Zoom, Google Meet o Microsoft Teams: ¿Qué plataforma es más conveniente para videollamadas y reuniones a distancia?

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Si bien las tres soluciones brindan la posibilidad de realizar videollamadas y agilizar el trabajo entre trabajadores, clientes y proveedores, cada una de ellas ofrece características y ventajas específicas.

La creciente agilidad del mundo moderno exige que las empresas optimicen al máximo sus diferentes canales de comunicación internos y externos. Ello permite potenciar el desempeño de los equipos y optimizar la orientación al logro de los objetivos.

En este escenario de constantes y múltiples interacciones personales o grupales, que se intensificó exponencialmente tras la pandemia, las videollamadas se convirtieron en herramienta esencial para el éxito.

No solo porque facilitan la coordinación entre equipos y el intercambio de información, sino también porque constituyen el eje central de las nuevas estrategias de generación de redes.

Para responder a esta necesidad, el mercado tecnológico ha desarrollado distintas aplicaciones que, con el paso del tiempo, han perfeccionado considerablemente la conexión por videoconferencia. 

Dentro del amplio mix de soluciones, destacan tres productos que, por su versatilidad y facilidad de uso, se han posicionado en un sitial de liderazgo: Zoom, Microsoft Teams y Google Meet.

Principales características de las plataformas para videollamadas: Zoom, Google Meet y Microsoft Teams

Aunque Zoom, Google Meet y Microsoft Teams tienen funciones similares, también cuentan con funcionalidades específicas que se adaptan a diversas necesidades y requerimientos.

Esto les ha permitido posicionarse en segmentos muy transversales, que incluyen usuarios particulares, profesores, conferencistas, autoridades y grupos de trabajo profesional o académico.

Las principales características de cada uno de estos programas para videollamadas son las siguientes:

1. Zoom

Es quizás, uno de los programas de videollamadas más populares del mercado, debido a su bajo costo, sencillez y facilidad de uso. De hecho, cualquier persona puede acceder a él desde un computador o dispositivo móvil conectado a Internet.

Entre sus principales características se encuentran:

  • Reuniones individuales ilimitadas (incluso con plan gratuito)
  • Reuniones grupales grandes
  • Compartir pantalla o audio
  • Cambiar el fondo por una imagen virtual personalizada (sin necesidad de pantalla verde)

Esto le permite, según diversos especialistas, constituirse en la mejor opción para compartir el espacio de trabajo y controlar la interacción entre los distintos participantes de una reunión.

Zoom puede ejecutarse directamente desde un navegador o bien mediante la aplicación de escritorio disponible para Windows y macOS. También cuenta con una aplicación móvil disponible para Android e iOS.

Si bien todas estas características posicionan a Zoom como una de las herramientas de videoconferencia más popular, los especialistas también concuerdan en que no es una plataforma ciento por ciento segura, debido a su bajo nivel de encriptación. 

Zoom ofrece un plan gratuito para usuarios individuales sin restricción de tiempo en las reuniones, pero que limita las sesiones de grupo a 40 minutos y 100 participantes. Los planes de pago, en tanto, comienzan a partir de 15 dólares al mes por anfitrión y brindan más opciones. 

2. Google Meet

Es la aplicación para videoconferencias de Google y forma parte del entorno Workspace (antes conocido como G Suite). 

Esto le permite interactuar libremente con aplicaciones muy útiles y complementarias como Drive, Docs, Slides, Gmail, Calendar, YouTube y Google Voice. 

Esencialmente es una plataforma útil y rentable para pequeñas empresas, cuya interfaz ligera permite gestionar con facilidad reuniones de hasta 250 personas.

También permite transmitir en directo a públicos de hasta 100.000 espectadores, aunque la opción de grabar las reuniones en Google Drive para su posterior difusión, sólo está disponible para los suscriptores de pago de Workspace. 

En el ámbito gráfico, Google Meet incluye una vista de galería similar a la de Zoom, así como un diseño en mosaico que permite ver a 16 participantes simultáneamente. Sin embargo, aún no cuenta con todas las opciones de compartir pantalla que ofrece Zoom.

Google Meet está disponible como aplicación móvil para Android e iOS. También se puede acceder a Meet a través de los navegadores web Chrome, Mozilla, Microsoft o Safari.

Cualquier persona que tenga una cuenta de Google puede disponer de Google Meet en forma gratuita, lo que permite realizar videollamadas individuales o de hasta tres personas, durante un máximo de 24 horas. En cambio, las reuniones gratuitas para más de tres personas tienen una duración máxima de 1 hora.

Los planes de pago de Google Workspace con acceso a Google Meet, comienzan en 8 dólares por usuario al mes en el nivel básico. Este incluye 30 GB de almacenamiento en la nube, además de la opción de grabar y guardar las videollamadas, entre otras posibilidades.

Asimismo, las videoconferencias de Google Meet ofrecen un “cifrado en tránsito”, y aunque en este ámbito aventaja a Zoom, los especialistas coinciden en tampoco garantiza total seguridad.

3. Microsoft Teams

Microsoft Teams fue creado como una herramienta empresarial. Sin embargo hoy también está abierto a usuarios particulares que desean contactarse con amigos o familiares.

Esto lo posiciona como una valiosa plataforma unificada de comunicación y colaboración, que combina chat, reuniones de video, almacenamiento de archivos e integración de aplicaciones. 

Entre sus principales características destacan la integración con todas las aplicaciones de Microsoft y la combinación de funciones empresariales de VoIP, colaboración y video en una sola aplicación. 

Esto permite, por ejemplo, contar con chats cuyos hilos son de fácil acceso, facilitando todo el seguimiento de una conversación, sin tener que utilizar el correo electrónico.

