O atual cenário ágil exige que as empresas contem com aplicativos poderosos que otimizem a colaboração da equipe, mas que também sejam intuitivos, lúdicos, atraentes, fáceis de operar e integrados às demais ferramentas da transformação digital.
O fim das restrições da pandemia trouxe consigo um retorno massivo ao trabalho, embora desta vez de uma forma muito diferente. Antes, privilegiava-se o desempenho presencial, mas hoje grande parte das atividades são realizadas remotamente e favorecendo o cumprimento de metas. Uma “nova realidade online” que exige uma transformação total dos paradigmas de trabalho.
O trabalho em equipe baseado em metodologias ágeis não foge dessa realidade. De fato, o seu próprio dinamismo o obriga a uma adaptação imediata a estas mudanças, pois só assim manterá o seu valor enquanto instrumento essencial de competitividade.
O valor do trabalho em equipe ágil e dinâmico
Equipes ágeis, flexíveis e adaptáveis são essenciais para que as organizações enfrentem com sucesso os complexos desafios do mercado. Por isso, metodologias como Scrum, Lean e Kanban rapidamente se posicionaram na vanguarda das transformações pré-pandêmicas.
No entanto, a propagação do teletrabalho alterou as regras do jogo, pois de um momento para o outro as equipes deixaram de poder se reunir presencialmente ou compartilhar os espaços físicos onde cada membro anotava as respectivas ideias ou contribuições criativas em post-its coloridos.
Nesta altura, o mundo tecnológico teve de desenvolver novas ferramentas online, capazes de garantir a mesma interação constante, proativa e direta que até então era realizada presencialmente.
Isto possibilitou o aparecimento de um conjunto amplo de ferramentas virtuais de interação entre equipes, orientadas para as necessidades específicas de cada empresa ou organização, e capazes de se integrarem com outras aplicações existentes.
O que é uma plataforma visual colaborativa?
Tecnicamente, as ferramentas online de colaboração em equipe são aquelas que facilitam a comunicação entre os diferentes membros de uma equipe ou projeto. Além disso, graças a um conjunto de funções de gestão e interação, otimizam o trabalho em grupo e garantem a entrega pontual das tarefas, bem como o acompanhamento adequado das mesmas.
Para isso, não basta apenas uma boa plataforma de videoconferência, pois não é o mesmo ter uma reunião com um ou dois colegas do que trabalhar simultaneamente com dez ou mais colaboradores, enquanto cada um deles contribui com suas respectivas ideias criativas.
Nesses casos, é necessário um aplicativo que permita a comunicação, interação e acompanhamento em tempo real, como aconteceria durante uma reunião presencial, por exemplo.
Em um quadro Kanban ou Scrum isso pode ser feito com notas adesivas ou anotações a lápis. Mas em um ambiente digital são necessários outros tipos de ferramentas, que tenham a mesma eficiência, praticidade e clareza didática.
Em outras palavras, uma boa plataforma visual ajuda as equipes a colaborar, coordenar e gerenciar seu trabalho de forma ágil, segura e eficiente.
Além disso, permite que cada um dos seus membros conheça o plano de trabalho, as opções técnicas dos demais, a duração dos processos, os prazos, as responsabilidades e os objetivos pessoais e grupais.
Vantagens das plataformas de colaboração em equipe
Alguns dos principais benefícios das ferramentas de colaboração virtual são os seguintes:
- Permitem atribuições rápidas a diferentes colaboradores.
- Ajudam a realizar um acompanhamento adequado das tarefas.
- Possuem sistemas de mensagens instantâneas.
- Otimizam o uso do tempo.
- Fornecem acessibilidade mais geral, graças às suas ferramentas baseadas em nuvem.
- Melhoram a eficiência e produtividade da equipe.
- Reduzem a complexidade de tarefas e processos.
