O preço por usuário parece simples até a ferramenta precisar chegar a cada loja da rede. Por exemplo, um franqueado entra uma vez por mês. Um auditor entra quando surge uma visita. Um supervisor regional abre a ferramenta às segundas. No entanto, em muitos contratos por usuário, cada uma dessas pessoas ocupa uma licença durante o mês inteiro.
Por isso a decisão de compra não se resolve no valor de tabela. Ela se resolve em quantas pessoas precisam de acesso e com que frequência entram. Também se resolve em quanta atividade da rede você quer deixar registrada. Um modelo que cobra por pessoa e outro que cobra por ação repartem o custo de formas muito diferentes.
Neste artigo você vai ver como os dois modelos se diferenciam e quais variáveis movem o custo. Também vai ver os riscos de cada um e quando o preço por usuário faz sentido. No final, encontrará as perguntas que convém responder antes de assinar. Não incluímos valores de preço, porque importa mais como a cobrança é calculada.
Em que o preço por usuário se diferencia do preço por ação?
O preço por usuário cobra por cada pessoa com acesso à ferramenta, use pouco ou muito. O preço por ação cobra pelo que a operação faz dentro dela, por exemplo cada formulário enviado. No primeiro, o custo acompanha o quadro de pessoas. No segundo, acompanha a atividade. Aqui, “ação” é um evento de uso, e o preço por ação é um tipo de cobrança por uso.
Nenhum é melhor em todos os casos. A pergunta útil é o que cresce mais rápido na sua rede: o número de pessoas ou o número de registros. Uma análise de Tomasz Tunguz (2021) propõe uma regra parecida. Segundo essa análise, a cobrança por uso se encaixa quando o uso é intermitente. Já a cobrança por assento se encaixa quando o uso é constante.
A tabela a seguir resume as diferenças. Ela descreve os dois modelos em sua forma pura. Além disso, muitos fornecedores combinam os dois, por isso convém ler as condições de cada proposta.
| Critério | Preço por usuário | Preço por ação |
|---|---|---|
| O que é cobrado | Cada pessoa com acesso | Cada evento que o fornecedor define como ação |
| O que faz o custo crescer | Mais pessoas no quadro | Mais atividade registrada |
| Previsibilidade | Alta se o quadro for estável | Alta se o volume mensal for estável |
| Pessoa que entra pouco | Pesa igual a quem entra todo dia | O custo dela depende do que registra, não de ter acesso |
| Risco principal | Deixar gente sem acesso ou compartilhar contas | Subestimar o volume ou os picos |
| Costuma convir quando | A equipe é pequena, estável e usa a ferramenta todo dia | Muitas pessoas usam a ferramenta poucas vezes e o volume pode ser estimado |
Por que uma operação em várias lojas muda as contas?
Em uma rede de lojas, a maioria das pessoas não são usuários intensivos. São franqueados, gerentes, auditores ocasionais e supervisores que passam pela loja poucas vezes por mês. Mesmo assim, com preço por usuário cada uma pesa quase igual a quem trabalha na ferramenta o dia todo.
Quem entra na ferramenta e com que frequência
Esses perfis se repetem na maioria das redes de varejo e franquias. A frequência de cada um é uma observação geral, não um dado da sua rede.
- Franqueado: revisa resultados e responde pelos achados da sua loja. Costuma entrar poucas vezes por mês.
- Gerente de loja: preenche checklists e trata os achados. Entra com mais frequência, mas só pela sua loja.
- Auditor ocasional: usa a ferramenta nos dias de visita e quase nunca fora deles.
- Supervisor regional: percorre várias lojas e trabalha em blocos de visitas.
Um exemplo hipotético com quantidades
Imagine uma rede hipotética de 40 lojas. No total, 200 pessoas precisam de acesso em algum momento do mês. Apenas 30 delas usam a ferramenta quase todos os dias. Mas as outras 170 entram poucas vezes.
Com preço por usuário, as 200 contas contam por igual. Com preço por ação, por outro lado, o custo depende de quantos registros essas 200 pessoas geram no total. É um exemplo ilustrativo sem preços. Suas quantidades serão outras, porque cada rede é diferente.
Quais variáveis movem o custo em cada modelo?
Antes de pedir cotações, convém saber qual número da sua operação entra na conta de cada modelo. Caso contrário, duas propostas diferentes não podem ser comparadas.
Variáveis do modelo por usuário
- Pessoas com acesso: inclui quem entra pouco, porque mesmo assim ocupa uma licença.
- Rotatividade: as entradas e saídas de gerentes e auditores. Por isso convém perguntar como uma licença é reatribuída.
