Quais são as causas dos problemas de comunicação nas empresas?

Tabela de Conteúdos

A comunicação é fundamental para o sucesso de qualquer negócio. A falta de uma linha comunicacional clara pode terminar sendo prejudicial para a sua organização em todos os níveis. Aproximadamente, um terço de todos os projetos falidos ou atrasados resultam de uma falha na comunicação. 

Poder identificar os problemas de comunicação mais comuns dentro de uma empresa pode nos ajudar a prevenir futuras falhas quando o assunto é se comunicar. Tendo isso em conta, as seguintes são algumas das falhas de comunicação mais comuns nos negócios.

Não contar com um plano de comunicação

Todas as empresas devem ter um plano de comunicação estabelecido, o qual deve informar aos colaboradores, gerentes e partes interessadas, como, onde e quando devem se comunicar. Sem esse plano, pode resultar difícil saber qual é o processo comunicativo correto.

Uma organização muito hierárquica

Uma estrutura muito vertical ou complexa dificulta o fluxo de informação; já que alguma parte pode se perder no caminho e ser distorcida aos destinatários. Algumas empresas têm diferentes escritórios em diferentes lugares geográficos e isso complica ainda maia a colaboração e a comunicação.

Sem linhas de comunicação abertas com os chefes

Se os seus colaboradores não podem se comunicar facilmente com a gerência, então será difícil que os gerentes façam um acompanhamento do que estão fazendo os seus subordinados e que tipo de progresso estão conseguindo e que exigem para aumentar seus níveis de produtividade. Todos os níveis de uma organização necessitam se comunicar entre si de maneira eficiente para fazer perguntas, abordar problemas ou se manter atualizado. A falta de linhas de Comunicação entre os empregados e a gerência fará com que os empregados sejam menos produtivos e ainda podem se sentir menos valorizados, já que não há forma de que seus problemas sejam abordados eficientemente.

Envio de informação irrelevante

Se os gerentes enviam mensagens constantemente a seus empregados e essas mensagens são irrelevantes para as suas funções, os empregados vão começar a ignorá-las. Isso pode ser um problema real, especialmente se ignoram algum comunicado urgente porque os destinatários assumem que poderia ser irrelevante.

Não há plataformas para a comunicação no lugar de trabalho

As empresas devem utilizar plataformas de comunicação seguras para se relacionar com seus colaboradores. Se não contam com alguma, os membros da equipe encontrarão outras formas de se comunicar entre si que podem ser menos seguras. Por exemplo, podem enviar entre eles e-mails que contém informação confidencial e isso pode colocar em risco a segurança da informação, além de dificultar a monitoração da produtividade.

Há muitas soluções de software para que a sua empresa possa se comunicar com os colaboradores e compartilhar informação relevante. Tais plataformas não somente promovem uma comunicação fácil e segura, mas também facilitam que os empregados trabalhem juntos e que os gerentes sigam o progresso de suas tarefas.

Formas de comunicação incorretas

As diferentes interações exigem diferentes modos de comunicação. O tema e a urgência da mensagem vão definir a forma correta de se comunicar. Por exemplo, se tem uma mensagem urgente para os seus colaboradores, enviar e-mails às suas contas individuais não é a forma correta de abordar este problema. Chamá-los diretamente pode ser uma forma eficaz de assegurar que eles vão receber a mensagem instantaneamente.

Os gerentes mantêm os colaboradores desatualizados

Se assegurar de que os empregados possam se comunicar com os gerentes é fundamental para manter os canais de comunicação eficientes, mas também é importante se assegurar de que os gerentes utilizam estes canais para se comunicar com os seus empregados. Um dos problemas que muitas empresas apresentam é que os seus gerentes assumem que os empregados não precisam saber de tudo o que acontece. No entanto, mantê-los informados sobre quais são os objetivos da organização, como estão os projetos e como está caminhando a empresa, fará com que se sintam que são importantes para o negócio e terão mais interesse em saber como funciona.

Ambiente de trabalho estressante

O ambiente de trabalho estressante pode resultar em uma tensão na comunicação entre os colaboradores. Um exemplo disso é quando eles se sentem sobrecarregados e a empresa não tem pessoal suficiente. Isso também pode dificultar a comunicação eficaz dos funcionários. Se estão sobrecarregados, é possível que se esqueçam de enviar mensagens importantes aos seus gerentes ou colegas de trabalho, e isso vai afetar negativamente a comunicação.

Além disso, se os colaboradores têm medo de compartilhar as suas opiniões ou se o ambiente de trabalho é muito competitivo, é possível que ocultem informação aos seus companheiros que poderiam ajudá-los a realizar as suas demandas de maneira mais eficaz.

Como solucionar problemas de comunicação

O primeiro passo para evitar e solucionar a interrupção da comunicação é conhecer quais são são os problemas. Os passos seguintes podem te ajudar a compreendê-los e tratá-los.

