Como saber se a sua organização necessita de uma solução CMMS?

Tabela de Conteúdos

Hoje em dia, mais empresas entendem os benefícios da implementação de um CMMS (Sistema de Gestão de Manutenção Computadorizado). No passado, os sistemas de gestão de manutenção eram encontrados apenas em empresas de manufatura, mas, agora, vemos que o software de manutenção é utilizado em outras áreas, como educação, saúde, serviços, instalações, retail, entre outras. Se você não usa uma solução CMMS, mas acredita que a sua empresa poderia precisar de uma gestão de manutenção, revise estes pontos importantes.

Como sei se uma solução CMMS é adequada para a minha organização?

Responder e analisar as seguintes perguntas pode te ajudar em saber se a sua organização precisa de um sistema de gestão de manutenção.

Qual é o custo das pausas inesperadas na sua empresa?

Verifique e analise quanto custa para a sua empresa a detenção dos processos de produção. Se as paralisações são muitas e há a perda de uma quantidade considerável de vendas e receitas, pode ser que seja o momento de implementar um software CMMS. Isso vai reduzir os custos de manutenção, reduzirá o tempo de inatividade da equipe e diminuirá as possibilidades de falhas inesperadas.

Os custos gerais de manutenção estão aumentando?

O software CMMS pode te ajudar a reduzir os custos gerais de manutenção e pode ser útil para prever estes mesmos custos, melhorando o orçamento e o planejamento. A revisão de todos os custos anteriores relacionados com materiais, recursos e atividades de reparo vai entregar informação suficiente para uma estimativa de custos futuros.

Quão confiáveis são os seus ativos físicos?

O que ganhamos ao manter nossos ativos físicos funcionando corretamente é o tempo de atividade: a capacidade de produzir e proporcionar bem e serviços. Dependemos desses ativos para a produtividade e a geração de receitas e, por isso, devemos mantê-los funcionando perfeitamente ao menor custo.

Se o seu equipamento tem uma manutenção cara ou quebras, você deveria considerar implementar um software de gestão de manutenção computadorizado.

Com qual frequência os seus ativos falham e quais são os problemas mais frequentes?

Qual é a falha de equipamento mais frequente? Você possui um histórico de falhas? Um assombroso 98% das empresas carecem de bons dados sobre o histórico de falhas, a maioria delas relacionadas àquelas reativas, uma vez que o equipamento falha. O desconhecimento do motivo do surgimento destas falhas dificulta a implementação efetiva da manutenção preventiva.

Você sabe quais ativos estão custando mais e por quê?

Manter os custos de manutenção ao menor valor possível é impossível sem saber quais dos ativos que estão custando mais e o porquê destes custos serem tão altos. Aqui é onde entra em jogo o CMMS. Quando combinado com informação adicional, como o custo médio do tempo de inatividade por hora, identificar os ativos mais custosos e descobrir as suas razões se torna mais fácil.

Qual é o tempo médio de reparo?

Uma medida básica da capacidade de manutenção de itens reparáveis ​​é o tempo médio de reparo (MTTR), que representa o tempo médio necessário para reparar um componente ou dispositivo com falha. Matematicamente, é o tempo total de manutenção corretiva de falha dividido pelo número total de ações de manutenção corretiva de falha durante um determinado período de tempo. Se o seu MTTR for muito alto, você deve implementar um processo robusto de gerenciamento de incidentes e definir funções em sua estrutura de comando de gerenciamento dos mesmos.

Qual é o seu tempo médio entre falhas (MTBF)?

Saber a frequência que um grupo específico de ativos se decompõe vai permitir identificar e prever quando pode acontecer a próxima ruptura. Esta informação vai te ajudar a melhorar os esforços de manutenção e vai permitir que você aloque os seus recursos de manutenção corretamente.

Você possui um programa de manutenção preventivo?

Se não possui, significa que não conta com processos e procedimentos padronizados que envolvem automação. A manutenção preventiva é essencial para qualquer indústria porque serve para reduzir o tempo de inatividade dos equipamentos. Não somente reduz a quantidade de tempo e dinheiro investidos na reparação dos equipamentos, mas também aumenta a sua produtividade e vida útil e reduz as interrupções de produção. Se o seu departamento de manutenção ainda está trabalhando com um manual ou um livro, uma prancheta ou planilhas, você deveria começar a pensar em implementar um software de manutenção preventiva.

