A assinatura digital otimiza a agilidade e a eficiência de todos os processos relacionados às inspeções de HSE, principalmente a coleta e análise de dados valiosos para prevenir acidentes e episódios de contaminação ambiental.
A transformação digital é uma realidade incontornável para todas as empresas que aspiram ser competitivas. E embora o seu apoio seja essencial para agilizar processos críticos, ou de elevado impacto estratégico, nem sempre há certeza de como concretizá-la de forma eficaz e concreta.
Uma das tarefas vitais para o sucesso empresarial que pode ser otimizada por meio de ferramentas digitais é a Inspeção de HSE (sigla em inglês para Saúde, Segurança e Meio Ambiente). Procedimento destinado a verificar se o trabalho diário é realizado em um ambiente seguro para os trabalhadores e livre de contaminação.
O valor de uma inspeção de HSE consiste em identificar de forma clara e tempestiva todos os riscos à saúde e segurança ocupacional, bem como os perigos ambientais inerentes a qualquer atividade industrial, produtiva e/ou de serviços.
Consequentemente, esta característica permite prevenir acidentes e baixas entre o pessoal, reduzir o risco de contágio de doenças infecciosas, eliminar a contaminação por resíduos ou emissões de gases tóxicos, entre outras múltiplas variáveis pertinentes.
Para atingir esses objetivos, as empresas precisam projetar e implementar inspeções de HSE altamente eficientes e ágeis. Ou seja, capazes de se adaptar às constantes mudanças de um ambiente desafiador, onde a necessidade de ser ultracompetitivo aumenta exponencialmente os riscos à saúde e segurança ocupacional.
Por que as assinaturas eletrônicas são necessárias?
Se uma empresa pretende que as suas inspeções de HSE sejam ágeis e dinâmicas, como exigem os mercados modernos, deve utilizar todas as ferramentas tecnológicas e informáticas que otimizem ao máximo a sua aplicação. Só assim será maximizado o trabalho das equipes responsáveis e, ao mesmo tempo, minimizada a probabilidade de erros.
Uma dessas valiosas ferramentas é a assinatura digital, que oferece amplas vantagens competitivas tanto para otimizar o uso de recursos físicos e humanos, quanto para aumentar a segurança, eficiência e sustentabilidade das empresas.
Esse recurso torna a assinatura digital cada vez mais popular entre as organizações que já optaram pela digitalização. Principalmente entre aqueles que migraram do papel para os diversos formatos de formulários eletrônicos.
O que é uma assinatura digital?
Em termos técnicos simples, a assinatura digital é uma ferramenta que permite que qualquer documento seja autenticado digitalmente, da mesma forma que uma assinatura convencional desenhada à mão em papel físico.
Desta forma, a assinatura digital permite ao destinatário de uma mensagem assinada digitalmente (por exemplo, o supervisor institucional de HSE ou um fiscal do governo), identificar quem a assinou (por exemplo, o chefe de uma equipe de HSE que trabalha no terreno) de maneira simples e ágil.
Essa identificação pode ser feita por meio de softwares ou aplicativos especializados que se conectam a bancos de dados oficiais, seja na própria empresa, na nuvem ou em servidores de instituições de auditoria, entre outras opções.
Dessa forma, tanto a autenticidade do documento digital quanto a efetiva conclusão do processo de vistoria in loco são garantidas.
Embora cada país tenha leis específicas que regulam o uso de assinaturas digitais e os documentos onde elas podem ser utilizadas, há um amplo consenso de que é uma forma prática, rápida e econômica de certificar documentos de todos os tipos.
Isso inclui, entre muitas outras opções, contratos de vendas, planilhas de assistências, inventários de estoque, listas de verificação eletrônicas e, claro, formulários de controle para inspeções de HSE.
Como funcionam as assinaturas digitais em uma inspeção de HSE?
Como qualquer outro processo de controle, uma inspeção de HSE deve ser validada por um fiscal ou profissional responsável.
E a única forma de verificar essa validação é através de uma assinatura autorizada, que até poucos anos atrás era feita apenas manualmente em folhas impressas.
No entanto, a velocidade progressiva dos processos mudou completamente esse panorama. Hoje não dá mais para perder tempo esperando preencher um formulário à mão, muito menos esperando que outra pessoa o assine.
Além disso, as inspeções de HSE geralmente são realizadas no local, de modo que o papel não é mais uma opção válida, eficiente, confortável ou segura para que o processo seja bem-sucedido.
Especialmente se você trabalha em cenários complexos, como minas, indústrias químicas, siderúrgicas, refinarias de combustível, silvicultura ou edifícios em construção, por exemplo.
Tais condições não são um obstáculo para a tecnologia moderna. Em vez disso, os agentes de segurança podem verificar diretamente nas telas de seus dispositivos móveis todos os itens relevantes de uma lista de verificação de inspeção HSE digital.
Ao final desse processo, os profissionais poderão atestar por meio de sua assinatura digital que a inspeção de HSE foi realizada sem problemas e de acordo com os parâmetros previamente estabelecidos pelo regulamento interno da empresa.
Essa agilidade otimiza recursos, reduz horas de trabalho e, ainda, elimina o uso de documentos físicos e impressoras (com a consequente economia de papel e espaço para arquivos físicos). Além disso, não será mais desperdiçado tempo processando manualmente os dados obtidos durante uma inspeção HSE.
Além disso, como você trabalha diretamente em um dispositivo móvel, toda a informação coletada pode ser exportada diretamente, com a assinatura eletrônica incluída, para os servidores da empresa ou para a nuvem. A partir daí, os profissionais responsáveis pela área de HSE podem analisar dados e tirar conclusões valiosas em tempo real.
Consequentemente, melhora-se a capacidade de análise de risco e aumenta-se a rapidez de resposta a incidentes e a eficiência das equipes técnicas na antecipação de cenários de crise e contingência.
Isso se traduz, por sua vez, na melhoria dos índices de saúde e segurança ocupacional, bem como na redução do índice de acidentes e/ou absenteísmo.
Da mesma forma, realizar inspeções de HSE de forma mais ágil reduz o perigo de poluição do meio ambiente, melhora a pegada de carbono da empresa e aumenta sua contribuição para a sustentabilidade. Fatores que melhoram significativamente sua imagem na opinião pública.
Principais vantagens das assinaturas digitais para inspeção de HSE
Todo esse conjunto de características permite concluir que o uso de assinaturas digitais em inspeções de HSE gera vantagens importantes para a competitividade das empresas.
Vantagens notáveis das assinaturas digitais em inspeções de HSE:
- Economiza muito tempo e recursos.
- Aumenta a agilidade e a eficiência de todos os processos relacionados às inspeções de HSE.
- Simplificada a gestão de documentos e os controles internos e externos são aprimorados.
- Reduz os erros humanos usando plataformas de tecnologia comprovadas.
- Reduz o uso de papel, otimizando a pegada de carbono da empresa e sua sustentabilidade.
- Otimiza a segurança, reduzindo o risco de falsificação ou adulteração de assinaturas.
- Melhora a imagem da empresa perante os clientes, mercado-alvo e opinião pública em geral.
Na DataScope, somos especialistas em ferramentas e soluções digitais desenhadas para otimizar a competitividade das empresas. Temos uma plataforma e aplicativo móvel que facilita o uso de assinaturas digitais em diferentes tipos de formulários, valiosos para a realização de qualquer um dos processos críticos para uma organização, como inspeções de HSE.
