Hoje, a proteção do meio ambiente é um assunto que diz respeito a todos. Em consequência, tanto as empresas como os indivíduos buscam alternativas para regular, minimizar ou mesmo prevenir o seu impacto negativo no planeta. Devido a função que as ferramentas digitais têm assumido nas nossas vidas, as empresas estão começando a usar soluções digitais que são amigáveis com o meio ambiente e que as ajudam a otimizar os seus processos. Reduzir, reutilizar e reciclar as coisas que você usa no escritório é essencial. Se reciclarmos uma tonelada de papel, podemos salvar a vida de 17 árvores. No entanto, melhor que reciclar papel é reduzir o seu consumo. Ao utilizar formulários digitais, você vai reduzir o uso do papel e ovai otimizar as suas operações comerciais. Portanto, poderá obter uma vantagem competitiva e melhorar a sua posição no mercado.
Por que digitalizar?
Adotar novas tecnologias e ferramentas digitais pode te economizar tempo, te ajudar a encontrar novos clientes, a ser mais eficiente e a obter sucesso no competitivo mercado atual. Com os formulários digitais, os dados podem ser organizados facilmente de acordo com diferentes variáveis como a cidade, o nome do cliente, o endereço e outros. Desta maneira, é mais fácil buscar e organizar a informação. A informação digital também pode ser sincronizada e os usuários podem ter acesso a ela a partir de qualquer parte do mundo.
Ao realizar a conversão para formulários digitais, você terá uma grande variedade de excelentes funções, que só estão disponíveis ao serem digitalizadas. Algumas destas características são: compartilhar a localização ao vivo, o uso da câmera fotográfica, realização de cálculos instantâneos, rastreamento de tempo e digitalização de código de barras.
O que é um formulário digital?
Um formulário digital é uma versão de um formulário em papel. É o equivalente a um documento em papel que é utilizado para recolher dados. Os formulários são implementados para diversos fins em todas as indústrias. Quando você utiliza formulários em papel, necessita recolhê-los em campo e os envia para o escritório onde serão carregados no servidor ou na nuvem. É mais conveniente usar formulários digitais para evitar a repetição de entrada de dados do formulário em papel para o computador. Os formulários digitais te dão acesso a todos os formulários em qualquer localização. Economize tempo e dinheiro ao deixar de gastar com formulários impressos.
Todos os elementos de um formulário em papel podem ser reproduzidos, como escrever texto, desenhar um esboço, preencher uma caixa de seleção ou adicionar uma assinatura. Além disso, os formulários digitais são mais potentes porque permitem que você adicione elementos que não podem ser incluídos quando usados em papel. Os formulários digitais podem ser completados mais rapidamente e são mais precisos porque podem ser implementados em um sistema para validar automaticamente a informação.
O mundo caminha a uma versão digital. Venha você também.
Converter um formulário de papel em um formulário digital
Imagine que tenham te pedido que você transforme um velho questionário de papel e o distribua por e-mail para a equipe de campo, para depois entregar as respostas para o escritório central. Como você pode fazer isso? Você tem algumas opções para realizar esta tarefa. A primeira é voltar a escrever o formulário do zero. A segunda opção é digitalizá-lo, enviar o documento aos seus colegas de equipe e deixar que descubram como completá-lo. A outra opção é convertê-lo em um PDF.
Hoje você pode encontrar no mercado muitos programas gratuitos de software de edição de PDF. A maioria deles usa OCQ (reconhecimento óptico de caracteres) para separar o texto do documento em papel de uma maneira que possa ser encontrado na página. Este software também detecta os campos que podem ser preenchidos no formulário para que o usuário possa preenchê-los. A ferramenta Digitalizar em PDF simplificará o processo. Alguns softwares PDF proporcionam configurações personalizadas para melhorar a aparência final do documento. Para obter ótimos resultados, sugerimos que você siga estas instruções:
-Carregue o documento fonte no scanner de superfície plana ou no alimentador automático de documentos da sua impressora multifunção.
-Inicie o Adobe Acrobat.
-No menu Arquivo, selecione Criar PDF e clique em A partir do scanner.
-Na lista scanner, escolha o modelo do seu dispositivo (scanner / impressora instalada).
-Abaixo de sair, selecione Novo documento PDF.
-Abaixo do documento, marque tornar pesquisável (Executar OCR).
-Clique em digitalizar.
-Pressione o botão do scanner no aparelho (scanner / impressora).
-No menu Formulários, selecione Assistência para iniciar formulário e clique em Um documento eletrônico existente. Acrobat mostrará o formulário e uma lista de campos de formulários sugeridos.
-Revise os campos do formulário e realize as mudanças e ajustes necessários.
-Salve o seu formulário.
Outra forma de digitalizar um documento é ir diretamente ao menu Formulários e permitir que o Acrobat digitalize e crie o formulário imediatamente. Este acesso direto supõe que você está satisfeito com as opções de digitalização predeterminadas, como o tamanho do papel, cor (branco e preto, escala de cinza e colorido), resolução, etc.
