A digitalização de formulários físicos nas empresas é uma realidade crescente em todo o mundo. Por exemplo, no Chile, segundo o jornal La Segunda, após a implementação da fatura eletrônica obrigatória em 1º de agosto de 2016, 331.000 empresas que faturavam em papel já utilizavam essa modalidade e 86% do total de faturas emitidas diariamente no país tinha formato digital.
Em uma pesquisa de 2014 da AIIM, uma organização sem fins lucrativos de profissionais da informação, com 444 membros de sua comunidade global, 46% dos entrevistados concordaram que os maiores ganhos de produtividade na maioria de seus processos de negócios vieram simplesmente por remover o papel.
No entanto, ainda há um longo caminho a percorrer para que todos os procedimentos da empresa sejam 100% online. As formas físicas estão entre os muitos problemas de muitas organizações viciadas em papel e que resistem à mudança, seja pela rigidez de sua estrutura, seja pela falta de informação sobre alternativas mais eficientes. Essas formas físicas obsoletas e monótonas são processos que consomem tempo e dinheiro para as empresas e que, muitas vezes, frustram o progresso em direção a outras tarefas produtivas.
Os formulários digitais, que são oferecidos por um aplicativo como DataScope, incluem vantagens muito interessantes para substituir os formulários físicos e superar os formulários eletrônicos tradicionais.
10 razões pelas quais você deve abandonar os formulários físicos
Para empresas que desejam otimizar, aqui estão 10 razões pelas quais você deve abandonar os formulários físicos e considerar os formulários digitais como uma melhor alternativa:
1. A informação sobre formas físicas pode ser mal interpretada
Má caligrafia, não seguir a formatação adequada ou até mesmo manchas no papel são desastrosas para uma organização. A DataScope resolve este problema, enviando relatórios padronizados e 100% legais para o escritório central.
2. As formas físicas podem estar perdidas, incompletas ou com informações erradas, gerando perdas
Os formulários móveis, por outro lado, garantem que as empresas capturem todos os seus lucros, já que os dados não são perdidos.
3. A informação é revisada tardiamente
Transformar o formulário em papel em informação digital permite a revisão de dados em tempo real, e plataformas móveis como DataScope ainda têm a opção de conversar por chat para corrigir erros imediatamente.
4. Dificultam o trabalho em casa ou fora do escritório
O DataScope no seu celular resolve tudo, pois não é necessário retornar ao escritório para entregar o relatório: ele é enviado online e offline diretamente.
5. Ocupam muito espaço no arquivo.
Os formulários físicos exigem um espaço de arquivo significativo e o acesso imediato às informações é difícil se o arquivo estiver em um edifício diferente.
6. Possibilidade de ser danificado
Os documentos em papel são danificados ao longo do tempo e expostos a incêndios, inundações ou outras catástrofes.
7. Exigem custos associados
Os formulários físicos não só exigem mais papel, mas também mais impressoras, pastas, clipes, etc., representando custos adicionais que os formulários móveis não exigem.
8. Limitam a colaboração
Trabalhar colaborativamente em um documento é extremamente difícil com uma forma física. Várias cópias devem ser impressas, comentários sobre o documento devem ser feitos separadamente e, em seguida, reformulados para, depois, propor outras alterações. Por meio de uma plataforma digital como DataScope, compartilhar indicadores de gestão, receber feedback da central e corrigir erros é possível em questão de segundos.
9. Custos ambientais
O uso de mais papel é prejudicial ao meio ambiente, o que resulta no agravamento da pegada de carbono das empresas.
10. Inseguros
Diante de um formulário físico, como garantir que informações sigilosas para os interesses da empresa não foram copiadas ou manipuladas para outros fins? Com formulários digitais como o DataScope, o risco de as informações caírem em mãos erradas é eliminado.
