Administrar las existencias de productos, insumos y herramientas en forma ágil, segura, eficaz y eficiente es fundamental para el éxito de las empresas en el competitivo mercado actual. Para ello se requieren herramientas digitales especializadas, que brinden más seguridad, eliminen el margen de error y reduzcan los riesgos y costos asociados.
El inventario es uno de los activos más importantes en la planificación estratégica de toda empresa. Tanto por la necesidad de mantener equilibrio en las existencias de insumos, herramientas y/o productos finales, como también por los costos y riesgos asociados a esta compleja tarea.
Esto implica la necesidad de contar con una metodología ordenada, eficaz y eficiente para supervisar aspectos tales como métodos de registros, control de puntos de rotación y gestión de cadenas de suministro, entre otros.
Trabajo que requiere, necesariamente, de soluciones tecnológicas que optimicen los tiempos de trabajo, reduzcan costos operativos, y dejen atrás el omnipresente riesgo de error que conllevan las acciones realizadas exclusivamente con métodos manuales y supervisión humana.
¿En qué consiste la gestión de inventarios?
Técnicamente, es la administración del ingreso y salida de insumos, así como también de productos terminados, semiterminados, y bienes auxiliares que posea o utilice una empresa. Además, permite mantener bajo control los activos no capitalizados, los artículos de stock y las herramientas.
¿Por qué es tan importante?
Una buena gestión permite equilibrar la cantidad de inventario que entra y sale de la empresa. En consecuencia, su correcta aplicación genera ahorros significativos para las operaciones comerciales y de mantenimiento; mientras que cualquier fallo puede traducirse en pérdidas millonarias e, incluso, en eventual peligro de quiebra.
En términos concretos, la importancia de la gestión de inventarios radica en los siguientes puntos clave:
- Permite determinar con precisión el costo de producir mercancías.
- Es clave para reducir costos de mantenimiento. Cuánto menos existencias permanezcan inmovilizadas, menos gastará la compañía en su almacenamiento, o en la reposición de artículos perecibles, por ejemplo.
- Ayuda a calcular la producción necesaria para abastecer toda la demanda esperada, considerando además un stock extra para enfrentar situaciones inesperadas.
- Permite identificar si, en alguna parte de la cadena productiva o de mantenimiento, desaparecen existencias, debido a pérdidas, robos u otras contingencias, como errores o fallas del personal.
Técnicas de gestión de inventarios
Las múltiples técnicas de Gestión de Inventario existentes se relacionan con diversas tareas de planificación y control. Esto permite tener certeza de cuándo hacer los pedidos, y cuánto ordenar, para así no caer en gastos de sobre stock, ni en pérdida de ventas.
Algunas de las metodologías más comunes, son las siguientes:
Revisión de existencias
Es la metodología más simple y, en general, la más atractiva para las pequeñas empresas. Consiste en un análisis regular de las existencias disponibles, que se compara con las necesidades futuras proyectadas.
Es una metodología esencialmente manual, pero también emplea ciertos procesos automatizados puntuales para definir niveles mínimos de existencias. Es eficiente para controlar procesos simples de Gestión de Inventarios, pero, al mismo tiempo, más laboriosa y propensa a errores.
Análisis ABC
Esta metodología utiliza tres categorías que representan los valores de inventario y la importancia del costo de los bienes. La categoría «A» corresponde a bienes de alto valor y poca cantidad; la «B», a bienes de valor y cantidades moderadas; mientras que la «C», son bienes de bajo valor y gran cantidad.
Cada categoría puede gestionarse por separado. Por ende, es importante saber qué artículos son los más vendidos, para así tener suficientes existencias de reserva disponibles.
Este sistema proporciona alto control sobre bienes de alto valor, pero requiere gran cantidad de recursos para analizar continuamente los niveles de inventario de las demás categorías.
Cantidad económica de pedido (EOQ)
Esta metodología utiliza una fórmula que determina el tiempo óptimo para reordenar el inventario. El objetivo es identificar la mayor cantidad de productos que se deben pedir. Esto permite liberar recursos que, de otro modo, estarían inmovilizados en exceso de inventario, lo cual minimiza costos.