Asimismo, Teams está diseñado para que las personas trabajen juntas de forma más eficaz, mediante funciones tales como: organizar una reunión mediante calendarios, crear y compartir contenido, llamar a los miembros del equipo fácilmente, y mucho más. 

Además, ofrece la posibilidad de compartir pantalla y grabar llamadas, aunque esta última característica solo está presente en los planes de pago de la suite Office 365 (que van desde los US$5 dólares por licencia individual).

Los usuarios personales, asimismo, pueden realizar llamadas, ejecutar chats de grupo y hacer seguimiento de conversaciones antiguas, incluyendo a personas que no participen en las llamadas.

Microsoft Teams es compatible con Windows, macOS, Android, iOS y también está disponible para uso online, al igual que otras apps de Microsoft 365.

El nivel gratuito, ofrece mensajes de chat y búsquedas ilimitadas. También cuenta con funciones clave como 10.000 mensajes con posibilidad de búsqueda, 10 integraciones de aplicaciones, 5 GB de almacenamiento de archivos y chats de video peer to peer.

Principales diferencias en las funcionalidades de Zoom, Google Meet y Microsoft Teams

Para que decidas cuál programa se ajusta mejor a tus necesidades, en este apartado podrás revisar y comparar las principales diferencias entre sus respectivas características:

1. Participantes

ZoomGoogle MeetMicrosoft Teams
Límite de 100 personas en versión gratuita y de 1.000 en versión premium, por cada reunión.Límite de 100 personas en versión gratuita, y de 250 en versión Enterprise, por cada reunión.Hasta 300 personas por videollamada.

2. Grabación

ZoomGoogle MeetMicrosoft Teams
Gratuita para todas las cuentas, sean o no de pago.Solo disponible en los planes de pago Business Standard, Business Plus y Enterprise.Solo disponible en los planes pagados de la suite Office 365.

3. Transcripciones automáticas

ZoomGoogle MeetMicrosoft Teams
En las suscripciones de Zoom Business y Zoom Enterprise la aplicación genera transcripciones automáticas para no tomar notas durante la reunión.Solo disponible mediante extensiones para Chrome.Incluidas para todos los usuarios.

4. Fondo de pantalla

ZoomGoogle MeetMicrosoft Teams
Disponible para todos los usuarios.Disponible para todos los usuarios.Disponible según las preferencias del usuario.

5. URL / links

ZoomGoogle MeetMicrosoft Teams
Crea links de reuniones más profesionales y fáciles de recordar. Se pueden copiar, guardar o enviar por correo.Al crear una reunión se recibe una URL aleatoria con números y letras, para que las personas puedan pinchar en ella y unirse a la reunión. Se puede copiar, guardar o enviar por correo. Se crean links con cada reunión, que se pueden copiar, guardar o enviar por correo, para que los asistentes ingresen, incluso desde un browser.

6. Seguridad

ZoomGoogle MeetMicrosoft Teams
Es una de las grandes desventajas de Zoom, debido a que no cuentan con video llamadas encriptadas.Ofrece un entorno más seguro. Las URL se generan aleatoriamente y las invitaciones se gestionan vía Gmail, por lo que es más difícil hackear las sesiones.Ofrece cifrado de datos de Microsoft Teams en reposo y en tránsito; inicio de sesión único en todas las aplicaciones; aplicación de la autenticación multifactor; y auditoría e informes avanzados.

7. Tiempo gratuito en videollamadas grupales

ZoomGoogle MeetMicrosoft Teams
Límite de 40 minutos.Límite de hasta 60 minutos.Sesiones de hasta 24 horas.

8. Transmisiones en vivo

ZoomGoogle MeetMicrosoft Teams
A través de YouTube.El plan Business permite utilizar Google Meet para transmisiones en vivo de hasta 100.000 espectadores.La funcionalidad “Live Event” permite transmisiones en vivo con hasta 10.000 asistentes.

9. Llamadas gratuitas

ZoomGoogle MeetMicrosoft Teams
Los planes comercial, educativo o empresarial permiten la opción de comprar audio de pago para recibir participantes vía telefónica. Llamadas gratuitas a través de la plataforma.La versión gratuita soporta llamadas de hasta 300 usuarios sin tiempo límite, tal como la versión incluida en los planes de pago de M365.

10. Precio en versiones pagas

ZoomGoogle MeetMicrosoft Teams
 Licencia de US$149.90 anual.US$8 por usuario activo al mes.Plan empresa básico (US$5 mensual por usuario).

¿Cuál es la mejor opción para mi empresa?

Tal como hemos visto, cada una de estas aplicaciones de videollamada tiene sus ventajas y desventajas. 

Por ende, la elección del mejor programa de videoconferencias depende tanto de las características y necesidades del usuario que lo requiere, como de su experiencia previa de trabajo.

Por ejemplo, si usas las aplicaciones de Workspace, Google Meet será la herramienta más cómoda.

Por el contrario, si utilizas regularmente Microsoft 365, Teams será la mejor opción.

Pero si no tienes experiencia frecuente con ninguna de estas plataformas, y prefieres una herramienta fácil de utilizar, con funcionalidades avanzadas y más opciones gráficas, entonces Zoom es la mejor herramienta.

Por otro lado, Zoom y Google Meet son las formas más rápidas y sencillas de iniciar videollamadas utilizando enlaces de calendario, URL de reuniones y números de marcación telefónica. 

De hecho, ni siquiera se necesita crear una cuenta de Zoom para comenzar a usarlo. Aunque Meet sí requiere al menos una cuenta gratuita de Google. 

Microsoft Teams, por su parte, es muy eficiente cuando un equipo necesita evolucionar desde un hilo de mensajes de chat a una videollamada.

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Francisco Gonzalez

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