- Facilitam a adaptação a novas tecnologias e soluções digitais
Da mesma forma, uma plataforma de colaboração interativa permite que as empresas contratem os melhores talentos, independentemente do país de residência.
Que características devem ter esses programas?
O mercado atual dispõe de uma vasta oferta de ferramentas de colaboração visual, capazes de responder às necessidades de um vasto leque de empresas e equipes. No entanto, antes de tomar uma decisão, é importante considerar as seguintes variáveis:
- Quais são as principais funções do software analisado?
- Opera na nuvem ou deve ser instalado em seus próprios servidores?
- É seguro?
- Que tipo de gestão oferece?
- Ajuda a resolver crises e contingências?
Uma vez sanadas essas dúvidas, é preciso considerar outros quatro aspectos essenciais:
1. Verificar a utilidade
O software deve ser intuitivo, responsivo e fácil de usar para que seja rapidamente internalizado pela equipe. Neste ponto, é recomendável analisar sua respectiva versão de teste, para verificar suas características, bem como estudar a opinião de outros clientes e especialistas do setor.
2. Verificar a relação preço-qualidade
Como o objetivo é melhorar a produtividade e o desempenho das equipes, o investimento deve ser rentável e vantajoso para toda a organização.
3. Avaliar sua facilidade de implementação
Quanto mais simples for, melhor contribuirá para o desenvolvimento global da empresa. Não só porque vai incentivar a colaboração em equipe, mas também porque vai contribuir para a modernização da cultura da empresa, envolvendo e motivando da melhor forma todos os colaboradores.
4. Estudar o suporte pós-venda
Essas ferramentas requerem suporte técnico qualificado capaz de resolver rapidamente qualquer dúvida ou problema que surja durante a operação. Além disso, eles devem oferecer atualizações regulares que maximizem sua operacionalidade e valor futuros.
O software de interação também deve incluir as seguintes funções críticas:
- Gerenciamento de projetos.
- Edição de conteúdo em tempo real.
- Mensagens instantâneas permanentes.
- Integração de compartilhamento de vídeo em várias plataformas (como Zoom, Meet ou Teams).
Plataformas visuais colaborativas disponíveis no mercado
Algumas das melhores ferramentas de engajamento de equipes atualmente disponíveis no mercado são:
Teamwork
É uma das opções mais completas e populares. Possui recursos como quadros, listas de tarefas, gráficos de Gantt, calendários e divisão entre tarefas e subtarefas. Além disso, oferece controle de tempo, chat ao vivo e edição compartilhada de documentos.
Possui plano gratuito para até 5 usuários, enquanto as versões pagas começam a partir de US $6 por mês.
Proofhub
É um software com múltiplas funções e interface simples. A sua principal vantagem é que, por si só, cumpre a função de todas as ferramentas normalmente utilizadas para planejar projetos, gerenciar tarefas, compartilhar documentos, comunicar entre si, controlar o tempo e colaborar em equipes.
Também se destaca por suas listas de tarefas para gerenciamento rápido ou fluxos de trabalho personalizados, seus quadros Kanban digitais e aplicativo de bate-papo que mantém as comunicações centralizadas.
Oferece um sistema de preços simples por usuário, o que é muito lucrativo para qualquer empresa.
Hubstaff Tasks
Este aplicativo possui várias funções que o tornam uma ferramenta confiável para todos os tipos de negócios. Sua interface usa a popular metodologia Kanban e permite criar quadros de projeto, mover cartões de tarefas usando arrastar e soltar e acompanhar o progresso por meio de listas de controle e tags.
Ele também possui um recurso de Sprints, que ajuda a priorizar tarefas e cumprir prazos com mais eficiência. Além disso, inclui fluxos de trabalho automatizados que facilitam ainda mais a colaboração em equipe. Ele está disponível gratuitamente e pago.
Toggl
É uma ferramenta simples, atraente e lúdica que realmente torna o trabalho diário mais agradável. Seus recursos permitem que você crie planos de projeto, acompanhe o andamento das tarefas e gerencie as cargas de trabalho da equipe.
