En la actualizad existen diversas herramientas digitales de gestión de equipos y data que contribuyen significativamente a optimizar procesos de trabajo.
La eficiencia operacional es, sin lugar a dudas, una de las bases estructurales de toda actividad productiva o de servicios. Y dentro de ella, el control de operaciones en terreno constituye un aporte fundamental para marcar la diferencia entre alcanzar los objetivos o perder competitividad.
Ante esta imperiosa necesidad que tienen las organizaciones de ser más eficientes y productivas, el mercado tecnológico hoy ofrece una amplia gama de herramientas digitales y aplicaciones específicamente diseñadas para optimizar la gestión de equipos y la data.
Esto se traduce, directamente en:
- Mejor desempeño de las operaciones en terreno
- Alcance de objetivos organizacionales
Las mejores 8 herramientas digitales para gestionar equipos
1. SAMSARA – Arquitectura para aplicaciones inteligentes
Si el objetivo es disponer de un gran número de aplicaciones para controlar el trabajo en terreno, el software Samsara entrega una excelente relación precio-producto.
Samsara, permite a las empresas desarrollar sus propias aplicaciones de gestión mediante metodologías basadas en arquitectura Model Driven. Esta utiliza el lenguaje de modelado gráfico UML para describir los diferentes escenarios y funcionalidades que implementará la aplicación, así como los sistemas externos con los cuales se deba integrar.
Esto permite crear y modificar rápidamente un amplio conjunto de aplicaciones que se ajustan tanto a los requerimientos del mercado, como a las necesidades de la propia organización.
Samsara, está pensada para compañías que:
- Cuentan con gran stock de aplicaciones o microservicios y deben migrar sus arquitecturas periódicamente
- Buscan realizar cambios en la arquitectura de sus sistemas y necesitan herramientas más ágiles
2. DataScope – Plataforma digital para recolección de datos
Si lo que se busca es optimizar directamente la administración de servicios en terreno, una de las mejores alternativas es DataScope.
Este es un software especializado que incluye características y funcionalidades, tales como:
- La posibilidad de crear y almacenar múltiples formularios digitales
- Recolectar datos en terreno por medio de la app móvil
- Trabajar sin internet
- Asignar tareas y formularios a diferentes personas del equipo
- Firmar formularios de forma digital
- Visualizar reportes en tiempo real
- Enviar reportes digitales de forma automática por correo
- Integrar datos con otros softwares y plataformas
También permite importar formularios previamente creados en la plataforma Google Forms. Asimismo, mediante Zapier y otros mecanismos, permite integrar la cuenta de DataScope con otros software. Esta funcionalidad es interesante en los casos que se necesitan combinar datos de diferentes plataformas para tomar decisiones de negocio.
Además de su plataforma web, DataScope cuenta un su versión «App móvil», disponible para Android, iPhone y iPad.
3. Tomtom – Control total en la ruta
El trabajo en terreno no sólo implica la gestión de equipos humanos. También existe infraestructura y dotación logística que debe ser administrada de manera eficiente y segura. Para este campo específico la tecnología del software TomTom, brinda soluciones de alta eficiencia para la gestión de flotas de vehículos en tiempo real.
Con este software, se pueden visualizar:
- Mapas interactivos
- Información del tráfico en tiempo real
- Ubicación y estado de los vehículos en terreno
Además, mediante la función Dashboard, se puede consultar el estado de la flota en vivo. De esta forma, se puede verificar el rendimiento individual de cada conductor, así como también visualizar de forma completa toda la operación. Con este tipo de información es posible detectar a tiempo (e incluso prevenir) contingencias.
Otras acciones que puede realizar el usuario en este software son:
- Escoger o cambiar rutas según las condiciones del tránsito
- Enviar nuevas instrucciones al conductor
- Advertir al conductor cuando está consumiendo demasiado combustible
- Alarmar al conductor sobre desperfectos, como por ejemplo, fallas en los frenos
Al ser una herramienta flexible, también cuenta con versiones mobile, disponibles para sistemas iOS y Android.
4. Slack – Herramienta para gestión de equipos remotos
La adecuada gestión en terreno también requiere de eficiente coordinación entre el equipo y sus líderes. Slack, es una aplicación diseñada especialmente para agilizar la comunicación entre cada uno de los colaboradores.
