A velocidade e exigência de um mercado cada vez mais competitivo, determina que as organizações otimizem as suas tarefas de controle mediante aplicativos que agilizem processos e otimizem resultados, aproveitando todas as vantagens oferecidas hoje em dia pela digitalização disruptiva.
A acelerada evolução tecnológica moderna reflete em constantes avanços que facilitam significamente as atividades cotidianas, tanto de pessoas como de organizações. E, um dos setores que, precisamente, obtém mais benefícios desta disrupção é o empresarial-produtivo, onde a transformação digital se traduz em mais eficiência e competitividade.
Um exemplo concreto é a oferta de novas tecnologias para otimizar as inspeções em campo, permitindo que se desenvolvam de maneira mais segura, organizada e eficiente, em todos os múltiplos setores em que são aplicados. Um avanço que, no atual cenário de competitividade, é fundamental para se conseguir melhor qualidade, rastreabilidade, segurança, proteção e disponibilidade do produto ou serviço final.
ASPECTOS CHAVE
Toda inspeção em campo é elaborada a partir de uma lista base de verificadores de qualidade, conhecida como checklist. Ela que permite, a um ou vários inspetores-supervisores, verificar e comparar, em campo, a qualidade de um produto ou serviço, com o objetivo de determinar se cumpre com as especificações prévias estabelecidas pelo respectivo fabricante ou organização. Se, a partir da comparação destes dados, alguma falha ou inconsistência for detectada, o produto é descartado ou um alerta de erro operativo é emitido, conforme o caso. Especialmente se a falha ou o erro implicar algum risco associado, tanto para o próprio processo como para o consumidor ou o usuário final do bem ou serviço.
No entanto, em grande proporção, estes checklists ainda são elaborados e aplicados de maneira manual, por meio de planilhas ou formulários estáticos instalados em apenas um computador; ou ainda ligados a processos mecanizados em papel que, no geral, demandam mais horas e mais pessoas da equipe e apresentam mais riscos de falhas.
Manter estes processos anacrônicos não somente significa em uma alta eficiência, devido à escassa rastreabilidade do processo e sua pouca viabilidade em tempo real. Também implica um gasto desnecessário de recursos de armazenamento de arquivos de maneira manual. Além disso, apresenta alto risco de contingências devido à maior probabilidade de erros humanos.
E em um contexto onde a velocidade e agilidade de processos são a chave para dar respostas oportunas a um mercado cada vez mais exigente, o desenvolvimento de novas soluções e aplicativos digitais que atendam especificamente a esta necessidade operativa resulta fundamental para que empresas e organizações evitem custos, otimizem seu rendimento e sejam, definitivamente, mais competitivas.
OPÇÕES ESPECIALIZADAS
O mercado, atualmente, oferece diversas oções de aplicativos móveis para tarefas de inspeção de segurança, que entregam vantagens decisivas como:
– Dispositivos de geo posicionamento, através do GPS do telefone ou tablet, que permite detectar se o checklist está sendo realizado no lugar correto, assim como garantir que as respectivas ações sejam executadas a tempo e no lugar pertinente.
– Programação inteligente que otimiza os tempos, para não atrasar a produção ou entrega do serviço. Isto é possível estabelecendo um limite ideal para aplicar o checklist em campo, por parte do inspetor. Com isso, se evita a perda de tempo e/ou de recursos valiosos para a organização.
CHECKLIST DIGITAL
Do ponto de vista dos processos de encomendas, limpeza, higiene e segurança do trabalho, os novos aplicativos digitais buscam melhorar todos os controles administrativos que identificam situações ou condições fora do normal, e que podem provocar mudanças negativas ou contingências no desenvolvimento organizacional.
Cada novo desenvolvimento tem como objetivo facilitar o trabalho do inspetor, mediante um conjunto de funções orientadas a detectar e alertar, automaticamente, a presença de padrões negativos, tais como:
- danos a insumos ou ativos organizacionais;
- impactos negativos no meio ambiente;
- incidência de doenças ocupacionais e taxas de acidentes de trabalho, entre outros.
A solução mais transversalmente recomendada pelos expertos é o uso de aplicativos móveis que elaboram checklists digitais, diretamente instalados nos dispositivos móveis de cada inspetor (celular ou tablet). Estas ferramentas têm a capacidade para importar dados desde um CRM ou ERP corporativo, de exportar documentos, e de trabalhar em modo off-line (quando se perca o sinal), com envio automático dos relatórios uma vez que a conexão é recuperada.