Ele também oferece quadros Kanban personalizáveis, visualização da linha do tempo do projeto, marcação de dados importantes e rastreamento de tarefas.
Como complemento interessante, a linha do tempo ajuda a identificar quem tem maior ou menor carga de trabalho, para uma melhor distribuição das tarefas.
Trello
É um software que cria uma perspectiva compartilhada envolvente e motivadora para a equipe. Além disso, é personalizável, o que permite uma fácil adaptação às necessidades de cada projeto.
Ele pode ser integrado a mais de 100 ferramentas essenciais, como Slack, Google Drive, Jira, entre outros, proporcionando uma experiência única de colaboração entre equipes.
Basecamp
Este aplicativo ajuda a criar projetos de raiz e a geenciar todas as tarefas relacionadas com cada um deles. Além disso, permite que os membros da equipe se comuniquem de forma eficaz por meio de um chat da comunidade, muito útil para brainstorming e troca de ideias.
Possui modelos de design avançados, um tanto complicados no início, mas na verdade muito intuitivos. Suas notificações ao vivo permitem identificar tarefas concluídas e pendentes, o que favorece a melhoria contínua.
Também oferece a opção de incorporar clientes como observadores com acesso limitado, para que conheçam detalhadamente a fase de desenvolvimento de seus respectivos projetos.
Gladys
Este software combina vários recursos avançados para colaboração e inovação. Oferece ferramentas completas para uma gestão eficaz de projetos e explora ao máximo o potencial de cada profissional, para a obtenção de melhores resultados.
A sua interface é atrativa e intuitiva, tornando-o uma excelente opção para qualquer equipe remota que procure uma solução “tudo em um”.
Week Plan
Este programa é inspirado nos “7 hábitos das pessoas altamente eficazes”, e no âmbito dos Objetivos e Resultados Chave (OKR). Ele foi projetado para máxima eficiência com recursos como gerenciador de tarefas semanais, calendário pessoal e de equipe, controle de tempo, cronômetro Pomodoro e outros lembretes, criação e atribuição de tarefas e subtarefas, realização de metas e muito mais.
Miró
É um dos melhores aplicativos para colaboração em equipe. Graças à sua funcionalidade e interface esteticamente projetada para mentes “criativas e visuais”, permite que as equipes colaborem em projetos em tempo real.
Sua arquitetura artística permite uma multiplicidade de tarefas, desde brainstorming com post-its digitais até planejamento e gerenciamento de fluxos de trabalho de longo prazo.
Além disso, possui múltiplas integrações estratégicas com plataformas como Google, Trello, Microsoft Ecosystem, Zoom, Atlassian Ecosystem, Slack, Box, DropBox, Sketch, DataScope entre outras.
Taskeo
É uma plataforma completa de gestão de negócios na nuvem, com diversos recursos de gerenciamento de projetos e colaboração.
Seus recursos permitem que você monitore facilmente sua carga de trabalho, defina lembretes ou tarefas recorrentes e crie modelos de tarefas e projetos.
Ele também possui um log de atividades que lista todas as tarefas realizadas pela equipe. Além disso, oferece outros produtos, como controle de tempo, CRM, agendamento de consultas e marketing por e-mail.
Possui um plano de teste gratuito e outros pagos com preços flexíveis para cada produto selecionado. Dessa forma, você só paga pelo que usar.
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Na DataScope, estamos preparados para responder a este exigente desafio colaborativo, através de ferramentas de gestão avançadas, fáceis de usar e totalmente integradas às melhores ferramentas existentes no mercado.
Com eles, sua empresa poderá orientar de forma satisfatória o trabalho colaborativo de suas equipes, tanto em ambientes convencionais quanto em espaços híbridos ou de trabalho remoto, contribuindo decisivamente para o alcance dos objetivos organizacionais.
