Quanto papel você usou no trabalho hoje? Quanto esse papel tem custado à sua empresa? Não parece ser um valor relevante nos seus gastos, mas certamente tem grande impacto nas despesas anuais do seu negócio.
Entre notas fiscais, invoices, documentos e outros registros, grandes quantidades de papel são gastas todos os dias. De acordo com as estatísticas do The World Count, cada pessoa usa mais de duas folhas de papel a cada hora. Nos Estados Unidos, no Japão e na Europa, cada pessoa utiliza entre 250 e 300 quilos de papel a cada ano. Estudos feito pela Tufts University e a organização não governamental Forest Ethics estimam que um funcionário de escritório nos EUA usa uma folha de papel a cada 12 minutos.
Custos ambientais do desperdício de papel
Reduzir o desperdício de papel pode ajudar a reduzir muitos problemas ambientais. Como afirma a Resource Conservation Alliance, a derrubada de 40% das árvores do mundo tem como objetivo a produção de papel. Infelizmente, a degradação das florestas é só uma parte da história. O ciclo de vida do papel põe o meio-ambiente em risco do início ao fim. Começa com o corte da árvore e termina com a queima do papel, emitindo gás carbônico na atmosfera.
Custos econômicos do desperdício de papel
Além das consequências que o desperdício de papel traz ao meio-ambiente, há também um impacto sobre as finanças da sua empresa. O papel por si só talvez não seja caro, mas os gastos com armazenamento, cópia, impressão e postagem trazem aumentos exponenciais. Estudos estimam que os custos associados ao papel sejam até trinta vezes maiores que o seu preço de compra.
Quanto você gasta com papel?
A empresa de pesquisa Gartner Inc. estima que quase 3% do lucro de uma empresa é gasto em papel, impressão, arquivamento, armazenamento e na manutenção de documentos. Além do mais, um funcionário médio gasta 10.000 folhas de papel por ano. Também concluiu-se que 50% do desperdício das empresas é em papel.
Empresas no Chile gastaram, em média, dezesseis milhões e quatrocentos e quatorze mil pesos anuais para encher armários de arquivos, e um milhão e trezentos e treze pesos para mantê-los.
Como você pode calcular o gasto com o consumo e com o desperdício de papel?
O custo do consumo de papel inclui: compra e transporte, custo de armazenamento no escritório, o custo do uso e do desperdício. Para começar, nós sugerimos que sejam calculados os gastos mais importantes:
- Custo do papel. Você pode verificá-lo nas notas fiscais ou nos orçamentos enviados pelos seus fornecedores.
- Custos de impressão e de cópia. Você deve acrescentar ao custo do papel os custos de impressão e das cópias, já que esses são os principais usos do papel em escritórios.
- Custos de descarte do papel. Empresas que lidam com informações sensíveis devem aderir a métodos rigorosos de destruição do papel. Esses custos incluem o preço do equipamento, trabalho e recursos envolvidos nessa tarefa.
Como reduzir o desperdício de papel?
Há muitas formas de minimizar os impactos financeiros e ambientais do desperdício de papel. Aqui estão algumas dicas simples para diminuí-los:
- Imprima nos dois lados do papel. Uma das formas mais óbvias de economizar papel é imprimir nos dois lados da folha tanto quanto for possível.
- Recicle/reaproveite o papel ao invés de jogá-lo no lixo.
- Facilite a reciclagem na sua empresa. Oriente seus funcionários sobre o que pode ser reciclado e coloque lixeiras para coleta seletiva.
- Altere a configuração das impressoras das impressoras a jato de tinta. Você pode alterar a qualidade do trabalho de impressão de “melhor” para “rascunho” ou de “foto” para “rápida”. As impressoras a laser também oferecem a opção de alterar os PPP (pontos por polegada) de, digamos, 1.200 a 300, reduzindo a qualidade, a tinta e o toner usados e o tempo gasto no trabalho de impressão.
- Use menos papel. Trocar documentos e notas eletronicamente em vez de imprimir ou enviar por fax. Determine se circulares ou folhetos realmente precisam ser impressos. Use armazenamento eletrônico de dados em vez de arquivos de cópia impressa.
- Cancele o recebimento de correspondências de cobranças e pague-as on-line ou por telefone.
- Reduza o lixo eletrônico cancelando a inscrição de listas nas quais você não deseja estar.
- Armazene documentos importantes em seu computador, e não em formato impresso.
- Mude suas assinaturas de revistas e jornais para assinaturas on-line.
Na próxima vez que você pressionar esse botão, faça a seguinte pergunta: Será que preciso realmente imprimir isso? Medidas simples para melhorar a conscientização sobre reciclagem em um escritório ou loja podem levar a economias significativas para as empresas. Reduzir o desperdício de papel pode ser benéfico para o meio ambiente e para as suas economias.
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