Cantidad mínima de pedido (MOQ)
Para aplicarla, se determina la cantidad más pequeña de producto que un proveedor está dispuesto a vender. Por ejemplo, si una empresa no puede comprar el mínimo, el proveedor no se lo vende. Este método beneficia a los proveedores, pues les permite deshacerse rápidamente del inventario, pasando por alto a los compradores de ofertas.
Stock de seguridad
En estos casos, la empresa reserva inventario para enfrentar emergencias. Esto permite establecer niveles de alerta que ayudan a reordenar las existencias. Es equivalente a regular el consumo de combustible de un vehículo, antes de utilizar el estanque de emergencia. Esta metodología es valiosa para enfrentar exitosamente posibles interrupciones en la cadena de suministro.
¿Cómo alcanzar una mejor gestión?
Los pasos básicos para una correcta gestión de inventario incluyen:
Inventario de compras
La materia prima o componentes se adquieren y se entregan al almacén.
Almacenamiento de inventario
El inventario se almacena hasta que sea necesario. La materia prima se traslada a las instalaciones de producción para convertirse en productos terminados, que luego se devuelven a las áreas de existencias hasta que estén listas para su envío.
Obtención de beneficios
Se controla la cantidad de producto para la venta. Luego, las mercancías acabadas son liberadas para tramitar los pedidos, y los productos finales son enviados a los clientes.
Mejor visión de conjunto
Es imprescindible conocer cuánto inventario se tiene y dónde está ubicado. Las empresas necesitan esta visión precisa para garantizar la tramitación de los pedidos de los clientes, reducir los tiempos de entrega de los envíos, minimizar los desabastecimientos de productos o repuestos para sus maquinarias, controlar las ventas excesivas, y minimizar las reducciones de precios.
La evolución a lo digital
Durante mucho tiempo, todos estos procesos se realizaron en forma manual, lo cual implicaba pérdida de tiempo y de horas-hombre. Dicha desventaja se corrigió en parte mediante el uso de hojas de cálculo y planillas electrónicas.
Sin embargo, también se trata de herramientas con alto margen de error y gasto de recursos, por lo que hoy han sido reemplazadas por softwares avanzados de gestión y seguimiento de inventario. Estos permiten automatizar el control de toda la producción, así como la gestión empresarial, la previsión de la demanda, la contabilidad, y el almacenamiento de herramientas y piezas de repuesto, entre otras funciones esenciales.
Todo ello simplifica los procesos de pedido, almacenamiento y uso del inventario, tanto para la producción misma, como para la ejecución de tareas complementarias.
Este nivel de automatización se traduce en las siguientes ventajas:
- Mejor seguimiento del inventario.
- Mejor gestión de transferencias de activos.
- Más agilidad y eficiencia para crear y gestionar órdenes de compra.
- Rapidez para personalizar precios, enviar presupuestos, realizar seguimiento de pedidos y gestionar las devoluciones.
- Evaluar patrones en los procesos para pronosticar demanda y ventas futuras.
- Automatizar los envíos para reducir errores, como entregas tardías o incorrectas.
Ventajas de la digitalización
Hoy en día, aplicar un software de Gestión de Inventario ayuda a las empresas a encontrar el equilibrio entre falta y exceso de existencias. Todo ello se refleja en óptima eficiencia y rentabilidad.
Estas soluciones digitales pueden utilizarse en varios niveles y, además, integrarse a los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) y de contabilidad.
De esto modo, los sistemas de la empresa realizan un seguimiento del surtido existente en el inventario, sin importar su ubicación en las bodegas, y calculando los costos respectivos en varias monedas equivalentes. Esto permite que los sistemas de contabilidad evalúen de manera precisa el valor de los bienes e insumos presentes en los inventarios.
De hecho, algunos softwares de Gestión de Inventario están diseñados para grandes empresas y pueden adaptarse a los requisitos particulares de cada organización. También son capaces de manejar miles de datos en segundos, ahorrando tiempo y dinero. Asimismo, minimizan los errores humanos y mantienen completo control de los diferentes procesos, lo cual incrementa la eficiencia y competitividad de las empresas.
