O uso de formulários digitais ajuda a sua empresa a reduzir custos, otimizar processos e melhorar a eficiência.
Coletar e analisar dados de maneira efetiva são atividades cada vez mais importantes para as empresas. As empresas precisam reunir, examinar, processar e criar relatórios sobre grandes volumes de dados. Até há pouco tempo era comum utilizar a pesquisa por correio, a entrevista por telefone ou pessoalmente como métodos de coleta de informações. Com o crescente processo de digitalização que diversas empresas têm experimentado recentemente, esses procedimentos se tornaram antiquados por muitos motivos.
A transformação digital está rapidamente alterando a operação de muitas empresas e uma grande quantidade de processos que eram executados manualmente agora são realizados com o uso de novos métodos digitais. A tecnologia teve um grande impacto sobre a forma como as empresas lidam com seus dados e forneceu novas ferramentas que transformaram e melhoraram a coleta e a análise de informações. O ritmo dessa mudança exige que essas empresas sejam capazes de reagir com rapidez e de se adaptar às constantes mudanças nas demandas dos clientes e nas condições do mercado.
Para os gestores, maximizar recursos, otimizar operações e tornar o negócio mais lucrativo é algo crucial. Dessa forma, encontrar métodos eficientes para coletar dados e transformá-los em informações úteis é muito importante, pois é necessário saber lidar com altos volumes de dados para tomar as decisões corretas. Usando métodos digitais de coleta de dados, é possível obter resultados de modo mais rápido e mais preciso do que com o processamento manual de informações.
O que é um formulário digital?
Ao longo dos anos, os formulários têm sido usados de diversas formas: confecção de faturas, relatórios financeiros, administração de recursos humanos e jurídicos, emissão de ordens de serviço (manutenção, garantias, cotações, inspeções, auditorias, etc.), de ordens de compra (atacadistas, armazéns, etc.), de ordens de produção (múltiplas linhas, inventários), dentre outros usos.
Tradicionalmente, os formulários eram entregues por correio ou manuseados por um funcionário que aplicava um questionário específico. O caráter manual desse processo era um grande obstáculo. O primeiro desafio era alcançar as pessoas certas e incentivá-las a preencher o questionário. Depois disso, as empresas precisavam lidar com enormes quantidades de dados registrados em meio físico, que se acumulavam na espera para serem classificados, processados e avaliados.
Ao usar formulários digitais, todo esse trabalho pode ser evitado e as empresas podem ter mais clareza sobre questões que as afetam de forma muito mais simples. Os formulários digitais são versões eletrônicas de formulários em papel que podem ser preenchidos em um computador ou em um dispositivo móvel (celulares, tablets) e têm muitas vantagens em relação aos formulários em papel, pois permitem que as empresas coletem dados em um tempo menor e obtenham resultados precisos.
Como as formulários digitais podem ajudar a sua empresa?
Redução nos gastos e rapidez
O uso de formulários digitais em vez de formulários em papel tem um impacto significativo na redução de tempo e de gastos para obtenção de informação. Os custos com impressão, armazenamento e distribuição diminuem ou até desaparecem.
Muitas empresas gastam uma quantidade significativa de tempo e dinheiro organizando e reunindo seus dados manualmente. Administrar e transferir informações coletadas com formulários em papel é um processo lento. Com a coleta de dados automatizada, não é preciso gastar tempo e recursos inserindo dados manualmente. O software os identifica, seleciona e processa automaticamente. Não há necessidade de entrada e processamento de dados de formulário de back-end, e você também pode reduzir os gastos com pessoal e com custos operacionais. Em média, o uso de formulários digitais representa uma economia de 11 horas de trabalho por semana.
Outra vantagem que os formulários digitais apresentam é o fato de poder ser armazenados, copiados e salvos de forma fácil e barata, economizando tempo e dinheiro da sua empresa.
Alcance massivo
O processo de distribuição dos formulários também se torna descomplicado: os formulários digitais podem ser entregues a milhares de possíveis respondentes por meio de plataformas de e-mail ou por meio de redes sociais. Essa é uma grande vantagem em um cenário em que o tempo é considerado um recurso precioso e a obtenção rápida de informações pode significar manter sua empresa à frente de seus concorrentes.
Melhora na precisão dos dados
Os formulários digitais podem preencher dados automaticamente com base em informações inseridas anteriormente e que são validadas antes do envio. Outra vantagem da coleta de dados digitais é que os erros de entrada e a perda de dados na transcrição são eliminados. Além disso, você pode rastrear o nome de usuário do entrevistador, a sua localização GPS e o horário para acompanhar em tempo real o trabalho feito.
Dessa forma, pode-se perceber claramente que os dados coletados em formulários digitais são muito mais precisos e completos do que os dados coletados por meio de formulários em papel, pois o processo digital reduz significativamente erros manuais, discrepâncias ou lacunas, bem como toda a carga de trabalho associada aos procedimentos relacionados ao processamento manual de informações.
Relatórios em tempo real
Os processos registrados em papel não permitem a visualização em tempo real do que está acontecendo na sua empresa e você precisa esperar mais tempo para obter informações. Com uma plataforma digital, você tem acesso aos dados assim que eles são enviados para o servidor. Essa simultaneidade trazida pelos formulários digitais e recursos a eles associados permitem gerar relatórios que permitam a tomada de ações proativas e não reativas, melhorando suas operações em um ritmo mais rápido.
Os formulários digitais também oferecem flexibilidade para modificar o formato da pesquisa com base no feedback observado em tempo real.
Hora de se tornar digital
A coleta de dados implementada com o uso de formulários digitais é um passo para o futuro porque facilita a coleta, a entrada e a análise de dados, fornecendo resultados mais precisos em um período de tempo mais curto. Esse método tem inúmeras vantagens sobre o processo tradicional e tem potencial para substituir completamente a coleta de dados em papel.
Os formulários digitais também são otimizados para dispositivos móveis, atualizados em tempo real e acessíveis por várias meios, eliminando reuniões e e-mails desnecessários.
Se você tem um negócio e ainda não utiliza formulários digitais para coletar informações, agora é a hora de dar um passo adiante e adotar a digitalização para levar todos esses benefícios para a sua empresa implementando práticas realmente inovadoras.
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