Las mejores herramientas digitales de gestión de equipos en terreno

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Hoy, el generoso mercado TI ofrece diversas plataformas de gestión de equipos y data, que, gracias a la versatilidad y eficiencia de sus funciones, contribuyen significativamente a optimizar el desempeño cotidiano de activos, infraestructura y equipos humanos.

La eficiencia operacional es, sin lugar a dudas, una de las bases estructurales de toda actividad productiva o de servicios. Y dentro de ella, el control de operaciones en terreno constituye un aporte fundamental para marcar la diferencia entre alcanzar los objetivos o perder competitividad.

Ante esta imperiosa necesidad que tienen las organizaciones de ser más eficientes y productivas, el mercado tecnológico hoy ofrece una amplia gama de soluciones y aplicaciones específicamente diseñadas para optimizar la gestión de equipos y la data. Esto se traduce, directamente, en mejor desempeño de las operaciones en terreno y, consecuentemente, en mejores resultados globales, de cara a las exigencias que plantean tanto el mercado como la sociedad en su conjunto.

SAMSARA: ARQUITECTURA PARA APLICACIONES INTELIGENTES

Si el objetivo es disponer de un gran número de aplicaciones para controlar el trabajo en terreno en diferentes ambientes (como una compañía minera, una naviera o una fábrica de productos lácteos, por ejemplo), el software Samsara entrega una excelente relación precio-producto. Este potente framework permite a las empresas desarrollar sus propias aplicaciones de gestión mediante metodologías basadas en arquitectura Model Driven. Ésta utiliza el lenguaje de modelado gráfico UML para describir los diferentes escenarios y funcionalidades que implementará la aplicación, así como los sistemas externos con los cuales se deba integrar.

Esto permite crear y modificar rápidamente un amplio conjunto de aplicaciones, a partir de descripciones de alto nivel, que se ajustan tanto a los requerimientos del mercado, como a las necesidades de la propia organización. Estas características brindan mejores parámetros de eficiencia para la ejecución y control de tareas en terreno.

Samsara trabaja con modelos que, literalmente, capturan la lógica del negocio, por lo que sólo requiere mínima renovación de componentes para cambiar de diseño, cumplir nuevos estándares, o modernizar las aplicaciones, de acuerdo con el uso cada empresa u organización les dé.

Está pensada para compañías con gran stock de aplicaciones y/o microservicios, que deban migrar sus arquitecturas periódicamente; así como también para organizaciones que quieran introducir cambios en la arquitectura de sus sistemas, y necesiten herramientas ágiles y fácil de usar.

DATASCOPE: EFECTIVA GESTIÓN DOCUMENTAL

Si lo que se busca es optimizar directamente la administración de servicios en terreno, una de las mejores alternativas es DataScope, software especializado que incluye características tales como la administración de bases de datos de clientes, firma electrónica, enrutamiento, programación, seguimiento del historial de servicios, administración de órdenes de trabajo, base de datos de contactos, recolección datos en terreno, administración de inventarios y gestión de despacho, entre otras funcionalidades.

También permite importar, de manera simple, encuestas previamente creadas en la plataforma Google Forms, identificando automáticamente las preguntas del cuestionario de Google y transcribiéndolas por medio de un constructor de formularios. Asimismo, mediante la función Add-on, vincula cualquier cuenta de Google Forms con la cuenta propia del usuario de DataScope, para así obtener funcionalidades más avanzadas.

Es gratuita, fácil de usar y sus datos se almacenan directamente en la nube. Además, se integración con otros sistemas y está disponible, en modalidad SaaS, para plataformas Android, iPhone e iPad.

TOMTOM: CONTROL TOTAL EN LA RUTA

Pero el trabajo en terreno no sólo implica la gestión de equipos humanos. También existe infraestructura y dotación logística que debe ser administrada de manera eficiente y segura. Para este campo específico la tecnología del software TomTom, brinda soluciones de alta eficiencia para la gestión de flotas de vehículos en tiempo real.