- Tipos de licença: alguns fornecedores distinguem perfis de uso ocasional ou somente leitura. Outros não.
- Crescimento da rede: cada loja nova soma pessoas, e cada pessoa soma uma licença.
Variáveis do modelo por ação
- Definição de ação: qual evento exato é contado e quais não são.
- Frequência de visitas: mais auditorias por loja significam também mais registros.
- Registros por visita: o checklist, os achados que se abrem e as assinaturas.
- Picos: fechamentos de mês, campanhas, auditorias de certificação e aberturas de lojas.
- Excedente do pacote: como é cobrado, ou o que é bloqueado, quando se ultrapassa o incluído.
Riscos do preço por usuário em uma rede de lojas
O principal risco do preço por usuário é que o custo empurre decisões operacionais erradas. Para contratar menos licenças, a rede limita quem tem acesso. Como resultado, o registro perde qualidade.
- Compartilhar contas. Um único usuário por loja, usado por vários turnos. Ninguém responde por um registro e se perde a rastreabilidade de quem auditou o quê.
- Deixar gente de fora. Se o franqueado ou o gerente não têm acesso, os achados voltam a circular por mensagens e planilhas. Então o acompanhamento depende de alguém copiá-los.
- Custo que cresce com o quadro. Cada loja nova soma gente, e a conta sobe mesmo que a atividade por pessoa seja baixa.
- Licenças ociosas. Pessoas que saíram da rede ou que quase não entram continuam ocupando uma vaga enquanto não forem desativadas.
- Rotatividade alta. Em muitas redes de varejo a troca de gerentes é frequente. Se cada troca exige um trâmite, a equipe tende a adiá-lo.
Nenhum desses riscos é inevitável. Eles dependem das regras do contrato, como o prazo, a reatribuição de licenças e os perfis disponíveis. Por isso convém perguntar por elas.
Riscos do preço por ação e como reduzi-los
O principal risco do preço por ação é estimar mal o volume. Se a rede registra mais do que o previsto, o custo sobe com a atividade.
- O que conta como ação. Se a definição é vaga, dois fornecedores não podem ser comparados. Peça a lista de eventos por escrito.
- Previsibilidade. O custo só é estável se o volume mensal também for. Uma rede com calendário de auditorias fixo é mais fácil de projetar.
- Picos. Uma campanha, uma auditoria de certificação ou um grupo de lojas novas podem concentrar registros em poucas semanas.
- Incentivo a registrar menos. Se a equipe percebe cada registro como um gasto, pode adiá-lo. Convém deixar claro que registrar faz parte do trabalho.
Há três formas de reduzir esses riscos. Primeiro, simule três cenários: um mês normal, um mês alto e um mês de pico. Segundo, pergunte como o excedente é faturado e se o pacote pode ser trocado. Terceiro, revise o consumo real a cada trimestre e ajuste.
O que conta como ação na DataScope?
Na DataScope, uma ação é uma unidade de uso contada ao executar processos-chave na plataforma. Por exemplo, uma nova resposta de formulário ou o tratamento de um achado. Também contam um processo de assinatura e uma resposta de avaliação. É assim que a página de preços a define.
O Help Center detalha quatro eventos. São o envio de uma resposta de formulário e a criação de um ticket. Também contam cada documento assinado e o registro de um treinamento. Cada vez que um deles ocorre, uma ação é descontada do total do plano. Nos formulários móveis, a ação é contada quando as perguntas são concluídas e enviadas para sincronizar.
Os planos pagos incluem usuários ilimitados e um pacote mensal de ações. Se o pacote for ultrapassado, a operação continua e as ações adicionais são cobradas conforme o plano. O plano gratuito tem um limite de 10 usuários e um limite mensal de ações. Ao superá-lo, ainda é possível preencher formulários, mas as novas respostas só ficam disponíveis ao atualizar o plano.
Alguns detalhes não constam nas fontes públicas. Por exemplo, se cada mudança de status de um ticket conta como uma ação adicional. Se esse detalhe pesar na sua conta, peça por escrito. Os valores dependem do plano e do país, então consulte-os na página de preços. Além disso, os tickets estão disponíveis a partir do plano Professional.
Quando cada modelo convém?
Convém o modelo cujo custo cresce com a mesma coisa que cresce a sua operação. Se cresce o número de pessoas, pesa o preço por usuário. Se cresce o número de registros, pesa o preço por ação. Estes são os casos típicos.
Quando o preço por usuário convém
- A equipe é pequena e estável, e quase não muda durante o ano.
- Cada pessoa usa a ferramenta todo dia e de forma intensiva, com muitos registros por pessoa.
- Você precisa de um orçamento fixo e simples de explicar, sem depender do volume.
