A importância destas soluções tecnológicas se resume na sua capacidade para otimizar processos, reduzir a probabilidade de erro e controlar de maneira mais eficiente os estritos protocolos sanitários que hoje são exigidos aos viajantes internacionais.
A otimização e melhora contínua do trabalho, tanto no dia a dia como no planejamento estratégico, é a condição indispensável para o sucesso de toda empresa. E a indústria hoteleira não é exceção, especialmente em um cenário onde cada um dos seus atores deve maximizar esforços para recuperar os índices de atividade prévios à pandemia.
Uma das melhores estratégias para alcançar tal objetivo consiste em utilizar softwares que permitam realizar checklist digitais. Trata-se de programas de uso relativamente simples, mas que permitem traçar uma lista efetiva de ações a serem realizadas, ou de objetivos a atingir, os quais vão sendo marcados na medida que vão sendo alcançados.
Deste modo, proporcionam uma visão geral e concreta do status das tarefas, assim como do seu avanço. Consequentemente, melhoram tanto a produtividade como a eficiência, e são constituídos fundamentalmente para otimizar os numerosos processos de uma empresa hoteleira.
Conceitos gerais
Um checklist digital pode ser definido como uma ferramenta que permite traçar uma lista organizada dos elementos necessários para que as metas de toda atividade ou tarefa sejam concretizadas. Uma vez que vão sendo cumpridas, devem ser marcadas imediatamente na mesma lista. Esta é a única forma de saber, com rapidez e mais certeza, que os objetivos estão sendo cumpridos.
Com isso, não somente tempo e recursos materiais ou humanos são economizados, mas também as tarefas de acompanhamento são otimizadas.
Estas características permitem que o checklist digital se torne uma ferramenta de grande valor para a indústria hoteleira, pois permite fiscalizar e melhorar tanto a qualidade e o conforto dos serviços prestados, como o cumprimento dos protocolos de higiene e saneamento, entre tantas outras variáveis. Este último, em particular, é de vital importância no atual cenário de contingência de saúde devido à pandemia da SARS-COV-2.
Assim, por exemplo, mediante um checklist apropriado, e que cumpra os requisitos de qualidade necessários, o pessoal do hotel pode realizar inspeções diárias e se manter atualizado com a lista de deveres essenciais. Isso ajuda a verificar e a controlar que cada habitação e área do estabelecimento se mantenham de acordo com os padrões de excelência, incluindo espaços comuns, recepção, refeitórios, banheiros públicos, entre outras instalações.
Do mesmo modo, permite revisar e verificar que todos os procedimentos para um adequado controle de gestão sejam implementados corretamente. Isso é traduzido na imediata otimização do serviço, o que se reflete, consequentemente, no incremento de lealdade e preferências dos seus clientes habituais e potenciais. Ao mesmo tempo, aumentam as opiniões positivas e melhoria das qualificações nas diferentes publicações ou sites internacionais especializados.
Benefícios concretos
As vantagens diretas de um checklist digital aplicadas à indústria hoteleira são derivadas das seguintes funções operativas:
Automação
É uma das principais funções de um checklist. Se utilizado regularmente, o processo de comprovação e verificação se torna automático para os responsáveis, ganhando agilidade, rapidez e eficiência. Por exemplo, ajuda a controlar que a manutenção dos elevadores, ou a higienização das áreas de alimentação, sejam efetuadas nos prazos estipulados.
Redução de falhas
Um checklist ajuda a minimizar os erros de uma forma simples. Por exemplo, para garantir com absoluta certeza que os quartos estarão prontos quando o passageiro chegar ao hotel, ou que a limpeza diária será realizada no horário indicado.
Isso se deve ao fato de que, por se tratarem de ferramentas que funcionam em tempo real, o andamento dos objetivos traçados é verificado imediatamente. Isso garante que o pessoal encarregado da supervisão verifique se as ações são realizadas dentro do prazo, se as tarefas não se repetem desnecessariamente e se os prazos determinados para cada uma são distribuídos de forma adequada.
Organização
Um checklist digital adequado permite sistematizar os elementos a serem controlados e especificá-los de acordo com várias variáveis (como quantidade, hora, data, padrão de qualidade, etc.) Além disso, permite saber o andamento do objetivo, o que facilita a organização, bem como a ordem de execução das tarefas.
Desta forma, todas as partes envolvidas nas tarefas, tanto executores quanto supervisores, saberão o que fazer, quando e como. Por exemplo, se chega um passageiro que deve passar por um teste de PCR no hotel, o checklist indicará o horário e local designados para a referida tarefa, bem como o local onde a pessoa deve aguardar os resultados, e os procedimentos subsequentes que devem ser seguidos caso a tal amostra seja negativa ou positiva.
Comunicação de longa distância
Como os checklists são soluções fáceis de usar e entender, eles também podem ser usados como ferramentas de comunicação. Por exemplo, para se conectar online a dois ou mais locais da mesma rede de hotéis localizados na mesma cidade. Assim, será possível padronizar processos e otimizar o trabalho para, por exemplo, transferência emergencial de um passageiro, ou troca de suprimentos e equipamentos.
Exemplos práticos
A utilidade dos checklists digitais na indústria hoteleira pode ser expressada em diversas ações e tarefas específicas, tais como:
Preparação de habitações
Permite que as habitações de hóspedes estejam prontas e certifica que estejam limpas e sem danos. Esta ação verifica se os itens estão em boas condições, podendo ser realizada antes do check-in e após o check-out. Desta forma, o staff garante que estes espaços cumpram os elevados padrões de serviço que todos os hotéis de categoria internacional devem ter.
Controle do pessoal de limpeza
Ajuda a avaliar, por exemplo, se os empregados estão vestindo uniformes adequados e praticam boa higiene pessoal. Também permite revisar as diferentes áreas do hotel (como recepção, área de fumantes ou banheiros públicos, entre outras), e verificar se estão limpas, desinfetadas e apresentáveis.
Limpeza e higiene
Atua como um guia para a correta limpeza do banheiro de cada cômodo, bem como para verificar se a equipe segue os procedimentos padrão de limpeza. Também ajuda a inspecionar os itens dos banheiros públicos e privados ou de cada cômodo que precisam ser removidos, reformados ou reparados.
Inventário
Os checklists podem ser usados para criar uma lista completa de suprimentos, incluindo itens como estoques de alimentos, produtos de higiene pessoal e outros itens complementares para o trabalho da equipe ou cuidados com os hóspedes.
Protocolos Covid-19
Permitem desde a aplicação das diferentes etapas de higienização de quartos e espaços comuns para o pessoal até o controle adequado dos protocolos de entrada e saída de passageiros internacionais que devem cumprir as quarentenas obrigatórias.
Todas estas vantagens, somadas às funcionalidades anexas para a captura de fotografias ou elaboração de relatórios em campo, são vistas nos checklists digitais, posicionando esta ferramenta como uma aliada fundamental para o funcionamento das empresas hoteleiras.
Tais benefícios são fundamentados na sua capacidade para otimizar a organização empresarial, reduzir a possibilidade de cometer erros humanos, e entregar mais segurança aos processos operacionais.
Do mesmo modo, asseguram o cumprimento integral da legislação e portarias de cada país, especialmente as normas sanitárias. Aspecto essencial para controlar, por exemplo, o cumprimento das estritas exigências sanitárias que o viajante proveniente do exterior deve cumprir. Tudo isso, finalmente, é traduzido na maior produtividade, eficácia, segurança, capacidade de gestão e eficiência.
