El papel está en todas partes y las empresas gastan mucho tiempo y dinero moviéndose y eliminando papeleo.
Décadas atrás, una oficina sin papel parecía un sueño lejano. Hoy, gracias a la tecnología, la cantidad de papel utilizado por las empresas ha disminuido sustancialmente, aunque todavía podemos hacer más.
Es probable que las empresas de hoy en día no puedan dejar de usar papel por completo, ya que a veces es necesario conservar la versión impresa de los contratos y otros documentos legales. Sin embargo, la mayoría de los documentos como facturas, recibos, tarjetas de visita pueden escanearse y almacenarse digitalmente para su posterior referencia. Esos pueden ser compartidos en línea, lo que ahorra tiempo y dinero.
Los documentos digitales son más simples, más fáciles de almacenar y enviar y más versátiles que el papel.
Estos 10 simples consejos para crear una oficina sin papel pueden ayudarte a reducir tu papeleo y administrar tu negocio de manera más eficiente.
¿Cómo obtener una oficina sin papeles?
Dejar de usar papel no es algo que pase de la noche a la mañana; debes diseñar e implementar una estrategia para reducir el uso de papel que involucre a todos los trabajadores en tu oficina.
Aquí te mostramos algunos pasos a considerar.
Haz un seguimiento a todos tus trabajos de impresión
Verifica la cantidad de papel que están usando diariamente y semanalmente. Este trabajo puede ser un desafío, por lo que podrías considerar usar software de auditoría de impresión para averiguar de dónde provienen todos los trabajos de impresión.
Calcula la posible disminución de costos
Haz un seguimiento de todos sus gastos relacionados con la impresión, incluidas impresoras, tintas o tóner, papel, contratos de servicio, almacenamiento y soporte técnico. Debes deducir los ingresos que recibes del uso del papel, a menos que se combinen mediante el uso de documentos digitales.
Empieza a usas herramientas y digitales aplicaciones móviles
Usa versiones digitales de los archivos que están impresos en papel desde el principio para eliminar la mayor cantidad posible de papel de su vida. Las aplicaciones móviles pueden ser de gran utilidad para obtener una oficina sin papel porque le permiten compartir fácilmente datos con clientes y proveedores. También tiene una variedad de aplicaciones online o en la nube entre las que destacan:
– Google Docs para colaborar en diferentes archivos
– Dropbox o Box para compartir archivos
– Basecamp para la gestión simple de proyectos
– Evernote para tomar notas digitales
– PayPal para transferir fondos
Capacita a tu personal para reducir el uso de papel
Trabaja con tu personal para cerciorarte de que puedan manejar y procesar documentos electrónicos, como facturas, documentos, firma digital, entre otros. Para involucrar a los empleados en la meta final de lograr una oficina sin papel, puedes crear metas de reducción mensuales y mostrarlas públicamente utilizando un «termómetro inverso». También puede crear un sistema que permita a tu personal medir de cuántas copias impresas son personalmente responsables mensualmente. Este conocimiento puede motivar a tus empleados a reducir su uso personal de papel.
Monitorea, mide y analiza
Para medir el progreso en el proceso de crear una oficina sin papel, debes rastrear las resmas de papel que compras. Es un sistema de seguimiento bastante fácil de configurar y debido al hecho de que es muy visual, tú y tu personal pueden ver fácilmente la cantidad de papel que se utilizan.
Escanea cualquier documentación que reciba de otros
Los escáneres de documentos son razonablemente económicos y pueden obtener documentación en formato PDF que son fáciles de usar y almacenar. Hay, además, muchas buenas aplicaciones de escáner disponibles para smartphones que son muy simples y de gran utilidad.
Firma documentos digitalmente
La mayoría de los países ahora tienen leyes que hacen que los contratos firmados electrónicamente sean legalmente válidos como los firmados con lápiz y papel. Puedes hacerlo usando diferentes tipos de aplicaciones. También puedes enviar un archivo PDF con una firma digital. Para las empresas, simplemente aceptar documentos firmados por correo electrónico en lugar de obligar a sus clientes a enviarlos por fax es un gran avance tecnológico
Usa la banca en línea
Solicita declaraciones e informes bancarios digitales a instituciones financieras. Si te preocupa perderte algo, puedes configurar alertas fácilmente en tu software de contabilidad que te recordarán cuándo vence la factura.
Implementa la facturación electrónica
Si deseas tener una oficina sin papel, necesitas implementar la facturación electrónica. Este método de facturación puede demorar un tiempo en establecerse, y deberás tener mucho cuidado al elegir un portal de pago de alto riesgo. Administrar las finanzas de tu oficina a través de la web hace que los pagos sean más rápidos y mucho más fáciles de rastrear. También puede enviar recibos por correo electrónico a los clientes en lugar de imprimirlos.
Rediseña procesos comerciales clave
Si deseas reducir sustancialmente el uso de papel, debe volver a diseñar un determinado proceso empresarial para identificar los procedimientos en que el uso del papel es innecesario. Uno de los pasos más fáciles es generar informes directamente en formato PDF, que se pueden revisar en una computadora portátil, tableta o incluso en un teléfono inteligente.
Existen numerosos beneficios de crear una oficina sin papel. Las tiendas de aplicaciones están llenas de opciones que pueden ayudarte a conseguir ese objetivo. Si tienes buenas ideas para no utilizar papel en la oficina, por favor, compártalas en la sección de comentarios a continuación.
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