ROI de la transformación digital: Para que esta evolución cultural y tecnológica de las empresas sea efectiva y eficiente, se deben definir cuidadosamente los objetivos, así como las métricas de análisis, y las metodologías de trabajo.
Los desafíos que la modernidad impone a las empresas, no son estáticos. Constantemente se deben reinventar procesos, probar fórmulas, desarrollar nuevos productos y adaptarse a cambios de escenarios o tendencias, para lograr que las organizaciones sean más eficientes y productivas.
Este contexto exige aplicar cambios culturales y tecnológicos que se resumen en la necesidad de consolidar la transformación digital, tanto de actividades productivas como de servicios. Es decir, reemplazar las herramientas análogas y el papel, por tecnologías digitales que optimicen los procesos y, consecuentemente, los hagan más eficaces y eficientes.
Esto es crucial para cumplir los objetivos estratégicos de las empresas modernas, pues se trata de un camino que muchas de ellas ya tienen avanzado. Y quienes no se sumen a tiempo, no sólo corren el riesgo de perder presencia en el mercado, sino también de desaparecer del mismo, especialmente en el actual escenario de emergencia sanitaria
El creciente impacto digital
A juicio de los expertos, no se trata sólo de apreciaciones generales. Según datos de la consultora internacional Gartner, el gasto total en transformación digital alcanzará US$ 4,2 billones en 2021, cifra que representa un aumento de 8,6% respecto de 2020.
Más aún, se estima que esta tendencia seguirá en aumento durante 2022, impulsada por el crecimiento de la infraestructura tecnológica y de los servicios TI, así como por el mayor uso de dispositivos móviles para teletrabajo, y la masificación de nuevos softwares especializados.
Esta evolución tecnológica se ha intensificado de tal manera en los últimos dos años, que, según una investigación de la consultora Metrigy, 75% de las firmas internacionales ya ha iniciado algún proceso de transformación.
Dicha expansión implica desde incorporar pequeñas aplicaciones chatbots para atender clientes en línea, hasta automatizar la producción, las operaciones en terreno y las tareas de mantenimiento, entre otras tareas más complejas.
Esto hace que sea absolutamente vital para todas las empresas, sin importar su tamaño, facturación o sector de operaciones, sumarse al proceso de modernización en curso, para así no perder competitividad, ni posicionamiento de mercado.
La trascendencia de los costos
A medida que las empresas se ven cada vez más necesitadas de implementar proyectos de transformación digital, también se hace necesario demostrar que estos tienen un óptimo y eficiente Retorno de Inversión (ROI).
Sólo de este modo, los responsables de diseñar y ejecutar los cambios pertinentes podrán obtener, de parte de sus respectivas direcciones ejecutivas superiores, el apoyo financiero necesario para que las iniciativas digitales sean plenamente exitosas.
En este punto del camino surge, entonces, la otra gran duda que depara el proceso. ¿Cómo medir e implementar el ROI más adecuado, para que el proceso de transformación digital exitoso?
Es una pregunta sin respuesta única, pues cada empresa u organización tiene objetivos, estrategias y procedimientos diversos. Del mismo modo, las diferentes iniciativas de transformación digital que implementen cada una de ellas, apuntan, por lo general, a distintos objetivos. Estos pueden ir desde aumentar los ingresos, hasta mejorar la experiencia de cliente, pasando por reducción de costos, aumento de productividad e incremento de eficiencia laboral, entre otros aspectos.
Esto nos lleva, en primer término, a considerar una estrategia basada en tres preguntas centrales, que fueron definidos en un artículo publicado recientemente por Forbes:
1. ¿Cuál es la principal motivación para la transformación digital?
Se debe tener claridad respecto de qué se quiere conseguir con esta transformación digital. Para ello hay que reducirla a un solo objetivo primario, y luego, establecer por qué dicho objetivo es tan importante para la empresa.
2. ¿Cuáles métricas se alinean mejor con esta motivación principal?
Una vez identificada la motivación principal, se pueden definir e implementar métricas que permitan desarrollarla de manera integral. De este modo, será posible evaluar la tasa de éxito del proyecto, una vez que se alcancen los objetivos previamente establecidos.
3. ¿Cómo actuar ante impactos no deseados?
Cada cambio requiere una curva de aprendizaje, lo cual implica, a su vez, solucionar problemas que surjan en el camino. Por ejemplo, el uso masivo de nuevas herramientas digitales puede aumentar los tiempos de interacción en línea, entre distintos integrantes del equipo. A primera vista esto podría generar la apreciación errónea de que el proceso tendrá mayores costos de implementación, pero estas pausas no necesariamente representan un efecto negativo. Por el contrario, hay que tener conciencia de que son una necesaria adaptación al cambio, que finalmente derivará en mayor eficiencia y productividad general.
¿Qué pasos seguir para tener el ROI de la transformación digital más apropiado?
Algunos líderes empresariales insisten en que todo proyecto de transformación digital debe estar listo y operativo lo antes posible, para así no dar ventajas a la competencia. Sin embargo, es necesario considerar que siempre se requiere una planificación cuidadosa, para que el proceso sea plenamente exitoso.