Como converter documentos em formulários PDF que podem ser preenchidos
Você pode converter formulários de papel, Word, Excel e outros arquivos para formulários em PDF. Para fazer isso, use o Adobe Acrobat Pro. Se você usa Acrobat, a ferramenta criará automaticamente um PDF preenchível a partir do Word e vai gerar campos e controles preenchíveis desde o conteúdo do documento. Depois, você pode modificar o formulário se necessário. Se não tem acesso ao Adobe Acrobat Pro, existem alternativas gratuitas e também de baixo custo para editar formulários PDF e para converter documentos de Word a formulários PDF que possam ser preenchidos.
Converta PDF em formulários que podem ser preenchidos gratuitamente
Se você não tem Adobe Acrobat, há muitas ferramentas gratuitas disponíveis online. No geral, os editores de PDF online gratuitos permitem adicionar texto e outros elementos simples e também proporcionam a opção de mover seções. No entanto, geralmente ele não tem a capacidade de ir além de simples edições. Normalmente, os aplicativos online de editor de PDF mais avançados estão disponíveis de forma gratuita durante um período de teste que dura 30 dias, depois disso você deve pagar uma tarifa pela assinatura. Adobe oferece uma prova gratuita de uma semana para você testar o Acrobat e, durante este período, é possível criar os formulários que necessitar ou decidir se vale a pena pagar por ele. Como alternativa ao Acrobat e dos editores de PDF gratuitos, existem editores de cotação como pdfforge PDF Architect, que realizam muitas das mesmas funções que o Acrobat, mas por um preço bem menor.
Conversão com Acrobat Pro
Você pode converter Word em um PDF preenchível em um só passo com o Acrobat Pro. Para isso, primeiro escolha Criar Formulário, selecione o arquivo, mude o tipo de seleção de arquivo a Todos os arquivos (.) e selecione o seu documento de Word. Acrobat converte o documento de Word a PDF e cria um formulário a partir do documento convertido sem que seja necessário iniciar o Word. E, para conseguir isso, basta ter instalado em seu computador o Word.
Adicione campos ao formulário
Depois de converter o documento, você pode revisá-lo e modificá-lo se necessário. Use os ícones de edição ao lado de Preparar Formulário para adicionar novos campos de texto ao documento e os botões de formatação, na parte superior da coluna direita, para alinhar suas etiquetas e campos de dados. Também é possível mudar os nomes dos campos de dados atribuídos aos valores de digitação se desejar que sejam diferentes. Escolha o botão azul Visualização prévia online Preparar Formulário para obter uma visualização prévia de uma cópia do formulário.
O que você deve ter em mente ao usar um conversor de PDF?
Formatos de arquivo compatíveis
Um bom conversor de PDF deve ser compatível com a exportação de arquivos PDF originais para formatos de arquivo comuns, como Microsoft Office Word, PowerPoint, texto, imagem, etc.
Qualidade de conversão
Os melhores conversores de PDF devem conservar todo o formato dos arquivos PDF originais, para que não se perca nenhum dado e para que tudo se mantenha como estava no documento original.
Reconhecimento óptico de caracteres (OCR)
A tecnologia OCR é capaz de extrair o texto dos PDF digitalizados e exportá-los a textos legíveis reais. Então, você poderá editar o texto em arquivos convertidos da mesma maneira que usa um processador de texto.
Preço
A faixa de preços para os conversores PDF é ampla, variando desde opções gratuitas até para versões que chegam a centenas de dólares. Adobe Acrobat é ótimo, mas, para a maioria das pessoas, ele chega a ser bastante caro. É preciso considerar o preço de um programa antes de obtê-lo.
Velocidade de conversão
Obviamente, você não deseja passar meia hora esperando para que o processo de conversão seja finalizado. Um programa de conversão PDF efetivo deve ser capaz de lidar com as solicitações de conversão e exportar arquivos convertidos no mesmo instante.
Como criar um formulário digital facilmente
Ao assinar a DataScope, você terá acesso ao nosso Mobile Form Builder, que permite criar, personalizar e editar facilmente qualquer tipo de formulário móvil. Para criar e editar formulários, o usuário da DataScope deve contar com a autorização do administrador da conta.
Os formulários digitais são muito mais fáceis de serem completados. Isso trará, a longo prazo, muitas vantagens para o seu negócio. Está preparado para a mudança? Faça o seu registro gratuito agora mesmo!
DataScope é uma plataforma que permite agilizar, organizar e avaliar o trabalho em campo, graças aos seus formulários online que possuem indicadores em tempo real 100% adaptáveis para qualquer necessidade.
Com DataScope , você pode digitalizar o fluxo de trabalho da sua equipe, atribuindo tarefas desde a central e, com isso, verificar o cumprimento das atribuições em tempo real.
