Tudo isso contribui para que a produtividade cai, sensivelmente, porque a equipe de TI não consegue lidar com essas múltiplas fontes de potenciais problemas.

A automatização de processos pode resolver estes inconvenientes de várias maneiras. Por exemplo, um software de programação de tarefas otimiza o rendimento ao automatizar a revisão dos equipamentos e as tarefas que estes executam, sem que um técnico deva fazer essa tarefa em campo toda vez. Ou melhor, impede que os equipamentos permaneçam inativos entre pausas de tarefas.

Estas vantagens não somente economizam tempo e dinheiro, ao eliminar lapsos mortos, mas também minimizam a intervenção do operador. De fato, em alguns casos, também é possível reduzir numerosas horas de todo o processo, o qual permite processar uma maior quantidade de operações em menor tempo, melhorando significativamente o uso de todo o sistema.

Por exemplo, uma vez que a programação de trabalhos é estabelecida, o software de automação executa os comandos respectivos com mais precisão na sequência correta. Isto elimina os erros que o operador pode cometer durante a sua tarefa de rotina.

Além disso, permite planejar com mais precisão a finalização do trabalho e, ao mesmo tempo, entrega a possibilidade de realizar análises do tipo “que tal se…?” para seguir com possíveis mudanças na programação.

3. Disponibilidade

Cada vez mais as empresas dependem dos computadores. E não se trata somente de uma expressão clichê. No dia a dia, praticamente todos os negócios são realizados através de sistemas online como, por exemplo, a emissão de pedidos de compras, reservas, pagamentos, instruções de montagem, guias de envio e um grande número de outras operações.

E, se por alguma razão os computadores falhem ou não estejam disponíveis, então o negócio entra em colapso, como já aconteceu, por exemplo, com os recentes ataques informáticos sofridos por grandes instituições bancárias do nosso país.

Por isso, se antes era possível tolerar que os computadores não estivessem disponíveis algumas horas, hoje, com o enorme volume de operações abrigadas nos servidores e na nuvem, interromper um só sistema crítico da cadeia (pedidos de compra, pagamentos ou guias de envios, e isso apenas para mencionar algumas), ainda que seja por alguns minutos, representa milhões de dólares de prejuízo. Sem contar o dano irreparável para a reputação de uma empresa. 

Isso incentiva os departamentos de TI a terem alta disponibilidade de operações entre seus objetivos essenciais. Na verdade, o atual padrão de eficiência ideal é aquele oferecido pelos Data Centers Tier IV, conhecidos como “4 noves” (99,99%) de disponibilidade ou “disponibilidade contínua”.

Em outras palavras, uma empresa não pode permitir um só segundo de pausa em sua continuidade operativa, e neste ponto a automação de operações também constitui um apoio de alto valor.

Vamos considerar, por exemplo, um caso simples. Se uma unidade de disco falha e os profissionais responsáveis não tenham realizado o respectivo backup (porque “se esqueceram” de executar uma tarefa de rotina), a empresa poderia enfrentar uma situação de uma grave crise. Em compensação, a automação de processos permite o backup constante e ininterrupto de toda a informação crítica, seja em servidores próprios ou na nuvem. Isso garante mais proteção contra potenciais desastres, como a perda de discos, ou danos imprevistos no sistema, provocados por erros humanos.

Em um ambiente de rede, a automação de processos também represente benefícios diretos para a gestão centralizada. Nestes casos, um software remoto permite, por exemplo, que apenas um operário possa monitorar toda a rede através de um console central. Isso garante uma detenção e resolução mais rápida dos problemas ocasionados por eventuais falhas em funções críticas.

4. Confiabilidade

Com o aumento da produtividade e eficiência, a confiança é a grande estrela dentro das múltiplas melhorias entregues por uma adequada automação de processos. De fato, sua condição de “pedra angular” de toda a unidade de TI evita que haja confusão ou caos nos sistemas, e a correspondente multiplicação de usuários descontentes com o serviço.

A dificuldade de garantir este alto nível de confiabilidade obrigada, precisamente, que os profissionais de TI trabalhem hoje em um ambiente que exige habilidade muito avançada (como dominar sistemas operativos complexos para analisar e resolver problemas à medida que vão surgindo); mas que, ao mesmo tempo, os limita a um cenário de ações rotineiras e desmotivadoras (como apertar comandos e carregar papel).

Isso se traduz em alta probabilidade de cometer erros e, consequentemente, em menos confiança em suas ações. No entanto, os processos automatizados asseguram que estes trabalhos de rotina não sejam esquecidos e nem sejam realizados por falta de tempo, que os dados sejam ingressados corretamente, e qualquer processamento especial adicional necessário seja realizado.

Vantagem mais ainda decisiva se a automação for aplicada em redes de múltiplos sistemas, geograficamente distribuídas, com problemas de comunicação, processamento integrado de redes de área local e múltiplos equipamentos conectados, onda a probabilidade de erro cresce de maneira exponencial.

