Si en tu empresa trabajan con una gran cantidad de documentos físicos y a veces la situación se torna un poco caótica, deberías considerar la adopción de firmas digitales. No solo facilitarán el camino hacia un futuro sin papel, sino que, además, el flujo de trabajo será más eficiente, ahorrarás tiempo y dinero y aumentarás la productividad de tu negocio.
Una firma digital es un código matemático para demostrar la autenticidad de los mensajes o documentos digitales que permiten firmar un documento electrónicamente y validar al firmante. A menudo se comparan con las huellas dactilares porque contienen un conjunto único de datos que se utilizan para lograr la identificación.
Aquí te dejamos cinco importantes razones por las que deberías implementar firmas digitales en tu negocio:
1. Ahorro de tiempo
Los empleados de las empresas que todavía usan documentos físicos y firmas tradicionales tienen que hacer muchos pasos para firmar y devolver un documento recibido mediante correo tradicional o electrónico. Usando esta técnica, cualquier tipo de documentos y contratos se pueden firmar con un clic de un botón. Como resultado, ahorrarás tiempo porque estos códigos te permiten reemplazar el proceso de aprobación en papel por un sistema digitalizado que es más rápido y más barato. Gracias a las firmas digitales, los documentos pueden ser aprobados casi instantáneamente, desde cualquier lugar usando una Tablet un celular o un computador.
2. Ahorro de costos
La implementación de la digitalización tiene un costo, pero a la larga, terminarás ahorrando dinero. Con una firma digital, el envío de documentos en papel ya no es necesario, por lo tanto, los costos de impresión y entrega / envío disminuirán. También se ahorrarás en otros costos indirectos, como archivar, redefinir datos, archivar o rastrear y en los gastos relacionados con el procesamiento de archivos confidenciales. El uso de firmas digitales te ayudará además a reducir los desechos de tu oficina como consecuencia de la drástica reducción del papel.
3. Eficiencia de flujo de trabajo
Con menos retrasos, estas firmas aseguran una mayor eficiencia en el flujo de trabajo permitiendo que la gestión y el seguimiento de documentos sea más fácil y rápida. Los procesos que suelen tardar meses, desde el momento en que se solicita un documento hasta que se recibe, se pueden realizar en mucho menos tiempo. También permiten que la organización de la información y los documentos sea más expedita, ya que no hay documentos físicos que revisar. La búsqueda de documentos digitales es más fácil y más rápida que la búsqueda de documentos de papel almacenados en archivadores o cajas.
Otro beneficio relevante es que podrás hacer un mejor seguimiento de los documentos. Algunos programas incluso envían a los firmantes un correo electrónico de recordatorio si un documento aún no se ha firmado.
4. Mayor seguridad
Las firmas digitales reducen el riesgo de duplicación o alteración del documento en sí y aseguran que las firmas se verifiquen y sean legítimas porque cada una de ellas está protegida con un sello a prueba de manipulación indebida, que le avisa si alguna parte del documento se ha modificado después de firmarlo. Los firmantes también reciben PIN, contraseñas y códigos que pueden autenticar y verificar su identidad y aprobar sus firmas.
El cifrado digital y las pistas de auditoría mantienen su firma segura, protegiendo a su organización contra el fraude y manteniendo su información segura.
5. Mayor espacio de almacenamiento
Debido a que los archivos digitales se almacenan en servidores virtuales conectados a la red de TI o en la nube, no necesitas mantener los archivos y muebles de tu oficina llenos de papel por lo que tendrás mayor espacio disponible para otras cosas. Los documentos físicos ocupan mucho espacio y hacen que aumente el uso de papel, lo que no es recomendado debido a su impacto ambiental.
Conclusión
Debido a los beneficios que la implementación de firmas digitales trae consigo, cada vez más oficinas y empresas están eligiendo este método para que su lugar de trabajo sea más eficiente y seguro. Las firmas electrónicas y los sistemas de administración de documentos digitales pueden ayudar a tu organización a ahorrar tiempo, dinero y espacio, brindando una mayor seguridad, mejorando la productividad y reduciendo el papeleo.
En este artículo enumeramos algunos de los beneficios generales de la implementación y el uso de estos tipos de firmas, sin embargo, cada compañía u organización puede encontrar sus propios beneficios particulares teniendo en cuenta sus necesidades, su presupuesto y fuerza de trabajo.
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