Realizar inspecciones en lugares remotos puede ser un desafío, especialmente si se enfrenta la falta de conectividad, largas distancias geográficas o condiciones climáticas adversas. Afortunadamente, hoy en día existen herramientas digitales que permiten recolectar datos de manera eficiente, incluso en entornos de trabajo desfavorables.
Esto significa que la realización de inspecciones ya no tiene que limitarse a lugares de fácil acceso, sino que se pueden llevar a cabo en áreas remotas sin comprometer la calidad de los datos.
Imagina por un instante que tu empresa necesita realizar tareas urgentes de mantenimiento en maquinarias críticas para la continuidad de la operación.
A este escenario potencial, sumemos la dificultad de que las maquinarias se encuentran en instalaciones ubicadas en zonas geográficas lejanas o de difícil acceso.
Seguramente, si trabajas con formularios en papel, frente a este escenario surgirían los siguientes inconvenientes:
- Aprobar permisos de trabajo a la distancia
- Contar con los informes de las tareas de mantenimiento realizadas en tiempo real
- Conocer información crítica al instante para poder realizar todas las acciones necesarias
Todas estos inconvenientes constituyen el escenario cotidiano de las empresas que realizan inspecciones o tareas de mantenimiento en locaciones remotas, tanto por cuenta propia como para terceros.
¿Cuáles son las dificultades más comunes de las inspecciones remotas?
Las inspecciones técnicas remotas forman parte de todo proceso normal de mantenimiento. Sólo se diferencian en que los técnicos encargados deben tener experiencia en actividades de alta complejidad.
Muchas de las instalaciones asociadas a estas actividades se ubican en lugares de difícil acceso, lo que implica la necesidad de viajar largas distancias por carreteras en mal estado, terrenos escarpados o superficies ignotas.
Asimismo, el clima también puede ser un factor complejo, debido a la mayor probabilidad de enfrentar tormentas, mala visibilidad y otros fenómenos. Todo lo cual hace más difícil el desplazamiento de los equipos técnicos.
Esto puede traducirse en alta probabilidad de accidentes, tanto por las características geográficas del lugar donde se ejecutan estas tareas, como por el tipo de actividad o instalación inspeccionada.
En otras palabras, es más peligroso inspeccionar la grúa de una torre petrolera en el mar del Norte, que revisar el funcionamiento de un Data Center bancario en la ciudad.
Otra dificultad característica de las inspecciones remotas es la falta de infraestructura y de servicios básicos. Carencia que, en la mayoría de las ocasiones, se traduce en escasez de electricidad, agua potable e, incluso, de refugios adecuados para los propios trabajadores.
Ello significa que, además de sus instrumentos de trabajo, los integrantes del equipo de mantenimiento deben llevar consigo equipo y recursos para prevenir cualquier accidente que pueda ocurrir durante la inspección.
Asimismo, la empresa a cargo de la inspección puede padecer las dificultades asociadas a falta de personal calificado. Es decir, no contar con inspectores experimentados y hábiles para trabajar en estas condiciones adversas.
Esto puede ser particularmente complejo, si se requiere que los inspectores tengan conocimientos especializados en determinadas áreas, como, por ejemplo, biología, mecánica de fluidos o geología.
Por otro lado, la falta de comunicación eficaz suele también ser una dificultad relevante en todas las inspecciones remotas. Esto hace que sea extremadamente difícil transmitir información y mantener una comunicación clara y eficaz con los demás miembros del equipo, o con la base de operaciones.
Del mismo modo, si la conexión a Internet es limitada o inestable, se restringe la capacidad de transmitir información o de recibir ayuda en caso de emergencia.
Esto significa que los inspectores deben estar preparados para trabajar de manera autónoma y ser capaces de resolver problemas por su cuenta, así como de tomar decisiones en forma ágil y oportuna.
¿Cómo superar los desafíos de las inspecciones remotas con herramientas digitales?
Desplazarse a zonas de difícil acceso geográfico, solo con el apoyo de formularios en papel ya no es viable ni seguro. Por el contrario, hoy se requieren soluciones tecnológicas avanzadas capaces de agilizar y eficientar estas tareas, aun cuando se realicen en zonas remotas.