Cuenta con interfaz sencilla y amigable, de líneas claras y sin complicaciones; característica que se suma a una alta operatividad, diseñada para minimizar los clics y acelerar los flujos de trabajo. Ello se traduce en mejor manejo de datos, así como en mayor garantía de privacidad y seguridad.

Puede desplegar mapas a nivel de calle, e información de tráfico al instante, proporcionando visibilidad más detallada respecto del estado y ubicación de los vehículos controlados.

Mediante la función Dashboard, a su vez, se puede consultar el estado de la flota, permitiendo a los supervisores verificar, por ejemplo, el rendimiento individual de cada conductor, así como también evaluar equipos, y tener a mano una sencilla descripción general de toda la operación.

El programa proporciona acceso inmediato a la información más relevante, de modo tal que se detecten a tiempo (e incluso se prevengan) las contingencias, y se tomen decisiones estratégicas mejor fundamentadas. Entre otras acciones, se puede ajustar variables, escoger o cambiar rutas según las condiciones del tránsito, enviar nuevas instrucciones al conductor o advertirle cuando está consumiendo demasiado combustible, o utilizando mal los frenos de su vehículo, por ejemplo.

‍Al ser una herramienta flexible, también cuenta con versiones mobile, disponibles para sistemas iOS y Android.

SLACK: EL EQUIPO SIEMPRE EN INTERACCIÓN

La adecuada gestión en terreno también requiere de eficiente coordinación entre el equipo y sus líderes. Y en este segmento particular destaca la aplicación Slack, diseñada para sustituir al correo electrónico y agilizar la comunicación entre cada uno de los colaboradores. Su clave radica en que replica la interacción cotidiana, con el objetivo de que el rendimiento del equipo sea igual al que tendría si sus integrantes interactuasen en persona.

El espacio de trabajo de Slack está formado por canales, que los miembros del equipo utilizan para comunicarse y trabajar en conjunto. Estos canales pueden ser cerrados, para mantener conversaciones privadas (a las que acceden solo algunos miembros de la organización); o compartidos, para colaborar entre todos o, incluso, con equipos de otras organizaciones externas.

Cuenta con conversaciones organizadas, para que los integrantes del equipo envíen mensajes y compartan archivos entre ellos; historial consultable, para verificar el flujo de conversaciones, así como la información compartida en cada espacio de trabajo o canal; Función de aplicaciones conectadas, para añadir alespacio de trabajo todas las herramientas o apps que el usuario o empresa utilicen en sus actividades laborales y, llamadas de voz o de video, para comunicarse directamente con cualquier otro integrante incorporado al espacio de trabajo.

Su diseño permite configurar diferentes tipos de usuarios o integrantes, con sus respectivos permisos administrativos. Estos son: Propietarios (crean y configuran los permisos); Administradores (designados por los propietarios para ayudar a gestionar el equipo); Miembros (pueden enviar mensajes y archivos en cualquiera de los canales abiertos); e Invitados (sólo pueden enviar mensajes y archivos en canales específicos).

Es gratuito, pero si las organizaciones requieren funcionalidades más avanzadas pueden adquirir opciones de pago que se clasifican en Estándar, para pequeñas y medianas empresas; Plus, para medianas empresas; y Grid, para organizaciones que operen en sectores altamente regulados

EL VALOR DE LA DATA

En el ámbito de la Gestión de datos, en tanto, el mercado también ofrece diversas opciones que brindan mayor seguridad y respaldo a la información valiosa o estratégica, liberando recursos y permitiendo una administración más rápida y eficiente, tanto de recursos físicos como humanos.

GOOGLE SHEETS: EL “EXCEL DE LOS PRINCIPIANTES”

Una de estas opciones, es Google Sheets, herramienta gratuita para elaborar hojas de cálculo online, que permite crear y gestionar bases de datos compartidas entre múltiples usuarios, de manera ágil y eficiente. Los archivos creados se guardan automáticamente en la nube, y pueden ser abiertos o editados por múltiples usuarios al mismo tiempo. Ello garantiza la colaboración en tiempo real de todos los integrantes del equipo.