De este modo, para calcular un ROI de la transformación digital realista, es mejor reducir la velocidad, y dar prioridad a la planificación metódica. Recordemos que “agilidad” no es sinónimo de “apresuramiento”. Por el contrario, acelerar sin control puede llevar, paradójicamente, a perder más tiempo del necesario.
Algunos pasos que se recomienda seguir, para medir y optimizar el ROI de la transformación digital, son los siguientes:
Identificar el proyecto
Se debe abordar el problema u oportunidad empresarial. Pensar en cómo utilizar la tecnología nueva o existente, para adaptar mejor el modelo de negocio a las condiciones del mercado.
Por ejemplo, la pandemia de COVID-19 obligó a numerosas empresas a implementar sistemas de trabajo remoto y descubrir nuevas oportunidades comerciales. Las destilerías fabricaron alcohol gel, los restaurantes distribuyeron comida a domicilio, los medios impresos derivaron al formato electrónico, y los centros médicos implementaron telemedicina.
Revisar los objetivos de negocios
Es necesario definir los objetivos comerciales que se espera abordar con el proyecto: ¿Aumentar los ingresos, reducir los costos, mejorar las valoraciones de los clientes, o incrementar la productividad de los empleados?
Por ejemplo, un restaurante podría querer vender más almuerzos y cenas por día, para aumentar sus ingresos; mientras que un medio online buscará llegar a un mayor público objetivo.
Determinar las métricas de inversión
Hay que detallar las cifras de inversión considerando tecnologías y servicios. En este punto es necesario considerar variables tales como infraestructura de red, aplicaciones, herramientas de monitoreo y seguridad, dotación de personal a cargo del proyecto, nivel de ventas directas, herramientas de servicio al cliente, acciones de publicidad y/o marketing digital, estrategias de concientización y fidelización de usuarios, y proyectos de consultoría, entre otras.
Determinar las métricas de valor
Se deben identificar las métricas necesarias para cuantificar el retorno de la inversión presupuestada. Por ejemplo, si un restaurante quiere exhibir el éxito o fracaso de sus objetivos comerciales, puede incluir el número de chefs por turno, la cantidad de clientes atendidos por día, los ingresos medios por menú despachado, la evaluación de los clientes, y las referencias que éstos entregan a sus conocidos, o a través de sus redes sociales.
Establecer un marco temporal
Para calcular correctamente las métricas, hay que registrar las cifras de referencia al momento de comenzar el proyecto. Del mismo modo, hay que considerar que el plazo mínimo para completar un proyecto de transformación es de, aproximadamente, seis meses.
Aplicar estos pasos permitirá, entre otras cosas, definir números precisos, calcular el ROI más adecuado para cada empresa y/o actividad, y determinar los beneficios comerciales adicionales de la transformación digital.
¿Cómo mejorar el ROI de la transformación digital?
Además de los puntos antes mencionados, hay que considerar todos los demás factores adicionales que influyen en el cálculo de un adecuado ROI de transformación digital. Estos incluyen variables como depreciación, valor actual neto, y costos auxiliares adicionales en el mediano y largo plazo, entre otras.
La clave consiste en medir las cifras de referencia, así como en hacer seguimiento de los costos y del plazo programado para completar el proyecto, con el fin de documentar correctamente su éxito estratégico.
De este modo se podrán determinar las mejoras que puedan aplicarse a las nuevas iniciativas de transformación digital, para así lograr resultados comerciales cada vez más positivos y que, a su vez, respalden nuevos proyectos futuros.
En tal sentido, los especialistas recomiendan seguir las siguientes estrategias:
Construir el modelo de ROI con anticipación
Utilizar cifras de estimación previa, para realizar un seguimiento apropiado de todas las métricas pertinentes. Así se asegura llegar al final del proyecto con datos más precisos, y sin caer en la incertidumbre.
Hacer correr la voz
La cultura tiene un papel fundamental en el éxito o fracaso de los proyectos de transformación digital. Por ende, es necesario que tanto trabajadores, como clientes, sepan que existe una nueva tecnología o proceso destinado a generar más beneficios. Mientras más personas se vean afectadas o favorecidas por la iniciativa de transformación, mayor será, en general, el ROI.
Planificar con tiempo
No hay que permitir que la prisa de los líderes empresariales, impida recopilar los antecedentes previos de cada unidad de negocio, o estimar el tiempo necesario para probar aplicaciones o capacitar a las personas. Si se planifica de manera metódica, y se establecen expectativas realistas, el proyecto se ejecutará sin problemas.
Evaluar cuidadosamente las tecnologías
Seleccionar la tecnología más apropiada puede afectar, de manera positiva o negativa, el ROI de todo el proyecto. No se trata de optar por las más económicas, sino por aquellas que mejor cumplan los objetivos trazados. Puede que la inversión inicial sea más elevada, pero si se escoge la alternativa más apropiada, los costos operativos serán menores, aumentando el ROI con el tiempo.
Puedes calcular el Retorno de la Inversión de DataScope que traería a tu empresa aquí
