La gestión de una flota de camiones es una de las tareas más sensibles del proceso logístico de una empresa. El reto consiste en establecer procedimientos para que cada camión funcione a la perfección, gracias a pautas de inspección y mantenimiento. Y su éxito depende de la capacidad de realizar este proceso en forma metódica y acuciosa por un lado, y de procesar esta información de manera rápida y organizada por otro.
Sin embargo, la tecnología juega un factor fundamental para que todo el trabajo de verificación de camiones se realice de forma completa, sin dejar ningún aspecto al azar y así sacarle el mayor provecho a las máquinas.
¿Cuál es la importancia de la gestión de una flota de camiones?
Para entender el papel que tiene la gestión exitosa de una flota de camiones, es necesario dimensionar primero lo que significa la logística para la actividad industrial.
En líneas generales, la logística integra el transporte, almacenamiento y preparación de pedidos de una empresa. Y dentro de ese esquema, el uso de los camiones es fundamental. Por eso, es trascendental que la flota esté en perfectas condiciones y, para lograrlo, son muchos los puntos que hay que revisar.
Cada elemento que compone el sistema mecánico y eléctrico de un camión está en juego. También aquellos que inciden en la seguridad del conductor y acompañantes, además de la integridad de la carga, para que ésta llegue a su destino en perfectas condiciones.
Sin embargo, la cantidad de información es enorme. Son muchos datos y papeles que hay que escribir a mano para luego digitalizar todo, con un alto riesgo de perder datos muy importantes. Por esta razón, hay que analizar de qué manera perfeccionar esta gestión.
¿Cómo optimizar la gestión de una flota de camiones?
Ante la gran cantidad de información que se genera a partir de la inspección rutinaria de los camiones, muchas empresas están dejando atrás el papel y optan por soluciones tecnológicas que permiten organizar y optimizar mejor todos los procesos.
Sin embargo, el primer paso sigue siendo establecer y cumplir una rutina para certificar que todo esté bien antes de que cada camión salga a las calles. Entre los puntos a revisar, podemos considerar el siguiente check list:
- Estado de la carrocería
- Neumáticos
- Luces
- Elementos de seguridad (cinturones, limpiaparabrisas, etc.)
- Frenos
- Líneas de aire y combustible
- Parte eléctrica
Pero independientemente del tamaño de la flota y la complejidad del proceso logístico, reunir los datos a mano, en planillas de papel, está lejos de ser un procedimiento eficiente.
Pensando en eso, el ideal es contar con alguna aplicación digital específica que permita a la empresa generar mejoras continuas de su flota de camiones, transformar fallas en oportunidades, prevenir pérdidas y evitar los daños que puede provocar una mala revisión.
¿Qué beneficios ofrece una aplicación para la gestión de una flota de camiones?
Contar con apoyo tecnológico para tareas tan sensibles como la gestión de una flota es crucial. Por eso, identificamos seis beneficios que debemos considerara la hora de hablar de una aplicación para la gestión de una flota de camiones:
- Flexibilidad en las operaciones de la flota
Cuando se habla de gestión de flota de camiones, existe una serie de diferencias a la hora de establecer los objetivos que persigue la revisión que queremos hacer. La primera pregunta que debemos realizar es si pretendemos realizar:
- Mantención preventiva y revisión de vehículos
- Evaluación del equipo de seguridad del camión
- Inspección del aspecto estético del vehículo
- Revisión de ingreso y salida del vehículo de la empresa
La aplicación que se requiere para verificar una flota debe estar creada para responder de manera flexible a los diferentes objetivos que deseamos alcanzar. Considerando que el paso digital viene a reemplazar una pauta de trabajo que se realizaba manualmente, es recomendable darle continuidad a ésta, manteniendo su formato, preguntas y el check list. Así, la información más frecuente que podemos incluir considera:
- Unidad de la empresa
- Fecha de inspección
- Identificación del vehículo
- Fotos de los camiones
- Observaciones
- Nombre y firma digital del responsable de la inspección
- Nombre y firma digital del conductor
- Costos de mantenimiento inesperados reducidos
Por lo general, las empresas que buscan el apoyo de la tecnología para realizar la gestión de sus flotas apuntan a prevenir y resolver situaciones críticas asociadas a la inspección y mantención de sus camiones. La razón fundamental es que este tipo de procedimientos contribuye a evitar daños y pérdidas a través de un control más exhaustivo y eficiente.