Preste atenção em como as pessoas se comunicam

Se esforce para compreender o estilo de comunicação dos seus trabalhadores. Este ponto pode parecer óbvio, mas requer um esforço consciente. Para os gerentes, é fundamental compreender como cada membro da sua equipe se comunica. Também devem saber a melhor maneira de apresentar informação e comentários à equipe e a cada um dos membros de maneira particular. Separar um tempo para compreender o que é que motiva uma pessoa vai fazer com que as suas interações com ela sejam mais efetivas.

Proporcione as ferramentas adequadas

Segundo o relatório do The Economist, 63% dos entrevistados acredita que a comunicação poderia melhorar utilizando um leque mais amplo de ferramentas. Diferentes pessoas têm distintos estilos de comunicação e necessitam certas ferramentas para se comunicar de maneira mais efetiva.  Em alguns casos, as pessoas devem poder escolher as ferramentas que lhes possibilita compartilhar as suas ideias e comentários de maneira efetiva.

Muitas ferramentas de comunicação no ambiente de trabalho giram em torno da palavra escrita. Este é o método ideal para certos casos, no entanto, também há ocasiões em que as imagens ou vídeos podem resultar mais efetivos.

Proporcione os recursos necessários

Assim como qualquer habilidade, a comunicação pode resultar mais fácil com a prática. Há muitos treinamentos desenhados para ajudar os empregados a se comunicar com os seus colegas, independentemente dos diferentes estilos de comunicação. Por exemplo, alguns membros da equipe podem necessitar superar seu medo de falar em público, enquanto outros necessitam melhorar a forma em que colaboram dentro de uma equipe ou como proporcionar comentários concisos.

Além das ferramentas, mencionadas anteriormente, os empreendedores deveriam poder entregar formações para que as pessoas de distintas gerações possam compreender a melhor maneira de usá-las.

Seja transparente

Seja sempre transparente com os seus objetivos comerciais e avance até eles. Ao fazer isso, você pode manter todos na mesma página para que possam saber como as suas contribuições individuais influenciam na visão mais ampla da empresa. As reuniões gerais podem ser eficazes para compartilhar ponto de vista e objetivos, enquanto que as reuniões individuais podem proporcionar um ambiente ideal para que os gerentes falem com os seus trabalhadores sobre os problemas específicos e compreenda os seus estilos de comunicação e a forma que cada um gostaria de receber comentários e instruções. Além disso, os gerentes podem treinar os supervisores sobre como se comunicar melhor com os membros da equipe.

Conheça as capacidades da sua equipe

Algumas pessoas se sentem confortáveis simplesmente ao falar durante uma reunião para expressar uma opinião, outras podem preferir tomar um tempo para formular uma ideia e comunicá-la por escrito. Se é um gerente, conhecer as preferências de todos pode ser útil para melhorar a comunicação dentro da organização.

Capacite a sua equipe para que se comunique constantemente

Proporcionar uma solução para a comunicação dos empregados em tempo real significa que os empregados possam obter as respostas que necessitam para fazer um bom trabalho de maneira oportuna e as empresas possam garantir que todos os dados de comunicação empresarial interna sejam propriedade da empresa e estejam armazenados por ela

Foque nas soluções

Quando há um colapso total na comunicação, a reação natural é o pânico. A maioria das pessoas começam a culpar a outros grupos ou equipes, o que agrava ainda mais o problema. Claramente, este é o foco equivocado. O principal é centralizar-se em uma solução para sair do problema inicial. Quão difícil é isso? Poderia ser tão simples como estender os cronogramas das tarefas, mudar a forma de se comunicar e interagir com a equipe. Vai necessitar obter comentários de todas as partes envolvidas para consegui-lo.

Faça perguntas

Fazer suposições é a receita para o desastre. Se tem alguma dúvida ou não a entende, toma a iniciativa e pergunta. Se já há uma falha na comunicação, não duvide em fazer perguntas. Quando chegar a um ponto no qual não tenha algo claro, faça pergunta.

Conclusão

Concluindo, sempre podemos nos recuperar de um ruído da comunicação para poder nos comunicar melhor. Uma boa forma de consegui-lo é prestando atenção na sua equipe para ver como se comunicam e interpretam a informação. Isso vai ajudar a reduzir a incidência de pausas na comunicação. Tire um tempo para verificar e analisar como se comunicam aqueles que o cercam, aclare as suas dúvidas e objetivos e entregue aos empregados as ferramentas e a formação que necessitem para que possam se comunicar através de cada estilo.

É importante considerar todas as partes envolvidas em um processo de comunicação, os que comunicam algo e os que recebem a mensagem (cliente o pessoal). Quem quer que esteja envolvido, é caro deixar que a falha comunicacional siga acontecendo, especialmente quando já tenha sido identificada.

É imperativo manter um alto nível de comunicação precisa. Como os gerentes de projeto gastam quase 70-80% de seu tempo se comunicando, fazer esta tarefa corretamente vai melhorar os resultados e eles serão notados em breve.

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Sandra Melo
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