- O volume de registros por pessoa é tão alto que uma cobrança por atividade seria difícil de projetar.
Quando o preço por ação convém
- Muitas pessoas entram poucas vezes por mês, como franqueados, gerentes e auditores ocasionais.
- A rede cresce por lojas e você quer dar acesso a todos sem que cada novo usuário mude a conta.
- Há rotatividade alta de gerentes e supervisores.
- O volume mensal pode ser estimado a partir do calendário de auditorias e visitas.
A DataScope usa o modelo por ação, com usuários ilimitados nos planos pagos. Por isso não é necessariamente a opção mais simples para uma equipe pequena, estável e de uso diário muito intenso. Nesse caso, convém simular os dois modelos com as suas quantidades reais.
Perguntas que quem compra deve fazer
Estas perguntas organizam a decisão. Responda-as com dados da sua rede antes de pedir cotações. Depois, use-as com cada fornecedor.
- Quantas pessoas precisam de acesso em algum momento do mês, e quantas usam todo dia?
- Quantas lojas há hoje e quantas serão somadas nos próximos doze meses?
- Quantos registros cada loja gera por mês entre auditorias, checklists e achados?
- Qual é o mês de maior atividade e quanto sobe em relação a um mês normal?
- O que conta como ação ou como licença, e isso está definido por escrito?
- O que acontece ao ultrapassar o pacote ou ao adicionar um usuário no meio do ciclo?
- Qual é o prazo do contrato e como o plano é cancelado ou ajustado?
- Quais funções vêm em cada plano e quais exigem subir de plano?
Como fica em auditorias e acompanhamento de lojas
Dois processos concentram o uso em uma rede de varejo ou franquias. O primeiro é a auditoria em franquias, com um checklist padrão. O segundo é o plano de ação que encerra cada achado.
Pela definição vigente, cada auditoria enviada é uma resposta de formulário. Além disso, cada ticket criado para um achado conta como outra ação. Então, multiplique auditorias por lojas e por visitas ao mês, e some os achados que costumam ser abertos. Esse número é o seu volume base.
Do lado das pessoas, os planos pagos incluem usuários ilimitados. Assim, o franqueado, o gerente e o auditor podem ter cada um o seu usuário. Cada usuário tem credenciais próprias e pode ter permissões diferentes. Além disso, se a loja tem pouco sinal, o app móvel permite preencher formulários sem conexão. A informação é sincronizada quando a conexão volta.
Um primeiro passo para esta semana
Monte uma planilha com três colunas: pessoa, frequência de uso e registros que gera por mês. Marque quem entra menos de uma vez por semana. Com essa planilha você poderá simular qualquer proposta de preço por usuário ou por ação. Assim, compara a mesma operação nos dois modelos.
Conclusão
O preço por usuário favorece equipes pequenas e estáveis. Já o preço por ação costuma se ajustar melhor a redes com muitas pessoas de uso ocasional. A decisão depende de quantas pessoas entram, quanto registram e quão estável é esse volume. No próximo artigo desta série veremos como montar um dashboard de conformidade multiloja.
Perguntas frequentes
Depende de quantas pessoas usam a ferramenta e com que frequência. O preço por usuário costuma convir a equipes pequenas, estáveis e de uso diário. O preço por ação costuma se ajustar melhor quando muitas pessoas entram pouco. O recomendável é simular os dois modelos com quantidades reais da sua operação.
É um modelo de cobrança que depende do que se faz na ferramenta, não de quantas pessoas acessam. Cada fornecedor define qual evento conta como ação. Por isso convém pedir essa definição por escrito. Também convém revisar como o excedente é faturado.
Uma ação é uma unidade de uso contada ao executar processos-chave. Por exemplo, o envio de uma resposta de formulário ou a criação de um ticket. Também contam um documento assinado e o registro de um treinamento. Cada evento desconta uma ação do total do plano.
Não nos planos pagos, que incluem usuários ilimitados. A cobrança se baseia em um pacote mensal de ações e nas ações adicionais conforme o plano. O plano gratuito tem um limite de 10 usuários. Consulte os valores vigentes na página de preços.
Nos planos pagos, a operação continua e cada ação adicional é cobrada conforme o plano. No plano gratuito, ainda é possível preencher formulários. No entanto, as novas respostas só ficam disponíveis ao atualizar o plano. Convém perguntar como o excedente é faturado antes de contratar.
Não compare os valores de tabela. Simule a mesma operação nas duas propostas, com as pessoas que entram, os registros por mês e um mês de pico. Peça por escrito o que conta como ação ou licença. Depois compare o custo total em um ano com os seus próprios dados.