Al usar una aplicación desarrollada específicamente para este fin, es posible realizar rápidamente un check list, usando incluso un celular para ingresar los datos.
Dependiendo de cómo esté desarrollada la herramienta, es posible descartar los aspectos que están conforme los parámetros establecidos. También es posible mantener un historial de la información de cada vehículo, por lo que se puede acceder a la información de revisiones y mantenciones anteriores con rapidez.
Finalmente, el apoyo digital también otorga la facilidad para establecer inmediatamente un plan de acción para corregir y reparar lo que corresponda, con plazos establecidos, acotados, organizados y con el mínimo margen de error.
- Normalización y organización de la información
Otro aspecto crítico a la hora gestionar una flota se presenta cuando cada conductor reporta alguna situación anormal que requiere atención prioritaria.
En esos casos, un sistema digital permite identificar, catalogar y priorizar el requerimiento de cada vehículo, facilitando el trabajo de quien está a cargo, especialmente cuando se trata de flotas numerosas o de una gran cantidad de incidencias.
La idea de contar con una aplicación dedicada a este tipo de tareas es justamente organizar cada caso, almacenando los datos de manera segura y con fácil acceso, permitiendo además la visibilidad necesaria para que estas situaciones sean revisadas y reparadas en el menor plazo posible, evitando que los vehículos no puedan circular a raíz de una avería o, peor aún, que circulen y se expongan al riesgo de cualquier tipo de accidente, poniendo en riesgo la integridad del conductor u otros ocupantes, de terceras personas, del propio camión, la carga que transporta y, en definitiva, de la reputación de la empresa.
- Evidencia de inspecciones y seguridad jurídica
Otro aspecto que no se puede olvidar es la importancia de la comprobación de las mantenciones e inspecciones realizadas a la flota, con el fin de garantizar niveles de seguridad jurídica para la empresa ante eventuales siniestros o accidentes.
Ya sabemos que el volumen de datos es enorme, así como las posibilidades de que ocurra un error por omisión. Si consideramos que los camiones se exponen a calles y rutas, donde puede pasar todo tipo de situaciones, las inspecciones cobran extrema importancia, por lo que deben ser muy bien registradas y comprobadas.
Si llega a ocurrir cualquier accidente, la importancia de realizar una revisión de los camiones de una flota es fundamental, ya que con ese tipo de registro de mantenciones la empresa puede establecer si la gestión de sus vehículos se hizo de manera correcta, siguiendo los protocolos establecidos previamente de manera preventiva.
Al contar con una aplicación digital para este tipo de situaciones, existe la opción de diseñarla de modo tal que permita incorporar todo tipo de detalles, incluyendo incluso fotos, fechas, GPS para el registro de ingreso y salida de cada camión, lo que reduce la posibilidad de cometer acciones fraudulentas.
- Generación de informes automáticos y personalizados
La ventaja de contar con una aplicación que apoye la gestión de una flota no se traduce apenas en el tiempo que se ahorra al dejar de lado decenas de formularios por llenar.
Además de eso, la digitalización permite que se genere un archivo de manera inmediata en diversos formatos a elección y en tiempo real. Eso facilita la comunicación e intercambios de información con otras áreas y ejecutivos de la empresa, además del almacenamiento de archivos y respaldos.
- Ventajas Competitivas
Considerando todos los beneficios ya mencionados, una aplicación para la gestión de camiones aporta un elemento que contribuye al dinamismo de la rutina de trabajo de la empresa y a la organización de una flota de camiones, más allá del tamaño de ésta.
La tecnología permite generar informes inmediatos, con altos niveles de seguridad y confiabilidad de la información que contienen, además de permitir un alto grado de personalización, según los requerimientos específicos de cada empresa.
En tiempos donde la logística juega un papel clave para la competitividad de una empresa, y donde el transporte está sometido a una altísima exigencia para cumplir plazos, la gestión de este activo requiere profesionales capacitados para lograr los objetivos trazados que estés apoyados por herramientas tecnológicas que no solo faciliten su trabajo, sino que estén hechas a la medida de sus requerimientos.
