Lo primero que debes saber es qué es el software de flujo de trabajo. La automatización del flujo de trabajo son herramientas diseñadas para automatizar procesos rutinarios y manuales. Por lo general, son aplicaciones o plataformas web que reemplazan la documentación en papel o agilizan los procesos manuales o digitales.
Existen muchos tipos de software de flujo de trabajo. Los más comunes son:
Software de recopilación de datos / formularios móviles
Se utilizan principalmente para la recopilación y el análisis de datos en tiempo real o in situ. Reduce significativamente el tiempo de recopilación de datos, disminuye los errores y facilita el procesamiento de datos.
Gestión de equipos
El software de flujo de trabajo permite supervisar el rendimiento de todo tu equipo, incluso si los trabajadores se encuentran en diferentes lugares, lo que permite a los gerentes monitorear las responsabilidades, tareas y progreso de cada miembro.
Gestión de proyectos
Este tipo de herramienta de flujo de trabajo se centra en la optimización de proyectos y mejora la transparencia y la comunicación entre los diversos equipos y trabajadores. También facilita la planificación del proyecto.
Gestión de recursos humanos
Existen varios tipos de herramientas de gestión de recursos humanos, que se utilizan principalmente para automatizar procesos como el mantenimiento de registros de los empleados, las aprobaciones de licencias, la nómina y otras funciones relacionadas con recursos humanos. También se pueden usar para agilizar el reclutamiento debido al hecho de que pueden manejar aplicaciones de gran volumen.
Gestión de contabilidad
En esta área, encontrarás múltiples programas de flujo de trabajo que cubren tareas específicas. El software de flujo de trabajo de contabilidad automatiza la generación de propuestas, la facturación, la gestión de pagos y proporciona paneles para controlar las ventas, los ingresos, el flujo de caja y más.
Integraciones de aplicaciones /software
Este software automatiza los flujos de trabajo entre otras soluciones de software y te permite descargar documentos manualmente a una carpeta de almacenamiento en la nube. Al hacerlo, puedes tener todas tus herramientas de flujo de trabajo en un solo lugar para las realizar diversas funciones e integrar aplicaciones individuales y automatizar diferentes tareas.
Automatización de marketing
Cualquier herramienta que automatice la gestión de campañas de marketing es un software de flujo de trabajo. Piense en las plataformas de marketing por correo electrónico}, gestión de redes sociales y gestión de anuncios, por nombrar algunas.
¿Por qué necesitas automatizar sus flujos de trabajo?
Para estandarizar los procesos
Todo proceso debe definirse y probarse antes de que decidir automatizarlo. La automatización del flujo de trabajo permite que tus procesos sean más eficientes. Los flujos de trabajo tradicionales requieren mucho tiempo y enfoque, que de otro modo podrían dedicarse a otras tareas.
Para reducir documentos en papel
Los archivos en papel no son ecológicos y son menos efectivos que los documentos digitales. Manejar grandes cantidades de papel es difícil, costoso e ineficiente. Se pueden extraviar y dañar fácilmente en el proceso.
Para disminuir los errores
La gente comete errores y estos, por pequeños que sean, pueden ser costosos. Puede costar tiempo que es mejor dedicar a otras tareas. Por otro lado, el software rara vez comete errores y la automatización del flujo de trabajo puede reducir el margen de error en diferentes niveles.
Los procesos ineficientes pueden tener un impacto en la comunicación
La comunicación es esencial para cualquier empresa. La falta de comunicación y la información errónea pueden dañar el rendimiento de tu equipo y dañar las relaciones internas, así como la relación con los clientes.
El software de flujo de trabajo puede entregar actualizaciones en tiempo real a su personal, dándoles acceso a la información requerida, así como mejorando la toma de decisiones y la comunicación interna.
Es difícil rastrear el estado de las tareas
Si pierdes mucho tiempo tratando de rastrear a cada miembro del equipo o revisando su bandeja de entrada para averiguar quién ha enviado sus actualizaciones, realmente necesitas un software de flujo de trabajo. Pueden aportar toda esta información en un solo panel.
Deja de perder datos
Los datos almacenados en la nube son mucho más fáciles de respaldar y proteger que cualquier documentación en papel. Algunas herramientas de flujo de trabajo pueden incluso proporcionar acceso a las versiones anteriores de documentos, así como recuperar archivos que han sido eliminados. Si tu empresa recolecta datos altamente confidenciales, es hora de volverse digital.
Trabajar con una empresa que se especializa en la automatización de flujos de trabajo puede ser de gran utilidad para implementar una estrategia efectiva que permita racionalizar los flujos de trabajo y aumentar la productividad. DataScope puede ayudarte a simplificar la forma en que administras tu equipo de trabajo y el workflow y a mejorar las operaciones comerciales.
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