Neste cenário específico, os softwares de automação de operações não apenas são necessários, mas imprescindíveis, já que permitem um controle dinâmico e inteligente de tarefas complexas. Deste modo, funções críticas da companhia, como liberar trabalhos, realizar cópias de segurança, e garantir as comunicações, entre outras, serão executadas de maneira confiável. Com isso, o risco de erros se minimiza e o pessoal de operações fica livre de executar tarefas tediosas, chatas e manuais.

5. Rendimento

Os avanços tecnológicos estão orientados a conseguir maior rapidez de serviços e redução de custos. No entanto, o exigente trabalho atual se traduz, paradoxalmente, em uma forte sobrecarga que, em geral, excede a capacidade informática das empresas. 

Corrigir esta carência demanda fortes recursos, mas nem todas as organizações têm o orçamento para atualizar seu hardware ou sistemas. Diante deste dilema, a melhor opção é ajustar e reconfigurar o sistema para que tenha melhor rendimento.

Isto, no entanto, requer pessoal altamente qualificado que, no geral, não está disponível 24 horas. E, ainda que o sistema seja reconfigurado para enfrentar novas cargas de trabalho, o progressivo aumento cotidiano dos mesmos faz com que tais configurações rapidamente deixem de ser ótimas. 

Todos estes inconvenientes podem ser resolvidos de maneira rápida, oportuna e eficiente, através de um software de automação, o qual tem a capacidade de ir aumentando progressivamente o rendimento dos sistemas cada vez que as exigências da produção exijam.

PRINCIPAIS OBSTÁCULOS

Apesar dos diversos benefícios da automatización de procesos, tais como mais produtividade, confiabilidade, disponibilidade, rendimento e redução de custos operativos, sua implementação nem sempre é fácil. De fato, para alcançar o objetivo, deve-se recorrer a um caminho que, no geral general, implica superar diversas armadilhas e obstáculos.

O curioso é que as próprias empresas não conseguem chegar a um acordo sobre os motivos para atrasar esta necessária evolução tecnológica. As respostas mais comuns são falta de orçamento, tempo, experiência em programação ou pessoal qualificado.

Além dos muitos motivos ou causas, em termos gerais os obstáculos para atrasar ou não aplicar a automação de processos são divididos em duas categorias: custo e pessoas.

A. CUSTOS

A disponibilidade e confiabilidade que a automação oferece devem ser argumentos mais do que convincentes para prosseguir com sua implementação e justificar seu custo. No entanto, não deve ser esquecido que, à medida que o projeto avança, fatores de custos adicionais podem entrar em jogo (novos equipamentos, mais pessoal, expansão da infraestrutura, etc.)

Mas o foco não deve se reduzir apenas ao maior gasto que isso pode significar, mas sim à melhoria geral do funcionamento da empresa, e na melhora do serviço que será prestado aos usuários finais. Portanto, à medida que a qualidade do serviço é otimizada, graças ao software de automação, os custos associados a ele também serão reduzidos.

Isso também significa adotar uma solução de nível profissional, sempre pensada com uma mentalidade estratégica de longo prazo. A aplicação de soluções de automação desenvolvidas internamente para fins imediatos pode oferecer sucessos momentâneos, mas seu escopo será muito limitado. Além disso, esses tipos de sistemas costumam falhar, devido à manutenção e à necessidade de aplicar melhorias constantes, para manter e expandir o projeto.

A chave é seguir o caminho certo desde o início. Em outras palavras, opte por um software de automação de nível empresarial que se alinhe efetivamente com os objetivos estratégicos de longo prazo da empresa.

B. PESSOAS

À medida que a automação de processos se torna uma realidade essencial para o ambiente de negócios, sua aplicação tem enfrentado crescente preocupação e, às vezes, resistência de inúmeros operadores de sistema que a veem como uma “ameaça direta” às suas respectivas fontes de trabalho.

Por isso, é necessário contar também com uma  estratégia clara para administrar as preocupações da equipe e conseguir, deste modo, sua adesão ao projeto.

A chave, neste passo do caminho, é o de modificar o papel do colaborador, lhe entregando novas responsabilidades, como a análise de operações, a supervisão técnica de redes ou a função de administrador de PC, entre outras possibilidades.

Mesmo assim, a direção da empresa deve assumir conscientemente que a automação de processos entregue a valiosa oportunidade de criar e entregar para a equipe novas competências alinhadas com os desafios da Transformação Digital.

Um desafio que anda de mãos dadas com a necessidade de contribuir para o desenvolvimento e aperfeiçoamento do talento humano, para que todos os colaboradores participem neste projeto com entusiasmo, motivação e sentido de engajamento.

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Francisco Gonzalez
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