Essa bateria de vantagens se traduz, diretamente, em economia significativa de insumos e de tempo para todo o processo, pois além de permitir atualizações constantes nos parâmetros de inspeção, também facilita a busca de erros ou inconsistências. Também é possível, por exemplo, realizar os checklists digitais diretamente de um dispositivo móvel conectado por rede GPS, para identificar em tempo real a localização do trabalho ou atividade que está sendo inspecionada, assim como do pessoal em campo. Permitem, também, enviar e receber informação online de e para a sede da empresa. Algo que apenas usando papéis ou planilhas seria impossível.
Além disso, um inspetor que trabalhe com um checklist digital que se conecte diretamente ao seu celular ou tablet com o servidor ou a nuvem da empresa terá acesso a uma revisão mais específica e ágil dos parâmetros a serem revisados. Isso lhe permitirá analisar com mais rapidez as distintas fases do processo, e reconhecer, instantaneamente, os eventuais erros ou falhas que poderiam ser apresentados. Você mesmo poderá atualizar os parâmetros do checklist e não terá que esperar, por exemplo, que o seu supervisor faça um upgrade do programa em seu computador ou notebook.
FORMULÁRIOS MÓVEIS E REDES DE MONITORAMENTO
Se transferirmos o valor das inspeções móveis digitais em campo, diretamente a uma linha de produção da fábrica, vamos comprovar que esta tecnologia traz uma nova dimensão de eficiência para todo o processo de controle de qualidade, que é traduzido em mais segurança, confiabilidade e confiança. Tudo isso por meio de aplicativos que também proporcionam mais automação dos processos de revisão.
Isto garante, por sua vez, que a inspeção em campo seja incorporada mais ativamente à gestão integral de toda a cadeia de abastecimento, produção e logística da empresa, transmitindo, no mesmo instante, informação crítica para o sucesso destes processos.
Nestes casos, a solução mais pertinente é implementar, por exemplo, formulários móveis e de notificações online, que podem também ser aplicados tanto na linha de produção como na própria rede de distribuição do produto. É assim que funcionam, por exemplo, os aplicativos utilizados pela indústria alimentícia, e que combinam o uso destes formulários móveis com redes de sensores localizadas em fábricas de embalagens, veículos de transporte e centros de coleta final.
Isso a torna uma ferramenta ideal de rastreabilidade, que permite, definitivamente, uma melhor gestão de contingências. Também é possível otimizar as ações corretivas pertinentes, e organizar a agenda de trabalho dos responsáveis do controle de qualidade da melhor maneira possível. Por sua vez, isso faz com que a colaboração entre as equipes e seus líderes flua mais, já que não apenas vão compartilhar o mesmo formulário como também poderão ser notificados, no mesmo instante e simultaneamente, de qualquer falha ou ação de correção que deva ser aplicada, em algum ponto da cadeia produtiva-logística.
Outro campo das inspeções em campo que também pode ser otimizado com os aplicativos móveis é o da segurança. Por exemplo, é possível controlar que as atividades executadas por diferentes participantes de uma cadeia produtiva sejam realizadas de acordo com um padrão previamente definido no checklist correspondente.
Deste modo, também é possível padronizar os critérios de cumprimento ou não cumprimento dos diversos parâmetros estabelecidos, para realizar uma inspeção em campo mais eficiente, segura e produtiva.
Isto impõe não apenas às indústrias ou fábricas, mas também para qualquer empresa ou organização, incluindo desde comércios, até escritórios e entidades públicas, entre outras, já que todas elas são estruturadas sob a base de processos e atividades que devem ser executados de maneira eficiente e em melhores condições, para beneficiar o core do negócio.
Um caso de sucesso recente corresponde a uma empresa que, graças as inspeções de segurança realizadas mediante os aplicativos móveis, reduziu o uso de 48.000 rolos de papel por ano. Isso é traduzido em múltiplos benefícios para a produtividade da administração, e em menor impacto ao meio ambiente. O qual reafirma a utilidade deste avanço tecnológico tanto para o empresário como para toda a sociedade.
Outro caso de sucesso no Chile é o de uma conhecida cadeia de retail, que implementou, no meio de 2019, em sua área de administração e finanças, uma solução de gestão que incluía inspeções de segurança online. Esta implementação ajudou a empresa a reduzir em mais de 30% a emissão de Ordens de Compra e Faturas Nulas, o que não somente melhorou a sua gestão interna, mas também otimizou o uso de recursos como eletricidade e rede de telecomunicações. Consequentemente se reduziu a emissão de carbono e o impacto no meio ambiente.
Claro que, para aproveitar ao máximo todas estas vantagens, é preciso pessoal treinado, e que conte com as competências e conhecimentos necessários para que o processo seja executado de maneira eficiente. Objetivo que, graças a rapidez e ao desenvolvimento de produtos que hoje contam com interfaces muito simples e amigáveis, se torna cada vez mais possível e rápido de se conseguir.
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