El verano y las vacaciones son muy esperados por la fuerza laboral, pero al mismo tiempo ofrecen una excelente oportunidad para realizar tareas de mantenimiento, reparación y limpieza. Especialmente en maquinarias, sistemas de refrigeración, equipos y redes informáticas, que durante el resto del año llevan a cabo tareas vitales para la operatividad de una empresa.
El verano siempre ha sido sinónimo de vacaciones, descanso y relajamiento para la mayoría de los trabajadores. Sin embargo, también es una época ideal para realizar tareas específicas de mantenimiento, debido a la menor actividad.
Esta circunstancia ofrece una excelente oportunidad para implementar tareas esenciales como revisión de equipos, reemplazo de componentes, reparación de maquinarias o entrenamiento de nuevos operarios, sin que ello provoque retrasos graves en la producción, o menoscabo para la operatividad de las empresas.
Por ello, los expertos recomiendan implementar en esta época, en la medida de lo posible, todas aquellas tareas necesarias para asegurar un adecuado rendimiento tanto de la infraestructura y el equipamiento mecánico y tecnológico, como del capital humano.
Maquinarias e infraestructura
Como hemos analizado en otras oportunidades, los trabajos de mantenimiento repercuten directamente tanto en la productividad de una empresa, así como en la calidad y valorización de sus activos.
Esto se debe a que todo buen mantenimiento proporciona las siguientes ventajas:
- Evita y disminuye las pérdidas por detenciones en la producción o por daños irreparables en maquinarias e infraestructura.
- Reduce el número de incidencias por averías, desgaste de piezas o falta de material.
- Corrige defectos o deterioros (como oxidaciones, corrosiones y desgastes), lo cual alarga la vida útil de instalaciones, maquinarias, equipamiento y dependencias.
- Evita contratiempos, e incluso accidentes laborales, al asegurar el buen funcionamiento de instalaciones y equipos críticos.
- Mejora la percepción de la empresa por parte de sus clientes y público objetivo.
Y como en verano el ritmo de trabajo suele ser ostensiblemente menor, es posible realizar procesos de revisión, inspección y reparación con más detalle, sin tener encima la presión de los plazos o el cumplimiento de las respectivas cuotas de producción.
En síntesis, será posible detectar con mayor fluidez y tranquilidad cualquier averías o mal funcionamiento de equipos. Esto aumentará la seguridad y la productividad de las instalaciones, y contribuirá a reducir costos de operación.
Por ejemplo, se puede aprovechar esta época para llevar cabo una inspección en detalle de todas las maquinarias, herramientas, piezas o componentes que experimenten un desgaste constante e intenso (como perforadoras, chancadoras, grúas, líneas de transporte, hornos y equipos electrógenos, entre otros).
También se puede realizar una limpieza a fondo de la nave industrial, accediendo a zonas donde hay polvo o suciedad acumulados, y a los cuales normalmente no se podría tener acceso, debido a la fuerte carga de trabajo diario.
Un ejemplo concreto es la limpieza de techos industriales. Quitar polvo de esta zona puede resultar fundamental para mantener a raya las enfermedades y alergias que sufren los trabajadores. Aplicar esta tarea a fondo en verano, permitiría que durante el resto del año sólo se tenga que realizar una limpieza sencilla para mantener la limpieza necesaria.
Sistemas de ventilación y aire acondicionado
Del mismo modo, el verano es un período ideal para revisar la operatividad y estado de los sistemas de aire acondicionado. Si bien las altas temperaturas los hacen muy necesarios durante el día, la menor presencia de operarios y trabajadores permitiría desconectarlos durante períodos más largos, para así revisar en detalle su correcto funcionamiento.
Esto implica verificar el estado de sus redes, cañerías, sistemas de enfriamiento-calefacción, motores y alimentadores de energía, entre otros ítems relevantes.