Você precisa reduzir os erros humanos?

Os erros humanos podem significar gastos altos. Ao ter um sistema computadorizado, é possível rastrear cada movimento e toda a informação será registrada automaticamente, sem intervenção humana. Consequentemente, você obterá dados altamente precisos e confiáveis e já não vai necessitar realizar verificações manuais de inventário, o que vai reduzir significamente os erros humanos.

Qual é o seu orçamento de manutenção este ano?

O orçamento de manutenção, geralmente, varia entre 20% e 50% do orçamento operativo anual. Seu componente mais importante é a inspeção. Uma manutenção preventiva bem planificada é a base de um programa de gestão rentável. Também é preciso atualizar os seus procedimentos de manutenção, especialmente se já se passaram anos desde que alguém fez uma revisão completa.

Qual é o atraso médio nas ordens de serviço?

Se o tempo médio para concluir a ordem de serviço aumentar, você deve se preocupar. Para reduzir atrasos, é possível dividir grandes trabalhos de manutenção em tarefas menores de alguns dias ou menos e ter uma ordem de serviço para cada tarefa. Ter um sistema de ordem de serviço computadorizado melhora o tempo de resposta de ordens de serviço críticas. Quando um elevador quebra ou um cano estoura, minutos podem significar muito dinheiro. Se melhorar o tempo de resposta à manutenção não planejada é uma meta, a implementação de um software de manutenção computadorizado o ajudará a alcançá-lo.

Você guarda dados sobre todas as tarefas de manutenção?

A informação é o recurso mais valioso do mundo. Pode ajudar a sua empresa a otimizar todas as decisões, a prever problemas e a se preparar para eles antes que se tornem maiores.

O software de manutenção leva todas as informações que coleta e facilita o registro e a pesquisa, já que os técnicos podem carregar históricos de ativos, ordens de serviço, registros de auditoria e muito mais no bolso com aplicativos CMMS móveis, que também garantem a rastreabilidade das informações.

A comunicação com o seu equipamento de manutenção não é boa

Quando não há um software CMMS, pode surgir confusão sobre as prioridades das ordens de serviço e as datas de vencimento. CMMS facilita a comunicação melhorada entre os seus trabalhadores e mantém a sua equipe a par de tudo. Logo, os gerentes podem mudar rapidamente as prioridades de trabalho, as ordens de serviço e as datas de vencimento e comunicá-las para toda a sua equipe de manutenção.

Você necessita garantir uma maior segurança no lugar de trabalho?

A plataforma pode ajudar a sua empresa a prevenir falhas importantes enquanto mantém as máquinas e equipamentos em bom estado, além de identificar áreas problemáticas e sinalizar os problemas imediatamente.

Quando seu equipamento atende a determinados padrões de segurança, ele reduz o risco de falhas críticas e minimiza automaticamente qualquer chance de acidentes e garante um ambiente de trabalho mais seguro.

Possui todos os dados necessários em um só lugar?

Está cansado de revisar planilhas intermináveis, e-mails, mensagens de texto, calendários e outros métodos insuficientes de acompanhamento? Dentro de um CMMS, você pode ter ordens de serviço, programas de manutenção, históricos de trabalho, níveis de existência, estado da máquina e informação de ativos em um só lugar, permitindo o seu acesso em qualquer lugar. Ao analisar todos os dados, você vai compreender melhor as suas futuras necessidades e poderá organizar, automatizar e simplificar as suas operações de manutenção.

Precisa melhorar a responsabilidade?

Se  você deseja rastrear o progresso, o estado, os atrasos, os custos e o tempo dedicado a cada ordem de serviço, um CMMS é a solução. Você vai poder realizar um acompanhamento de tudo a partir do dashboard com atualizações em tempo real, evitando uma série de problemas de responsabilidades. O sistema vai mostrar claramente quem foi o responsável de uma determinada tarefa, o progresso dessa tarefa e qualquer comentário sobre o estado da tarefa.

Necessita o desperdício de manutenção preventiva?

Os dados de rendimento dos ativos indicam quantas vezes uma máquina falhou. Se você encontrar um ativo que nunca teve problemas, é possível que ele esteja fazendo muita manutenção preventiva. Isso é o que chamamos de “desperdício de manutenção preventiva”. Usar o CMMS para identificar o desperdício de manutenção preventiva é outra vantagem.

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Sandra Melo
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