Asimismo, cada vez que algún usuario abre y trabaja en un archivo, el sistema crea respaldos automáticos de las tareas realizadas. También es más fácil de usar que las tradicionales planillas Excel, y requiere de menor curva de aprendizaje, incluso si se trata de usuario inexpertos.

MICROSOFT POWER BI: POTENCIANDO LA INTELIGENCIA DE NEGOCIOS

Desde la trinchera de Microsoft, en tanto, se alza Power Bi, conjunto de herramientas de análisis orientadas al ámbito del Business Intelligence, e integradas en la suite Office 365. Mediante paneles e informes dinámicos, organiza en forma más ágil toda la Data de una empresa. Entre otras funciones permite la conexión a cientos de orígenes de datos, así como su preparación simplificada y la generación de análisis pertinentes.

Su principal valor es la mayor eficiencia para extraer información relevante en una amplia gama de escenarios. A esto se suma la capacidad de realizar análisis en profundidad y buscar patrones; y de optimizar, limpiar, transformar y combinar datos de múltiples orígenes. Esto permite crear informes muy atractivos, con visualizaciones interactivas de datos, y personalizar su diseño mediante herramientas de creación de temas, formato y diseño. También tiene capacidad multiplataforma para trabajar desde dispositivos móviles.

SALESFORCE: PODEROSA GESTIÓN DE CLIENTES

Otra herramienta destacada es Salesforce, programa CRM (Customer Relatioship Management) de gestión en la nube, capaz de organizar y clasificar toda la información de cada uno de los clientes de una empresa. Para ello, cuenta con una serie de herramientas que se conectan directamente a la web institucional, que almacenan en la nube toda la información que se vaya recopilando.

Su diseño permite trabajar en entornos multiplataforma, es decir, que varios usuarios accedan al CRM de manera simultánea, para que el trabajo sea más fluido y eficaz. Para ello sólo se necesita conexión a Internet y un navegador web.

Se compone de diferentes nubes y módulos, diseñados para organizar carteras de clientes; supervisar la actividad de los consumidores en cada canal; mejorar la productividad y resolver contingencias; realizar campañas multicanal personalizadas; crear comunidades dinámicas en torno a una marca; disponer de estadísticas reales para tomar mejores decisiones, y reunir los datos obtenidos a través del Internet de las cosas, IOT, para prever las acciones de los clientes en tiempo real, entre otras diversas funcionalidades.

Se caracteriza por su sencillez y una interfaz intuitiva que facilita su operación. Además, la arquitectura Cloud permite el acceso desde cualquier lugar y dispositivo, pudiendo ser ejecutado desde múltiples plataformas como Windows, Linux y Apple.

Se comercializa con dos tipos de licencias disponibles: Marketing, dirigida a empresas que quieran sacar mayor partido a sus acciones de mercadotecnia; y Enterprise, para empresas en plena expansión y crecimiento de mercado.

DROPBOX: ALMACENAMIENTO FLEXIBLE

Otra solución de alta popularidad y experiencia en el mercado es DropBox, servicio de alojamiento multiplataforma en la nube, que permite a los usuarios almacenar y sincronizar archivos en línea, así como compartirlos con otros usuarios en computadores, tabletas y móviles. La versión móvil está disponible para Android, Windows Phone e iOS.

Actualmente cuenta con más de 500 millones de usuarios registrados en todo el mundo. Entre sus ventajas destacan: disponibilidad de 24 horas con acceso completo e ilimitado a todos los archivos almacenados; sincronización de las carpetas en la cuenta con las existentes en el computador o dispositivo móvil del usuario; y opción de compartir archivos o carpetas específicas mediante links.

Estas características posicionan a Dropbox como excelente alternativa para la gestión de documentos de trabajo en un ambiente empresarial. Por ejemplo, mediante una carpeta de acceso común para todo el equipo, se elimina definitivamente la enorme cantidad de emails con archivos adjuntos que contengan diferentes versiones de un mismo documento.

En su versión gratuita ofrece hasta 2 GB de espacio inicial. Las empresas que requieran de un volumen más grande deben acceder a las opciones de pago.

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Francisco Gonzalez
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