Asimismo, es importante destacar que, independientemente de la temperatura ambiente, la falta de mantenimiento en los sistemas de ventilación también puede ocasionar problemas respiratorios causados por los gérmenes que se alojan y transportan por sus conductos. Por eso, es fundamental extremar las medidas de higiene.
De esta manera, algunas acciones correctivas que se pueden poner en marcha durante el verano en los sistemas de aire acondicionado y refrigeración, que también ayudarán a mantener la productividad de la empresa, son las siguientes:
- Controlar la temperatura. Según aconseja la Organización Mundial de la Salud (OMS), es recomendable no superar los 32 grados de día y los 24 grados durante la noche. Así, la temperatura ideal en verano en la oficina, debería fluctuar entre 23° C y 26° C.
- Ajustar horarios. En los trabajos que se realizan en espacios interiores, y que requieren de uso de aire acondicionado, permite ahorrar energía y reducir la sobrecarga de los equipos en una época de muy alta demanda.
- Fomentar la flexibilidad laboral. Ofrecer a los empleados la oportunidad de trabajar desde casa es una buena opción para evitar complicaciones por las altas temperaturas, asegurando, al mismo tiempo, la productividad y eficiencia de las fuerza laboral y un menor gasto en las instalaciones de la empresa.
Tips para elaborar un checklist de verificaciones básicas
Si bien el verano es una época ideal para emprender tareas de mantenimiento postergadas durante el resto del año, no siempre existe certeza de cuáles elementos se deberían revisar o reparar. Por ello, es conveniente contar con un checklist de respaldo que considere los aspectos más esenciales de acuerdo con las características de cada empresa.
Esta lista, que también puede basarse en aplicaciones o softwares especializados, podría considerar algunos de los siguientes puntos:
Realizar una copia de seguridad de la data
Es una tarea fundamental para la gestión y la seguridad de la empresa hacer una copia de seguridad de todos los documentos, informes y archivos que se hayan ido recopilando tanto en las estaciones de trabajo como en los servidores. Y como en verano baja el volumen de trabajo, es el momento ideal para implementar esta tarea.
Arreglar los desperfectos
¿Se necesita reformar alguna sala u oficina? ¿Es necesario reparar algún cristal? O quizás; ¿se requiere pintar diversas paredes? Entonces se puede entonces aprovechar esta época para hacer todas las reformas físicas en la infraestructura, sin molestar en exceso a la fuerza laboral. Además, cuando los trabajadores vuelvan de sus vacaciones, de seguro se sentirán mucho más cómodos y agradecidos de contar con un espacio laboral remodelado.
Revisar todas las instalaciones de servicios
Como hemos visto anteriormente, es conveniente verificar el buen estado y funcionamiento de las instalaciones del aire acondicionado. A ello deben sumarse las redes de gas, Internet, tuberías y cableado eléctrico. Es imprescindible solucionar lo antes posible cualquier falla que pueda incomodar a los trabajadores, o provocar un eventual accidente.
Revisar el software y hardware de los computadores
Los equipos informáticos deben estar en buen estado. Y el verano es la época ideal para revisar y corregir cualquier desperfecto que se haya detectado durante el transcurso del año, tanto en las unidades propiamente tales (disco duro, memoria, procesadores), como en los dispositivos periféricos (teclado y mouse, entre otros).
Mejorar la infraestructura visible
Las oficinas centrales y sus respectivas sedes representan la imagen de la empresa, y son lo que transmite la primera impresión. En especial las fachadas. Por ello, es muy positivo aprovechar el período de vacaciones para reparar o remodelar todos los espacios visibles para trabajadores y clientes que tengan algún desperfecto o desgaste notorio.
Mejorar la distribución interna
Si las jornadas laborales aún contemplan alta presencialidad, siempre será positivo cambiar el orden interno del mobiliario y mejorar el aspecto general de la empresa u oficina. En especial si se distribuye mejor el espacio. Ello generará un mejor clima laboral y contribuirá al logro satisfactorio de los objetivos generales de la empresa.
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