Una de las prioridades más importantes para toda empresa es la productividad. El desafío es lograr la máxima producción, utilizando los recursos disponibles de la manera más eficiente posible. Pero lograr ese objetivo no está exento de dificultades. Una tarea compleja que suma un grado de dificultad mayor ocurre cuando las empresas cuentan con equipos de trabajo desde casa que realizan sus labores fuera de la oficina. Esto en pandemia ha sido un recurso ampliamente practicado. Entonces, ¿cómo medir la productividad de trabajo remoto?
Ventajas de medir la productividad laboral
Al medir la productividad laboral se abren una serie de oportunidades beneficiosas para las empresas. Entre ellas destacan:
- Mejorar su nivel de competitividad en su industria.
- Establecer objetivos y plazos a cumplir.
- Identificar factores que pueden impedir el crecimiento y desarrollo de la empresa.
- Visualizar y proyectar resultados de manera anticipada.
- Comprobar acciones que tienen el resultado esperado.
- Realizar ajustes para lograr los mayores niveles de productividad, analizando los datos, simplificando procesos y haciendo más eficiente la tarea de análisis y toma de decisiones.
- Reducir debilidades de la empresa, convirtiéndolas en fortalezas.
¿Por qué es importante medir la productividad?
La productividad de cualquier empresa está relacionada directamente con la capacidad de un equipo de trabajo de lograr su mayor rendimiento. Y para eso, es imprescindible optimizar cada recurso involucrado en el proceso productivo, lo que implica detectar lo que se está haciendo bien y lo que no, para aplicar posteriormente medidas de ajuste y corrección.
Sin embargo, más allá de los recursos tangibles, las empresas tienen que medir también una serie de factores no tangibles, como el clima laboral, la flexibilidad y condiciones del trabajo, el tipo de liderazgo que se ejerce, entre otros factores.
Medir cada uno de ellos apunta a establecer una dinámica de mejora constante, donde la idea, lejos de someter a los trabajadores a exigencias difíciles de cumplir, busca asegurarse de que el equipo alcance su máximo desempeño de manera sostenida.
Factor pandemia: la irrupción del trabajo remoto
Lo que era visto como una tendencia a seguir a largo plazo se convirtió en una realidad ineludible para miles de empresas y trabajadores a raíz de la pandemia del Covid-19: el trabajo remoto.
Las estrictas medidas de las autoridades para contener la pandemia hicieron que los trabajadores pasaran a trabajar desde sus casas de manera obligada. Y a medida que la situación mejora y la economía se reactiva, el trabajo remoto demostró su factibilidad y las empresas ahora definen sus jornadas laborales combinando el trabajo presencial y remoto, con esquemas híbridos en que los trabajadores no están necesariamente en el mismo espacio físico.
Más allá de las grandes ventajas que reporta el trabajo remoto, es incuestionable que representa también un desafío a la hora de medir la productividad. ¿Cómo evaluar lo que está haciendo cada persona si no la tienes físicamente cerca para observar su trabajo?
El tema justamente escapa a esa lógica de pensamiento. Actualmente, los especialistas apuntan a que la productividad de trabajo remoto es mayor en la medida que las personas trabajan con objetivos definidos, en un ambiente laboral que promueva su valoración, comodidad, felicidad y compromiso con la organización.
Transparencia: Factor clave para una medición eficaz
La medición de la productividad constituye un mecanismo de control. Por esa razón, es fundamental que sea transparente, para que los trabajadores entiendan claramente de qué se trata, sepan que se requieren datos confiables de cada etapa del proceso de producción y entiendan qué se está midiendo, cómo se hace y por qué.
Lograr el compromiso del equipo de trabajo permite detectar con mayor facilidad una eventual caída de la productividad y reconocer si se trata de un tema individual o colectivo. Además, permite definir si se debe a una carencia de herramientas, habilidades o capacitación adecuadas para realizar el trabajo.
¿Qué debemos medir?
Cuando se trata de medir la productividad de una empresa, de inmediato surgen conceptos como cantidad, calidad y eficiencia del trabajo del equipo. La razón es simple: si estos factores fallan, la productividad sufrirá las consecuencias.
Sin embargo, el acto casi reflejo para muchos sería pensar en controlar las horas trabajadas por cada trabajador, pensando que existe una relación directamente proporcional entre ese número y la productividad. Craso error.
Las métricas que realmente importan van mucho más allá. El tiempo sigue siendo un factor preponderante, pero desde la perspectiva de cuánto tarda un trabajador en finalizar una tarea. La calidad puede ser medida a través de los errores y aciertos, defectos e, incluso, los comentarios, experiencia de uso y satisfacción del cliente. La opinión y reflexiones de los trabajadores sobre el proceso también suman. En definitiva, los aspectos cuantitativos y cualitativos se tienen que unir a la hora de medir la productividad.
Realizar mediciones proactivas
Los datos que surgen de cualquier medición entregan información de algo que ya sucedió, por ejemplo, la tasa de fallo de una máquina o la cantidad de veces que un trabajador no logró cumplir un objetivo específico predeterminado. Este tipo de indicadores se conoce como indicadores “rezagados”.
Sin embargo, en la búsqueda de la eficiencia en la productividad es fundamental contar también con indicadores “adelantados”, que permiten suponer o predecir situaciones que aún están por suceder.
Este tipo de acción proactiva se puede planificar y modificar con mayor facilidad, aunque es más difícil de ejecutar, ya que no se pueden medir antes. Sin embargo, su importancia radica en visualizar escenarios posibles que perjudiquen la productividad.
Entre los indicadores “adelantados” podemos incluir el conocimiento de los objetivos por parte de los trabajadores, qué se requiere para lograrlos y qué se necesita exactamente en cada jornada laboral. En la medida que se realizan de manera proactiva, es posible obtener los datos necesarios para alcanzar el éxito de una productividad plena.
¿Cómo aprovechar las mediciones de productividad al máximo?
La obtención de datos mediante mediciones no significaría nada si no existe un trabajo de análisis posterior a la recopilación de información. Dicho de otro modo, los datos sueltos no solucionarán demasiado y la clave está en hacer una lectura integrada de ellos, interpretándolos de manera estratégica y tomando decisiones que apunten siempre a mejorar los índices existentes de manera constante.
Así como los objetivos individuales y colectivos deben estar claros a la hora de producir, al realizar cualquier medición esta lógica también debe estar presente. De este modo se asegura una planificación adecuada, recursos para evaluar el proceso correctamente y metas claras que aseguren una productividad sostenida con el mayor rendimiento posible.
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