Os relatórios de incidentes são uma ferramenta essencial para o cuidado dos trabalhadores. Desde a sua origem em papel até as versões digitais totalmente personalizáveis que existem hoje, eles são um documento fundamental para registrar cada detalhe de um evento, com o objetivo de que estes não voltem a acontecer futuramente.
Ainda que as empresas contem com medidas de proteção e prevenção, os acidentes acontecem. Para evitá-los no futuro, é primordial contar com um histórico claro e definido. E a tecnologia permite criá-los seguindo pautas como a que vamos listar a seguir.
O que consideramos como incidente?
Um incidente é qualquer evento, condição ou situação que:
– Provoca interrupções ou interferências em uma empresa.
– Provoca riscos importantes que poderiam afetar os trabalhadores de uma empresa.
– Impacta os sistemas e o funcionamento do lugar de trabalho.
– Gera uma cobertura negativa da imprensa ou uma imagem negativa para a empresa.
O que é um relatório de incidente de trabalho?
O relatório de incidente de trabalho é um documento que busca documentar, com detalhes, todos os incidentes e incidentes que ocorrem no ambiente de trabalho. Deve incluir toda a informação necessária para explicar como, quando, onde, e o porquê aconteceu um incidente.
Ainda que originalmente se trata de documentos tangíveis, o avanço da tecnologia e a digitalização permitem contar com relatórios de incidentes trabalhistas totalmente digitais.
Objetivos dos relatórios de incidentes
O relatório de incidente tem como objetivo proporcionar todos os dados necessários para levar adiante uma investigação e posterior análise de um evento. Para isso, tem que informar sobre a causa e as ações corretivas necessárias para eliminar os riscos envolvidos e prevenir futuros eventos similares. Além disso, podem ser utilizados documentos de segurança, indicando potenciais riscos e perigos identificados no ambiente de trabalho.
Benefícios de fazer relatórios de incidentes
Fazer um relatório de incidentes busca promover e melhorar a segurança no trabalho. Isso melhora a segurança de uma empresa, ajuda que ela se destaque e crie um ambiente de trabalho e uma cultura sólida e saudável para os trabalhadores. No entanto, existem mais benefícios:
– Medidas mais rápidas: caso ocorra um incidente de trabalho, a ação de preparar um relatório de incidente pode levar a medidas imediatas e necessárias, prevenindo situações piores. Isso também ajuda a conscientizar os trabalhadores sobre como relatar todos os tipos de incidentes, grandes ou pequenos. Além disso, reforça a responsabilidade dos líderes e gestores em garantir um local mais seguro para os seus trabalhadores.
– Melhor comunicação: comunicar incidentes a todos os trabalhadores envolvidos ajuda a aumentar a conscientização sobre os perigos potenciais que podem surgir. Isso ajuda os líderes e supervisores a garantir que as medidas preventivas estejam em vigor e é uma ferramenta essencial para setores onde as tarefas estão associadas a maiores riscos, como construção, manufatura, mineração e até mesmo escritórios. Eles são propensos a acidentes devido a riscos potenciais que podem ser esquecidos.
– Melhoria contínua do processo: Um relatório de incidente fornece uma imagem clara do que uma organização deve se concentrar em resolver. Ele também fornece informações valiosas sobre quais processos precisam ser alterados, aprimorados ou eliminados, ajudando a administração a implementar novas políticas e regulamentações para determinar a eficácia dessas alterações de segurança e qualidade. Isso também pode significar avaliações críticas sobre se os trabalhadores poderiam precisar de mais treinamento em habilidades ou de um melhor fornecimento de equipamentos.
Quando elaborar relatórios de acidentes?
Um relatório de incidente deve ser elaborado assim que um acidente acontecer. A pontualidade é importante, pois esperar muito dificulta a lembrança dos detalhes do evento.
Além disso, a velocidade significa que uma eventual pessoa afetada pode ter acesso aos benefícios de compensação o mais rápido possível, caso o incidente os impeça de trabalhar.
Relatórios de incidente: quais informações incluir?
Independentemente de se tratar de um relatório impresso ou digitalizado, a personalização é um fator que permite a sua adaptação às necessidades específicas de cada empresa. Uma informação importante é incluir os riscos e incidentes específicos mais comuns em sua empresa. E entre os fatores comuns para a maioria estão os seguintes:
Localização do incidente
A localização do evento é essencial e fornece informações para evitar futuros episódios semelhantes no mesmo local. O ideal é ter uma descrição ampla do local e, em seguida, estabelecer uma área mais específica.
Data e hora
Uma vez que o local é determinado, é primordial sinalizar quando o incidente ocorreu. Quanto mais específico melhor. Estabelecer o momento exato, com dia e hora exatos, pode ajudar a equipe a se tornar mais consciente dos riscos que podem ocorrer nesse período.
Definir as pessoas envolvidas
Tanto os protagonistas quanto as testemunhas devem ser considerados no relatório. Supervisores, administradores ou outras pessoas com funções relacionadas também devem estar no relatório de incidente, bem como os serviços de emergência ou qualquer outra pessoa que tenha sido chamada ao local.
Detalhes do incidente
Uma vez definidos os dados iniciais, é necessário fornecer todos os dados complementares que servem para ilustrar cada momento que ocorreu antes, durante e depois do evento. Este tipo de informação é essencial e, em muitos casos, permite esclarecer as reais circunstâncias e motivos que geraram o incidente.
Acompanhamento
Elaborar um relatório de incidentes requer mais do que apenas registrar os eventos que ocorreram. E isso é chamado de acompanhamento. Depois que os detalhes do incidente são documentados, as ações de acompanhamento precisam ser listadas para ajudar a criar um plano para evitar que o mesmo tipo de incidente aconteça novamente no futuro.
Contato dos envolvidos
Ter os dados dos envolvidos e das testemunhas de um incidente permite o acesso em primeira mão ao responsável pela apresentação do relatório e às pessoas que estiveram no local dos acontecimentos, caso seja necessário obter informações sobre o acontecimento futuramente. Se o incidente exigir uma ação legal, será necessário ter documentação assinada para prosseguir com os benefícios de indenização dos afetados ou sinistros de seguro.