De hecho, gracias al uso de herramientas avanzadas como las soluciones de DataScope, hoy es posible realizar inspecciones remotas mediante formularios móviles, recopilando y conectando datos de forma automática para realizar monitoreo en tiempo real.
Todo ello sin necesidad de estar permanentemente conectado a Internet y con la posibilidad de verificar al instante la ubicación del equipo técnico, gracias al uso de GPS.
Con la ayuda de nuestro software, los integrantes del equipo de mantenimiento podrán controlar de manera eficaz y eficiente la ejecución de todo tipo de inspecciones en terreno, así como realizar procesos de auditorías o cualquier otro registro que implique levantar, clasificar y analizar grandes volúmenes de datos.
¿Cómo realizar inspecciones remotas con DataScope?
Gracias a las funcionalidades de la plataforma digital de DataScope, los técnicos que realicen inspecciones remotas podrán, por ejemplo:
- Garantizar que la inspección se realiza en el lugar correcto, mediante localización y rastreo GPS. Esto permite superar los riesgos de la mala ubicación geográfica y asegurar óptimos resultados.
- Adjuntar registros multimedia a los formularios de inspección completados por el equipo técnico, incluyendo archivos de imagen y sonido, códigos de barra y QR.
- Generar reportes que contengan los hallazgos importantes y ordenar la ejecución de tareas o reparaciones en forma directa durante la inspección. Esto agiliza significativamente la respuesta ante incumplimientos.
- Transformar los datos en información valiosa, representándola en forma gráfica para así tomar mejores decisiones. Esto se traduce en mayor eficiencia para la empresa.
- Garantizar el cumplimiento de los compromisos adquiridos con los clientes. Esto evita complicaciones legales y mejora la reputación de la empresa.
Estas funcionalidades permitirán ahorrar tiempo y recursos, así como también, reducir las tasas de errores humanos que se cometen cuando solo se trabaja con formularios en papel.
7 ventajas de utilizar la aplicación móvil de DataScope para inspecciones remotas
1) Realizar inspecciones sin conexión a Internet
Los equipos que realizan inspecciones en terreno pueden visitar distintas locaciones y completar formularios móviles personalizados, mediante sus propios dispositivos móviles (teléfonos, laptops o tabletas).
Si no se dispone de conexión a internet, el usuario puede seguir llenando los formularios, y sincronizarlos cuando se recupere la conexión.
2) Completar todos los registros en un solo dispositivo
El “Constructor de Formularios” permite crear reportes digitales dinámicos con fotografías, geolocalización, códigos de barra y QR, entre otras características.
3) Reportar y delegar tareas relacionadas a las inspecciones realizadas
El módulo de “Asignación de Tareas» permite asignar actividades a otras personas del equipo indicando el horario y detalles de la tarea a desarrollar. Asimismo, en el panel de control se puede monitorear en tiempo real el cumplimiento de estas tareas.
4) Preparar reportes a la medida de las inspecciones realizadas
Cada vez que se responde un formulario de DataScope, se genera automáticamente un documento PDF descargable que contiene todos los datos recolectados así como los hallazgos relevantes de la inspección.
El editor PDF, también permite crear reportes personalizados para presentar en forma precisa los resultados de inspecciones o auditorías.
5) Mantener siempre informados a los clientes
Las empresas que presten servicio técnico a algún cliente, pueden activar las notificaciones automáticas mediante correo electrónico. De este modo, cada vez que se complete un formulario los clientes reciben inmediatamente un informe en su bandeja de entrada.
6) Monitorear las inspecciones en cualquier momento y lugar
En el módulo de “Resumen” se pueden visualizar en forma directa y clara todos los resultados de las inspecciones realizadas.
7) Contar con workflows automatizados
Los datos recolectados se pueden conectar de forma segura con más de 4.000 aplicaciones, permitiendo visualizar en forma rápida la información más importante en programas como PowerBI, SQL, entre otros.