El espacio de trabajo de Slack está formado por canales, que los miembros del equipo utilizan para comunicarse y trabajar en conjunto. Estos canales pueden ser:
- Cerrados: para mantener conversaciones privadas a las que accedan sólo algunos miembros del equipo
- Compartidos: para colaborar entre muchas personas
- Compartidos con invitados externos: aquí se puede invitar a otras personas externas a la organización a ser parte de un canal
Además de los canales, algunas de las funcionalidades destacadas de Slack son:
- Conexión con aplicaciones externas: es posible conectar aplicaciones como Google Calendar, Drive, y otras al espacio de trabajo para optimizar la lectura de información.
- Historial de mensajes: Se puede acceder a todo el historial de conversaciones, lo que facilita la búsqueda de información o mensajes importantes.
- Videollamadas o llamadas de audio: Se pueden realizar llamadas dentro de la misma aplicación, estas pueden hacerse en chats privados o en aquellos grupales.
- Permisos de usuarios: se pueden configurar diferentes tipos de permisos según el rol que ocupen dentro de la organización
5. Google Sheets – Para visualización y análisis de datos
Una de estas opciones básicas para visualización de datos es Google Sheets. Esta herramienta gratuita, es la versión online de Excel. Aquí se pueden crear diferentes hojas de cálculo y compartirla con diferentes usuarios.
Los archivos creados se guardan automáticamente en la nube, y pueden ser abiertos o editados por múltiples usuarios al mismo tiempo. Ello garantiza la colaboración en tiempo real de todos los integrantes del equipo.
Asimismo, cada vez que algún usuario abre y trabaja en un archivo, el sistema crea respaldos automáticos de las tareas realizadas. También es más fácil de usar que las tradicionales planillas Excel, y requiere de menor curva de aprendizaje, incluso si se trata de usuario inexpertos.
6. Microsoft Power BI – Creación de dashboards avanzados
Power Bi posibilita el armado de paneles e informes dinámicos para organizar de forma más ágil toda la Data de una empresa. Entre otras funciones permite la conexión a cientos de orígenes de datos, así como su preparación simplificada y la generación de análisis pertinentes.
Su principal valor es la mayor eficiencia para extraer información relevante en una amplia gama de escenarios. A esto se suma la capacidad de realizar análisis en profundidad y buscar patrones.
Esto permite crear dashboards interactivos , así como también, personalizar su diseño. Además, como las otras plataformas, también tiene la posibilidad de trabajar desde dispositivos móviles.
7. Salesforce – CRM para gestión de clientes
Otra herramienta destacada es Salesforce, un programa CRM (Customer Relatioship Management) de gestión en la nube.
Con Salesforce es posible organizar y clasificar toda la información de cada uno de los clientes de una empresa.
Su diseño permite trabajar en entornos multiplataforma, es decir, que varios usuarios accedan al CRM de manera simultánea. Para ello sólo se necesita conexión a Internet y un navegador web.
Se compone de diferentes módulos diseñados para:
- Organizar cartera de clientes
- Supervisar la actividad de los consumidores de cada canal
- Mejorar la productividad
- Resolver contingencias
- Realizar campañas multicanal de forma personalizada
- Disponer estadísticas de consumidores en tiempo real
Se caracteriza por su sencillez y una interfaz intuitiva que facilita su operación. Además, la arquitectura Cloud permite el acceso desde cualquier lugar y dispositivo, pudiendo ser ejecutado desde múltiples plataformas como Windows, Linux y Apple.
8. Dropbox – almacenamiento en la nube
Otra solución de alta popularidad y experiencia en el mercado es DropBox, servicio de alojamiento multiplataforma en la nube, que permite a los usuarios almacenar y sincronizar archivos en línea.
Entre sus ventajas destacan:
- Acceso ilimitado a los archivos almacenados
- Sincronización de las carpetas con cuentas existentes
- Envío de archivos o carpetas específicas a usuarios externos mediante links
Estas características posicionan a Dropbox como excelente alternativa para la gestión de documentos de trabajo en un ambiente empresarial. Por ejemplo, mediante una carpeta de acceso común para todo el equipo, se elimina definitivamente la enorme cantidad de emails con archivos adjuntos que contengan diferentes versiones de un mismo documento.
En su versión gratuita ofrece hasta 2 GB de espacio inicial. Las empresas que requieran de un volumen más grande deben acceder a las opciones de pago.
